Les images numériques statiques ou dynamiques (avec reconnaissance
optique des caractères) sont issues du transfert de support des documents papier
en fichier bureautique de type PDF, par exemple. Elles sont produites à l’aide de
logiciels de numérisation (capture d’image) et, dans le cas de documents qui
contiennent du texte, de reconnaissance des caractères de texte.
Enregistrement et
classement : Parce qu’ils documentent une activité, les documents
numérisés devraient être enregistrés et classés dans la solution logicielle de
GID au moment de leur création.
Repérage :
Les documents numérisés sont repérables à partir du nom qui leur a été
attribué, des métadonnées internes qui leurs sont rattachées ou du contenu du
texte à l’aide d’un moteur de recherche intégré ou non dans la solution
logicielle de GID si on y a appliqué la reconnaissance optique des caractères.
Consultation :
Les documents numérisés peuvent être consultés à l’aide d’un logiciel de
visualisation correspondant au format de fichier (Acrobat Reader, par exemple
pour les fichiers PDF) ou à l’aide d’une visionneuse intégrée dans la solution
logicielle de GID.
Partage :
Les documents numérisés peuvent être partagés à l’aide de la solution
logicielle de GID, par l’envoi dans un courriel de liens vers l’espace de
classement dans la solution logicielle de GID ou en fichier joint.
Gestion du cycle de
vie : La gestion de la durée de vie utile des documents numérisés et
leur sort final (à détruire ou à verser aux archives pour une conservation
patrimoniale permanente) sont hérités de la gestion du cycle de vie du dossier
auquel ils appartiennent.
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