Les documents physiques sont encore très présents dans les organisations. Ils sont reçus par le courrier traditionnel ou sont imprimés à partir de versions technologiques (fichiers bureautiques ou courriels). Certains sont aussi créés sous cette forme (formulaires, dessins, plans…).
Enregistrement et
classement : Même s’ils documentent une activité, les documents papier
sont rarement enregistrés à l’unité dans la solution logicielle de GID, sauf
dans le cas de documents très importants, à forte valeur, que l’on souhaite
identifier plus spécifiquement. Ils sont généralement classés dans les
contenants appropriés (chemises de classement, boîtiers, reliures…).
Repérage :
Les documents papier sont généralement repérables à partir du titre du dossier
physique dans lequel ils sont classés, des métadonnées descriptives externes
qui sont saisies dans la solution logicielle de GID.
Consultation :
Les documents papier peuvent être consultés à partir du meuble de classement ou
du contenant dans lequel ils sont rangés.
Partage : Les
documents papier peuvent être empruntés. Leur circulation dans l’organisation
devrait être contrôlée par la solution logicielle de GID.
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