1151 – Cosmographie des dossiers d’activité dans une organisation 1. Introduction

Les dossiers d’activités, dans une organisation, regroupent l’ensemble des documents technologiques ou en format papier, créés, reçus ou expédiés dans le cadre de la réalisation des activités de mission et de gestion administrative. Certains sont plus importants que d’autres parce qu’ils engagent la responsabilité de l’organisation et assurent la traçabilité des actions. Plusieurs contiennent des informations sensibles (renseignements personnels, données confidentielles…) alors qu’un certain nombre sont jugés essentiels à la reprise des activités à la suite d’un sinistre. Une portion des dossiers d’activité a une valeur patrimoniale (historique) ultime et un grand nombre ne sont utiles que pour documenter les échanges internes et externes.

Pour exploiter les dossiers d’activité et assurer la pérennité, l’authenticité, la fiabilité, l’intégrité des documents importants d’une organisation, il est essentiel de les catégoriser et structurer les ensembles documentaires existants et futurs. D’où la nécessité d’établir et de tenir à jour un schéma de classification. Cet outil de GID incontournable vise à dresser la liste exhaustive et hiérarchique de toutes les séries documentaires en lien avec les processus et les activités qui en découlent. Le fait de procéder selon un modèle hiérarchique permet d’assurer l’exhaustivité des activités de mission et de gestion administrative en prévoyant la place de chaque dossier ou de chaque série de dossiers dans la logique des activités de l’organisation. À partir de cette structure classificatoire applicable dans aux dossiers physiques que technologiques, les règles de gestion du cycle de vie de chacune des rubriques rend possible leur automatisation à l’aide d’une solution informatique de GID.

On est alors en présence d’un véritable système de gestion intégrée des documents (GID), quel que soit le support sur lequel est consignée l’information, constitués en dossiers à partir du schéma organisationnel de classification des documents, avec une durée de vie utile et un sort final planifié dans des règles intégrées de conservation et enregistrés dans une véritable solution logicielle de GID.

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