Avec les fichiers bureautiques, les courriels de toute
nature pullulent dans les organisations : courriels importants,
décisionnels ou informatifs, personnels, pourriels… Ils sont produits, expédiés
et reçus à l’aide de logiciels spécifiques, accompagnés ou non de fichiers qui
leur sont joints. Ils se présentent parfois avec un contenu unique ou sont le
résultat d’une chaîne de réponses.
Enregistrement et
classement : Les courriels sont automatiquement enregistrés dans les
boîtes de messageries personnelles, sectorielles ou organisationnelles. Les courriels
importants reçus ou expédiés devraient être enregistrés et classés dans la
solution logicielle de GID, dans le dossier qu’ils concernent.
Repérage : Les
courriels importants sont repérables à partir des métadonnées internes qui leur
sont rattachées ou du contenu du texte qu’ils renferment à l’aide d’un moteur
de recherche intégré ou non dans la solution logicielle de GID.
Consultation :
Les courriels importants peuvent être consultés à l’aide du logiciel de
courriel ou d’une visionneuse intégrée dans la solution logicielle de GID.
Partage : Les
courriels importants devraient être partagés à l’aide de la solution logicielle
de GID.
Gestion du cycle de
vie : La gestion de la durée de vie utile des courriels et leur sort
final (à détruire ou à verser aux archives pour une conservation patrimoniale
permanente) sont hérités de la gestion du cycle de vie du dossier auquel ils
appartiennent.
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