Les fichiers bureautiques sont omniprésents dans les
organisations. Ils sont produits à l’aide de logiciels de traitement de texte,
des tableurs, des logiciels de présentation, de gestion de projets, d’édition,
de dessin…
Enregistrement et
classement : Parce qu’ils documentent une activité, les fichiers
bureautiques devraient être enregistrés et classés dans la solution logicielle
de GID au moment de leur création (pour un suivi de leur évolution en mode
collaboratif), de leur réception (par courriel) ou en version terminée ou
finale seulement.
Repérage : Les
fichiers bureautiques sont repérables à partir du nom qui leur a été attribué,
des métadonnées internes qui leur sont rattachées ou du contenu du texte à
l’aide d’un moteur de recherche intégré ou non dans la solution logicielle de
GID.
Consultation :
Les fichiers bureautiques peuvent être consultés à l’aide du logiciel à partir
duquel ils ont été créés ou d’une visionneuse intégrée dans la solution
logicielle de GID.
Partage : Les
fichiers bureautiques peuvent être partagés à l’aide de la solution logicielle
de GID, par l’envoi dans un courriel de liens vers l’espace de classement dans
la solution logicielle de GID ou en fichier joint.
Gestion du cycle de
vie : La gestion de la durée de vie utile des fichiers bureautiques et
leur sort final (à détruire ou à verser aux archives pour une conservation
patrimoniale permanente) sont hérités de la gestion du cycle de vie du dossier
auquel ils appartiennent.
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