Qui a dit qu’il faut gérer différemment les documents technologiques (fichiers informatiques, courriels et pages Web) des documents traditionnels en format papier? Le concept de la GÉD contribue fortement à alimenter cette vision de la gestion documentaire « à deux vitesses » par la sempiternelle gestion parallèle des documents informatiques dans des structures de répertoires de fichiers.
Depuis toujours, la gouvernance des organisations tant publiques que du secteur privé repose sur la notion de dossier : « ensemble de documents en lien avec une activité, une affaire, un projet, un service, une personne, une autre organisation… ». Trois mots clés dans cette définition « en lien avec ». Un lien commun physique ou logique entre tous les documents (« information portée par un support ») qui documentent le dossier : des papiers rangés dans une chemise de classement ou tout autre contenant, des courriels envoyés et reçus avec ou sans pièces attachées, des fichiers informatiques de toute origine locale ou sectorielle sur des serveurs de fichiers ou sur des supports externes, des informations sur des sites Web, sur l’intranet ou sur l’extranet.
Pour une prise de décision rapide reposant sur l’ensemble de l’information disponible, tous ces documents finaux, terminés et officiels tant en format papier que technologiques doivent être repérables et accessibles à partir d’un seul et même système : le système de GID (gestion intégrée de documents).
Dans un tel système, une démarche unique et un seul outil qui permet d’enregistrer, de repérer et d’afficher les métadonnées descriptives du dossier recherché. La fiche d’enregistrement permet alors de localiser la partie physique (papier ou microfilmée) du dossier et fournit la liste des tous les hyperliens pour la consultation de la portion technologique : courriels, fichiers bureautiques, pages web… Elle permet de référer tout autre dossier ou toute documentation complémentaire ayant un certain lien avec le dossier consulté, voire fournir des références vers d’autres systèmes d’information (systèmes informatiques ou bases de données) de l’organisation.
En plus de répondre à des besoins premiers d’accès à l’information, la gestion du cycle de vie de l’ensemble des composantes en format papier et technologiques des dossiers peut évidemment être désormais entièrement réalisable : la destruction ou l’archivage des dossiers physiques incluant l’ensemble de toutes leurs composantes technologiques. L’efficacité dans l’action et l’efficience organisationnelle peuvent définitivement assurées.
Michel Roberge
Depuis toujours, la gouvernance des organisations tant publiques que du secteur privé repose sur la notion de dossier : « ensemble de documents en lien avec une activité, une affaire, un projet, un service, une personne, une autre organisation… ». Trois mots clés dans cette définition « en lien avec ». Un lien commun physique ou logique entre tous les documents (« information portée par un support ») qui documentent le dossier : des papiers rangés dans une chemise de classement ou tout autre contenant, des courriels envoyés et reçus avec ou sans pièces attachées, des fichiers informatiques de toute origine locale ou sectorielle sur des serveurs de fichiers ou sur des supports externes, des informations sur des sites Web, sur l’intranet ou sur l’extranet.
Pour une prise de décision rapide reposant sur l’ensemble de l’information disponible, tous ces documents finaux, terminés et officiels tant en format papier que technologiques doivent être repérables et accessibles à partir d’un seul et même système : le système de GID (gestion intégrée de documents).
Dans un tel système, une démarche unique et un seul outil qui permet d’enregistrer, de repérer et d’afficher les métadonnées descriptives du dossier recherché. La fiche d’enregistrement permet alors de localiser la partie physique (papier ou microfilmée) du dossier et fournit la liste des tous les hyperliens pour la consultation de la portion technologique : courriels, fichiers bureautiques, pages web… Elle permet de référer tout autre dossier ou toute documentation complémentaire ayant un certain lien avec le dossier consulté, voire fournir des références vers d’autres systèmes d’information (systèmes informatiques ou bases de données) de l’organisation.
En plus de répondre à des besoins premiers d’accès à l’information, la gestion du cycle de vie de l’ensemble des composantes en format papier et technologiques des dossiers peut évidemment être désormais entièrement réalisable : la destruction ou l’archivage des dossiers physiques incluant l’ensemble de toutes leurs composantes technologiques. L’efficacité dans l’action et l’efficience organisationnelle peuvent définitivement assurées.
Michel Roberge
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