393 - Former des champions de la GID (5)

La formation de champions de la gestion intégrée des documents s’inscrit dans une démarche plus globale adéquation identitaire du métier avec la réceptivité des organisations, plus particulièrement celle des dirigeants et des gestionnaires. Ceux pour qui la préoccupation constante est la gouvernance efficace et efficiente au quotidien de l’organisme qu’ils dirigent dans un contexte d’offre de services ou de produits à leur clientèle. Réalité incontournable tant dans les services publics que dans les entreprises publiques et privées. Aussi, dans le marketing du métier, faut-il ajuster le corpus terminologique pour le propulser parmi les fonctions incontournables de toute organisation soucieuse de l’exploitabilité maximale des ressources nécessaires à l’accomplissement de sa mission et de sa gestion interne.

Ce métier en est un d’Intelligence documentaire, de cette aptitude à maîtriser la nature, le rôle, l’utilisation et l’importance des documents et des dossiers dans les décisions et les actions d’une entité juridique. On doit y faire la promotion du recours à des Analystes en processus documentaires pour réaliser des états de situation, des études de faisabilité et plans d’action. Aussi de la nécessité de compter sur des Architectes documentaires pour concevoir et développer des schémas de classification de qualité supérieure et sur des Analystes en gestion du cycle de vie des documents et des dossiers. Un groupe professionnel de haut niveau aussi composé de Gestionnaires de projets de GID pour les phases de conception, de développement et de déploiement des nouveaux outils de gestion des documents appuyés par des Intégrateurs-conseils en systèmes de GID (outils de gestion documentaire et solutions logicielles) et des Agents de changements en processus documentaires disponibles tout au long de la mise en application des nouvelles pratiques. Et pourquoi ne pas créer une nouvelle spécialité, celle de Documestres organisationnel et sectoriels à titre de ressources professionnelles en appui au personnel de l’organisation en cours de déploiement et d’utilisation des différentes composantes du système de GID et responsables de sa maintenance et de sa pérennité.

Il faut créer autour de notre métier une aura en contrepoids à celle des technologues, spécialistes reconnus, omniprésents et influents en matière de TI. Il faut mettre toutes les chances de notre côté en utilisant les expressions adéquates pour affirmer que les champions de la GID sont des intervenants professionnels en management dont un dirigeant et ses gestionnaires ne peuvent se passer pour la gouvernance efficace et efficiente de leur organisation. Dans ce contexte, les appellations Archives, Archivistes et Archivistique n’ont définitivement pas la cote.

Michel Roberge

392 - La loi Sarbanes-Oxley (SOX) et la Gestion intégrée des documents (GID)

Lu sur le blogue (traduction libre) de Fireproof Records Center à propos de la loi Sarbanes-Oxley :

La loi Sarbanes-Oxley de 2002 (SOX) encadre non seulement le processus de conservation des dossiers au sein des entreprises publiques cotées à la bourse, mais aussi celui des tiers hébergeurs qui offrent des services d’entreposage des documents en format papier et technologiques. Comme on le sait, cette loi fut adoptée à la suite des scandales financiers chez Enron et WorldComm afin de protéger des actionnaires et le grand public contre des erreurs de comptabilité et des pratiques frauduleuses au sein d'une entreprise. Administrée par la Securities and Exchange Commission (SEC), elle vise à déterminer quels dossiers et quels documents doivent être conservés et pendant combien de temps.

Ainsi, le secteur de TI des entreprises doit s’assurer de la conservation et de la préservation des documents technologiques dans un contexte où la loi statue que tous les dossiers d’affaires, y compris les fichiers informatiques et les courriels, doivent être conservés sur une période minimale de cinq ans avec les coûts qui en découlent. Toutes les actions relatives à la destruction, à l’altération ou à la falsification des documents, leur durée de conservation et leur sort final ainsi que l’identification des types de dossiers et de documents (incluant les courriels) à conserver doivent faire l’objet d’une systématisation organisationnelle.

La conception, le développement, le déploiement et la maintenance d’un système de Gestion intégrée des documents (GID) en format papier et technologiques répondent aux exigences de cette loi dans les grandes entreprises privées qu’elle vise. En structurant l’information portée par tout type de support, en y associant des règles de gestion de son cycle de vie et en enregistrant son existence dans une véritable solution logiciel de gestion des documents, une organisation est en mesure d’assurer le plein contrôle sur ses documents et ses dossiers importants, préserver ses droits et ses obligations envers ses actionnaires, ses clients et ses fournisseurs.

Michel Roberge

391 - Projet de loi sur la gestion des ressources informationnelles

Dans les derniers mois de 2010, le gouvernement du Québec déposait, par la voix de sa Ministre responsable de l’Administration gouvernementale et présidente du Conseil du trésor le projet de loi 133 : Loi sur la gouvernance et la gestion des ressources informationnelles des organismes publics et des entreprises du gouvernement. À aucun endroit, dans ce document composé d’à peine 46 articles, n’est défini le concept de « ressources informationnelles ». Inclut-il les documents administratifs et les documents d’archives des organismes publics? Ou se limite-t-il aux technologies de l’information?

Michel Roberge

390 - Former des champions de la GID (4)

Au cours du dernier week-end, en bouquinant dans une librairie de Québec, j’ai mis la main sur un ouvrage intitulé Carrières formation universitaire 2011, une « source d’information complète concernant la formation universitaire de premier cycle et les professions qui y sont liées » selon une note de l’éditeur sur la couverture. Confortablement assis dans un des fauteuils mis à la disposition de la clientèle, je me suis mis à la recherche d’information sur la profession que j’exerce en me mettant à la place de « jeunes en processus de choix de carrière » consultant cet « outil indispensable pour amorcer une réflexion, faire des comparaisons et passer à l’action ».

Dans l’index, aucune mention du métier d’archiviste et rien à propos de la gestion des documents administratifs, de la gestion documentaire, du records management et encore moins de la gestion intégrée des documents. Conclusion, profession inexistante! Comme je suis généralement tenace, j’ai entrepris de fouiller davantage. Aucune mention évidemment dans les Sciences de la gestion ou administratives où il est plutôt question de carrières en Systèmes d’information. À la page 372, dans la section Sciences humaines, une mention discrète : Archivistique, programme offert au Québec, semble-t-il, uniquement à l’Université de Montréal!!! Et absolument rien à propos des défis et perspectives du métier. J'ai même cherché dans la description des programmes en histoire : niet.

Publié par Jobboom, important site d’emploi canadien, ce guide met en valeur les professions susceptibles d’intéresser ceux et celles qui souhaitent entreprendre des études dans un programme qui leur convient. Admettez avec moi qu’on part de loin et qu’il n’y a pas grand risques que les universités doivent refuser des candidatures.

Michel Roberge

Hors série : Après les rats, voici le chat de bibliothèque

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Michel Roberge

389 - De l’écrit audio ou audiovisuel

Cette réflexion m’est inspirée de la lecture de l’excellent ouvrage de Mark Phillips, La preuve électronique au Québec (LexisNexis, 2010).

Dans la Loi concernant le cadre juridique des technologies de l’information, on y lit, à l’article 2, que « l’exigence d’un écrit n’emporte pas l’obligation d’utiliser un support ou une technologie spécifique. »

À première vue, un écrit laisse est un document contenant du texte composé de lettres d’un alphabet quelconque. Or dans cette loi, le législateur québécois a fait une distinction entre l’écrit et le document, celui-ci pouvant contenir des informations non seulement sous forme de textes mais aussi d’images et de sons. « L’écrit, c’est la représentation graphique de la parole » nous dit Mark Phillips. « L’écrit est un document, plus particulièrement un document où les informations consignées prennent la forme de mots ». Et il ajoute : « Si l’écrit consiste en la représentation graphique de la parole, c'est-à-dire par l’écriture, le document, notion plus large, peut aussi représenter des mots de manière sonore. »

Ce qui lui permet de conclure que dans le contexte juridique du Québec, « un enregistrement audio ou audiovisuel où on entendrait les deux parties contractantes exprimer oralement leur accord, serait suffisant pour respecter l’exigence d’une preuve écrite d’un contrat ».

Michel Roberge

388 - Former des champions de la GID (3)

La professionnalisation, la valorisation et le leadership du métier de spécialiste de la gestion intégrée des documents (GID) en format papier et technologique reposent, entre autres, sur des programmes ambitieux de formation universitaire de haut calibre. La dynamique du métier et son apport bénéfique dans la gouvernance des organisations tant publiques que privées doivent transcender dans l’énoncé et la structure du curriculum des apprentissages offerts. Bien plus, des critères et des examens de sélection à l’entrée devraient être instaurés afin d’accueillir les futurs intervenants qui possèdent les aptitudes, les capacités, les habilités, les qualités personnelles et le savoir être essentiels à la pratique du métier.

Offrir des programmes de formation qui répondent adéquatement aux besoins du marché du travail et y enseigner confère responsabilité sociétale. Les diplômés étant appelés à optimiser les processus et à influer sur les pratiques de gestion d’une des ressources organisationnelles la plus complexe à gérer, ceux-ci doivent être à la fois très bien outillés et apte à jouer leur rôle d’intégrateurs-conseils, de gestionnaires de projets, d’agents de changement, d’auditeurs, voire de gestionnaires des documents d’archives de conservation permanente selon leurs choix de spécialisation.

Aussi les futurs champions de la GID doivent bien maîtriser l’environnement organisationnel, normatif et juridique de leurs futures interventions. Il en est ainsi pour l’ensemble des bonnes pratiques du métier. Ils doivent développer leurs talents de communicateurs et de formateurs et être férus des propriétés des technologies de l’information et de leur intégration dans les processus d’affaires. Ils doivent développer leur esprit d’analyse et leur pensée structurée. En cours de formation, ils devraient être accueillis dans un programme d’internat ou de mentorat afin de s’assurer de l’adéquation des apprentissages avec la réalité du marché du travail toujours en évolution.

Quand on analyse le contenu des programmes universitaires québécois actuels, il y a loin de la coupe aux lèvres… (à suivre)

Michel Roberge

387 - Gants blancs, enluminures et... exacto

Merci à François Giustiniani, directeur des Archives départementales des Hautes-Pyrénées (Tarbes) et à Marielle Mouranche, conservatrice (Service du livre ancien) du Service interétablissements de coopération documentaire (SICD) de Toulouse pour avoir attiré mon attention sur cette saynète de « Mr Bean à la bibliothèque ». On pourrait même dire « aux archives », compte tenu du document que cet illustre clown britannique charcute allègrement. Archivistes au cœur sensible, vous abstenir.



Michel Roberge

386 – Former des champions de la GID (2)

Comme je l’énonçais dans un billet précédent, les organisations d’aujourd’hui ont besoin d’avoir accès aux connaissances, à l’expertise et au savoir-faire de professionnels champions de la Gestion intégrée des documents (GID) en format papier et technologiques. Des acteurs avant tout préoccupés par le management de la ressource documentaire plutôt que par la ressource elle-même (documents administratifs et archives), des experts aptes à prendre en charge la gestion et la réalisation de projets complexes. Considérant cette réalité, un virage hors du commun s’impose dans la définition et le contenu des programmes universitaires (tous cycles confondus) qui devraient viser à arrimer les futures cohortes de spécialistes de la gestion de l’information consignée sur tout type de supports visent aux besoins actuels et futurs du marché du travail du Québec et, pourquoi pas, d’ailleurs sur la planète.

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Quand on examine les programmes actuels, force est de constater qu’en 2011, la formation des futurs intervenants du métier s’incruste dans des ornières du siècle passé et que les diplômés sont peu ou mal préparés pour affronter la réalité sur le terrain. Nous amorçons la deuxième décennie du XXIe siècle et il est temps d’oser et d’innover :

1. migrer la gestion des programmes universitaires depuis les départements d’histoire (au Québec, en tout cas) où ils n’ont définitivement plus leur place vers les facultés ou les départements des sciences de la gestion pour rapprocher le métier des préoccupations de gouvernance des gestionnaires et des décideurs tant dans les services publics que dans les entreprises privées;

2. abolir les certificats de premier cycle de 30 crédits (programmes trop courts au contenu limité et mal intégrés avec la combinaison d’autres certificats dits complémentaires) et les remplacer par les études de premier cycle complètes de 90 crédits;

3. dépoussiérer, repenser, enrichir et mieux intégrer les contenus en établissant une structure de programme qui vise l’acquisition à la fois de connaissances de l’environnement et de la ressource à gérer et ainsi que du savoir-faire et du savoir être;

4. transformer les études de deuxième cycle en y ajoutant l’équivalent de ce qui pourrait être une sorte de « MBA » spécialisé en intégration de systèmes de GID accessible à des clientèles possédant un minimum de 5 années d’expérience de travail concret sur le terrain dans au moins trois organisations.

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L’enjeu de cette révolution (je suis bien conscient qu’il en est une) : le rehaussement de l’image de marque du métier et l’adéquation des acquis avec les besoins de plus en plus pointus et complexes des organisations différentes.

Dans un prochain billet, je présenterai ma vision de la structure interne et des contenus enrichis qui pourraient composer des programmes universitaires de formation de champions de la GID. Vos suggestions sont aussi les bienvenues.

Michel Roberge

Hors série - 40 photos inoubliables dans l'histoire de l'Égypte - 11022011

Ces photos parlent par elles-mêmes.

Michel Roberge

385 - Des photos d’archives célèbres reproduites en blocs LEGO

Voici une utilisation assez originale des documents d’archives : la reproduction de photographies à l’aide de blocs LEGO qui ont fait le tour du monde dont certaines ont marqué l’histoire ou l’imaginaire collectif. Avec un résultat plutôt intéressant. Comme une image vaut mille mots, je les laisse parler par elles-mêmes.

Michel Roberge

384 - De l’usage de l’expression « dématérialisation »

À toutes celles et tous ceux qui utilisent encore les expressions « dématérialisation », « virtualisation » et « dématérialiser » les documents par leur numérisation, voici un argumentaire intéressant à considérer. Il n’y a pas plus matériel qu’un document électronique. Celui-ci n’existe et a une certaine pérennité que grâce à la combinaison obligatoire des trois éléments suivants : des données binaires, un logiciel pour interpréter les données et agir sur un support qui ne peut être que matériel.

Lorsqu’on numérise des documents, on transfert l’information consignée sur papier sur un support technologique en la transformant en données binaires avec comme résultat la création au moment de sa sauvegarde d’une copie sous forme de document électronique. En cours de processus, l’information virtuelle et dématérialisée flotte dans la mémoire vive de l’ordinateur avant son enregistrement sur le disque dur. C’est seulement dans le court laps de temps que la dématérialisation et la virtualisation constituent une réalité virtuelle qui se volatilise dès qu’on éteint la machine.

En tant que spécialistes, nous apportons donc notre soutien aux organisations dans la gestion d’unités documentaires 100% matérielles. À défaut de quoi on risquerait peut-être d’être qualifiés de « pelleteur de nuages »… numériques.

Cette réflexion m’a été inspirée à partir de la lecture de l’ouvrage de Mark Phillips, La preuve électronique au Québec, partie I : Les technologies de l’information, dont j’ai déjà parlé dans un billet précédent.

Michel Roberge

383 - QuébecLeaks et protection des documents et des renseignements personnels des organisations québécoises

Le 16 février 2011, un WikiLeaks à la québécoise sera une réalité incontournable qui risque d’avoir des conséquences sur la protection des documents produits, reçus et expédiés dans les organisations publiques et privées du Québec. C’est ce que nous apprend aujourd’hui le journal Le Soleil de Québec.

On peut déjà anticiper un certain nombre de problèmes dans le contexte d’application de la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels et de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé.

Quel sera l’impact de la mise en ligne de ce nouveau site sur les pratiques de gestion documentaire, y compris sur les processus de création ou non de certains documents ou de consignation ou non de certaines informations sur papier ou sous quelque forme technologique? Il est évident que les systèmes en place seront mis à dure épreuve. D’un point de vue du métier, un beau défi à relever.

Michel Roberge

382 – Dans une situation dramatique, que devrait-on protéger?

Lu dans N’espérez pas vous débarrasser des livres. - Paris : Grasset, 2009. - pp. 43-44 :

« Peut-être serait-il intéressant [...] de nous placer dans une situation dramatique classique : le monde est menacé et nous devons sauver certains objets de culture pour les placer en un lieu sûr. La civilisation est menacée, par exemple, par une gigantesque catastrophe climatique. Il faut faire vite. Nous ne pouvons pas tout protéger, tout emporter. Que choisirions-nous? Quel support? » Jean-Claude Carrière.

« Nous avons vu que les supports modernes deviennent rapidement obsolètes. Pourquoi courir le risque de nous encombrer d’objets qui risqueraient de demeurer muets, illisibles. Donc, si je dois sauver quelque chose de facilement transportable et qui a fait la preuve de sa capacité à résister aux outrages du temps, je choisis un livre. » Umberto Eco

Et vous, que choisiriez vous ?

Michel Roberge

381 – Former des champions de la GID (1)

Depuis quelques années, les organismes publics et les organisations du secteur privé de toutes tailles ont besoin de recourir à des ressources professionnelles qu’on pourrait qualifier de spécialistes en « génie documentaire » pour assurer la bonne gouvernance de leurs dossiers et de leurs documents. Dans tous les cas, la pratique démontre que la mise en place de systèmes de Gestion intégrée des documents (GID) devrait s'effectuer en deux étapes distinctes requérant deux types de spécialistes.

Au cours de la phase de conception et de développement des outils de gestion documentaire, des super spécialistes en analyses des processus d’affaires, en architecture documentaire et en gestion du cycle de vie des documents sont requis, et ce, pour une période temporaire. De quelques semaines à quelques mois tout au plus. Ces intervenants de haut niveau, qu’ils soient consultants externes ou engagés comme employés surnuméraires pour une période limitée (quelques semaines, voire quelques mois), ont un rôle momentané, mais combien stratégique à jouer dans les organisations qui requièrent à leurs services.

En tant qu’intégrateurs-conseils, ils doivent donc posséder toutes les connaissances, le savoir-faire et le savoir être ainsi que toute l’expertise pour établir, en liaison constante avec les ressources humaines des organismes, les orientations, les politiques, les outils de travail, les normes, les procédures, les directives pour la gestion efficace et efficiente des documents tant en format papier et que technologiques. Ils doivent compter sur une formation universitaire très complète et de haut niveau, à la fine pointe des connaissances tant en management des organisations, en technologies de l’information et en gestion intégrée des documents. Ils doivent également posséder un bagage d’expériences variées sur le terrain. Autant d’exigences incontournables pour garantir le succès de tels projets.

Une fois cette étape franchie, la prise en main du système peut ensuite être assurée par un autre niveau de professionnels du métier présents en permanence ou sur demande pour faciliter le déploiement harmonieux et la maintenance du système. Ces « Documestres™ » organisationnels ou sectoriels devraient aussi être impliqués en cours de développement des outils de gestion documentaire (schéma de classification hiérarchique et règles de conservation) afin d’en maîtriser les principes directeurs et de mise en application. Avec un titre qui rehausse leur profil professionnel au sein de l’organisation, ils occupent un rôle capital : celui de former et de soutenir les ressources humaines de l’organisme dans l’instauration, secteur par secteur, du système de GID et d’en assurer la maintenance en le faisant évoluer dans le respect des principes directeurs sur lesquels il repose. Leur disponibilité, à temps complet lors de la phase intensive de mise en place des nouvelles pratiques et par la suite, en tâches partagées, est incontournable, particulièrement dans les moyennes et les grandes organisations pour en assurer la pérennité.

Leur formation professionnelle doit donc comprendre l’acquisition de l'éventail complet des connaissances, du savoir-faire et du savoir être en pédagogie pour l’apprentissage des nouvelles façons de faire, en gestion du changement, en communication, en relations humaines, en utilisation des technologies et évidemment en gestion des documents administratifs et des documents d’archives de conservation permanente.

Ces deux groupes d’intervenants se doivent d’être des champions reconnus et respectés dans leur domaine professionnel par leur niveau de formation, par le leadership qu’ils doivent assumer dans leurs organismes et par leur image de marque. En 2011, il me semble que les programmes de formation universitaire doivent contribuer à développer cette nouvelle classe de professionnels en management d’une des ressources organisationnelles indispensables : les documents et les dossiers qu’ils documentent.

Une réflexion à poursuivre dans un prochain billet.

Michel Roberge

380 - De l’utilité de la numérisation des documents

Rocambolesque cette histoire autour de la soi-disant tête d’Henri IV et de la tentative de son authentification. Prenez-en vous-même connaissance en lisant cet article publié sur le site du journal Le Devoir le 22 janvier dernier. Ce qui m’a surtout intéressé dans ce texte et également dans un reportage radiophonique diffusé sur la première chaîne de Radio-Canada est le rôle d’un certain document découvert sur Internet par les chercheurs, document qui expliquerait pourquoi le cerveau de cette tête momifiée n’a pas été retiré, appuyant davantage la thèse qu’on serait en présence de l’occiput de ce roi de France : « Une recherche sur Internet met les deux journalistes sur la piste d'un texte d'Alphonse de Lamartine qui spécifie qu'Henri IV a été embaumé selon la méthode des Italiens. »

Le document dont il est question est le livre VI de l’Histoire des Girondins, publié par Lamartine à Paris en 1861 et disponible sur le Web, parce que numérisé par Google. La mention se trouve au bas de la page 78 de l’ouvrage en question. L’exemplaire numérisé semble provenir de l’University of California qui l’aurait reçu en cadeau en 1871 de F. L. A. Pioche, un banquier français de San Francisco. Sans la disponibilité numérique de ce texte, le doute subsisterait encore.

Michel Roberge

379 - Le Dieu de Moïse écrivait recto/verso

Était-ce par économie de support d’information ou pour en faciliter le transport? La Bible (EXODE XXXII, 15-16) mentionne que « Moïse s’en retourna et descendit de la montagne, les deux tables de la charte en main, tables écrites des deux côtés, écrites de part et d’autre; les tables, c’était l’œuvre de Dieu, l’écriture, c’était l’écriture de Dieu, gravée sur les tables ».

Source : Traduction œcuménique de la Bible – Éditions du Cerf, page 212.

Michel Roberge

378 - L’âge de la stupidité

Si la protection de l’environnement vous intéresse, j’attire votre attention sur ce documentaire britannique disponible sur DVD que j’ai visionné au cours du week-end dernier, The Age of Stupid (2009 – 1 h 29) réalisé par Franny Armstrong et mettant en vedette l’acteur Pete Postlethwaite, dans le rôle d’un vieil archiviste qui vit dans le monde dévasté en 2055. Dans une tour où ont été stockés des pans de la mémoire mondiale, il regarde des films d’archives datant de 2008 qu’il a rassemblés et s’interroge à savoir pourquoi les humains n'ont rien fait pour stopper le changement climatique dont voici un avant-goût :



Les archives au service de l’écologie : une critique de la politique énergétique britannique qui pourrait aussi s’appliquer à d’autres pays de l’hémisphère nord de la planète.

Michel Roberge

377 – Grâce à Internet, un document d’archives révélateur sur les abus d’un dictateur

La Société Radio-Canada a dévoilé hier, lors du bulletin de nouvelles de soirée, un document jamais rendu public et qui aurait été rédigé un an après le départ d'Haïti de l'ex-dictateur Jean-Claude Duvalier, en février 1986 et que l’on peut consulter sur Internet.

Ce rapport est authentifié par l'ex-ministre haïtien de la Justice, François St-Fleur. Il décrit la fraude commise par Duvalier fils et sa femme qui s’élèverait au moins à 120 millions de dollars.

Les originaux des documents comptables qui y sont reproduits seraient conservés dans les archives de la Banque de la République d’Haïti selon une attestation du Gouverneur de l’institution.

Internet à son meilleur!

Michel Roberge