63 – Corps de métier en Gestion intégrée des documents (GID)

Dans un billet antérieur (numéro 39 publié en novembre 2008 et intitulé Archiviste, Gestionnaire de documents ou... Documestre™, j’avais amorcé une réflexion sur la dénomination des professionnels de la Gestion intégrée des documents (GID). Mon expérience sur le terrain depuis 1973 m’amène à identifier, aujourd’hui, les différents corps de métiers impliqués dans chacune des phases de conception, de développement, de déploiement, d’évaluation et de maintenance d’un système de GID.

>>> CONCEPTION DE SYSTÈMES DE GID

Analyste en processus administratifs et de GID – Fonction dans l’organisation ou ressource en impartition pour la réalisation d’états de situation et de plans d’action, d’études de faisabilité de projets de transfert de support d’information (numérisation), pour la sensibilisation du personnel, pour l’analyse des processus et des systèmes existants…

>>> DÉVELOPPEMENT DES COMPOSANTES DE SYSTÈMES DE GID

Architecte documentaire – Fonction dans l’organisation ou ressource en impartition pour la rédaction de politiques, de normes et de procédures, pour l’établissement de schémas de classification et de calendriers de conservation,… (j’aime bien le terme « architecte » que propose Karine Michel dans son blogue Le fil d’Ariane : Avis aux responsables des ressources humaines des entreprises et autres institutions. Il correspond tout à fait aux tâches qui incombent au titulaire).

>>> DÉPLOIEMENT DES COMPOSANTES DE SYSTÈMES DE GID

Documestre™ organisationnel et Documestres™ sectoriels – (consulter le billet 39 pour une explication du terme « documestre »). Fonction dans l’organisation afin d’assurer la coordination du déploiement et la tenue à jour régulière du système dans l’organisation en général et dans chacune des unités administratives, pour vérifier l’adéquation dans l’application du schéma de classification, des règles de conservation et du sort final des documents et des dossiers, pour coordonner le transfert des documents et des dossiers semi-actifs, l’élimination des documents et des dossiers inactifs (inutiles) et le versement ou l’organisation des documents d’archives de conservation permanente, pour assurer la protection des documents et des dossiers essentiels…

Intégrateur/Intégratrice de solutions logicielles – Plus souvent ressource en impartition pour installer et assurer la mise à jour régulière de la solution logicielle de GID.

Accompagnateur/Accompagnatrice (coach) - Plus souvent ressource en impartition, dans le cas où l’organisation de possède pas de ressources qualifiées, pour coordonner le déploiement du système dans l’ensemble de l’organisation et pour assister sur une base régulière ou temporaire l’ensemble du personnel dans l’application du schéma de classification, des règles de conservation et du sort final des documents et des dossiers.

Formateur/Formatrice – Fonction dans l’organisation ou ressource en impartition pour former le personnel sur l’application de la politique, l’apprentissage des normes et des procédures et sur l’utilisation des outils de GID (schéma de classification et calendrier de conservation) et sur l’utilisation de l’application logicielle de GID.

Technicien/Technicienne – Fonction dans l’organisation ou ressource en impartition pour prendre en charge le traitement initial, régulier ou ponctuel des documents et des dossiers et pour appliquer le calendrier de conservation.

Archiviste – Fonction dans l’organisation responsable de la garde, de la protection et de la diffusion des documents d’archives de conservation permanente identifié dans le calendrier de conservation. Dans certains cas, cette fonction peut être inexistante dans un organisme qui doit verser ces documents auprès d’une autorité archivistique externe ou qui décide de les verser dans centre privé d’archives.

>>> ÉVALUATION ETMAINTENANCE DE SYSTÈMES DE GID

Analyste auditeur/auditrice – Plus souvent ressource en impartition pour procéder à une évaluation post déploiement et, par la suite, sur une base périodique de la conformité et, au besoin, de la mise à niveau des outils de GID, de la solution logicielle et de leur application dans l’organisation. Ressource professionnelle pouvant être appelée à produire une certification ISO 15489.

Si on reconnaît la pertinence de cette liste de métiers liés à la Gestion intégrée des documents, il me semble que les programmes de formation technique et de formation universitaire devraient s’assurer de apprentissages, connaissances et savoir faire et être afin de répondre adéquatement aux besoins des organisations et des prestataires de services externes au cours des prochaines années.

Michel Roberge