16 févr. 2016

1159 - Cosmographie de la GID – Les documents technologiques – Les documents numérisés


Les images numériques statiques ou dynamiques (avec reconnaissance optique des caractères) sont issues du transfert de support des documents papier en fichier bureautique de type PDF, par exemple. Elles sont produites à l’aide de logiciels de numérisation (capture d’image) et, dans le cas de documents qui contiennent du texte, de reconnaissance des caractères de texte.

Enregistrement et classement : Parce qu’ils documentent une activité, les documents numérisés devraient être enregistrés et classés dans la solution logicielle de GID au moment de leur création.

Repérage : Les documents numérisés sont repérables à partir du nom qui leur a été attribué, des métadonnées internes qui leurs sont rattachées ou du contenu du texte à l’aide d’un moteur de recherche intégré ou non dans la solution logicielle de GID si on y a appliqué la reconnaissance optique des caractères.

Consultation : Les documents numérisés peuvent être consultés à l’aide d’un logiciel de visualisation correspondant au format de fichier (Acrobat Reader, par exemple pour les fichiers PDF) ou à l’aide d’une visionneuse intégrée dans la solution logicielle de GID.

Partage : Les documents numérisés peuvent être partagés à l’aide de la solution logicielle de GID, par l’envoi dans un courriel de liens vers l’espace de classement dans la solution logicielle de GID ou en fichier joint.

Gestion du cycle de vie : La gestion de la durée de vie utile des documents numérisés et leur sort final (à détruire ou à verser aux archives pour une conservation patrimoniale permanente) sont hérités de la gestion du cycle de vie du dossier auquel ils appartiennent.

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