420 - De l’éparpillement des mémoires nationales

Lu dans Le jaguar sur les toits (polar de François Arango, Paris : Éditions Métaillé, 2011), page 28 :

« Dans un coin de la salle, une armoire cadenassée et climatisée hébergeait les volumes les plus précieux. […] Seuls quelques originaux comme le Codex Colombino ou le Manuscrit Ramirez, un manuscrit náhuatl redécouvert au siècle dernier, y figuraient encore. Car le reste, après expertise ou restauration, avait rejoint les musées aux quatre horizons du monde. Cet éparpillement de la mémoire, Findley, Catarina et les autres ne pouvaient le digérer. Pour ces manuscrits, des collections de répliques microfilmées avaient été accumulées dans les sous-sols. Mais les joyaux, les vrais, l’Histoire des Indes de Durán, les codex prestigieux, Borgia, Azcatitlan, Mendoza, Peresianus, ceux-là dormaient à la Vaticane, à Liverpool ; ils végétaient dans les bibliothèques nationales et les musées de Paris, Dresde, Oxford ou Madrid, et même aux États-Unis. À des lieues, des années-lumière du sol qui les avait vus naître.

Catarina Marín savait tout cela. Elle avait pris part aux luttes pour rapatrier ces trésors confisqués par l’Histoire. Mais cette nuit, son défi était d’un autre ordre. »

Michel Roberge

Hors série : Des images d'archives secrètes du mariage princier

419 - Qui ne dit mot… ne dit rien

En Europe, plus précisément en France, depuis quelques semaines, on discute, on échange, on publie un livre blanc sur les nouvelles normes ISO de la série 30300 qui visent à permettre « désormais aux entreprises de disposer d'un cadre complet pour gérer les documents produits dans l'exercice de leurs activités et certifier le système qui leur est associé » et sur la révision de la norme ISO 15489. Il en a même été question à Documation (le rendez-vous de la gestion du document et de l’information) de Paris. Plusieurs auteurs de blogues en parlent (taper ISO 30300 sur Google pour le constater).

Pendant ce temps, de l’autre côté de l’Atlantique, dans l’espace francophone du nord-est de l’Amérique où le Records Management (gestion des documents d’activité - traduction intéressante de l'AFNOR) se pratique depuis plus de 40 ans, c’est le confort et l’indifférence…

Michel Roberge

418 - Des documents sur la Nouvelle-France à Library of Congress

Dans un article signé par Didier Fessou dans le journal Le Soleil de Québec intitulé Champlain sous la loupe de Fischer, le journaliste mentionne que pour « écrire Le rêve de Champlain, David Hackett Fischer a fait de nombreuses recherches. Aux États-Unis, d'abord. En particulier à la Division des manuscrits de la Bibliothèque du Congrès où il a eu accès à une vaste collection de manuscrits sur Champlain et la Nouvelle-France. Il a pu y étudier la seule carte manuscrite de Champlain qui subsiste aujourd'hui. »

Encore une partie de notre patrimoine national conservé à l’extérieur de nos frontières!

Michel Roberge

Hors série - Tchernobyl 25 ans plus tard : les archives sonores d'Europe 1 en 1986.

Le schéma de classification hiérarchique des documents administratifs... sous presse

Cet ouvrage unique qui vient compléter celui qui porte sur La gestion intégrée des documents (GID) en format papier et technologiques est actuellement en cours d'impression. Il compte 500 pages et plus de 350 illustrations, graphiques, tableaux et exemples de formulaires pour la conception, le développement, le déploiement et la maintenance d'un schéma de classification, la pierre d'assise d'un système fonctionnel de GID.

Vous pouvez réserver immédiatement votre exemplaire qui vous sera livré dès sa sortie de l'imprimerie.

Michel Roberge

417 - Preuve documentaire en format papier et technologique devant la Cour suprême du Canada

La Cour suprême du Canada s’est dotée de lignes directrices auxquelles les parties doivent se conformer pour la préparation des documents qu’ils doivent signifier et déposer. Ce qui est particulièrement intéressant dans ces règles, c’est la concomitance des versions en format papier et technologiques acceptées : « Bien que tous les documents doivent être déposés en version imprimée, une copie électronique de chacun des documents d’appel suivants doit également être déposée sur cédérom (Avis d’appel – Mémoire - Dossier - Recueil de sources). La version électronique du document doit être une reproduction fidèle de la version imprimée. Dans certains cas, la Cour, un juge ou le registraire peut dispenser une partie de cette exigence […]. L’original imprimé est considéré comme la version officielle. »

Ces lignes directrices sont très directrices. Par exemples ces exigences quant aux documents présentés sous forme électronique : le format PDF est exigé (bien que certains documents tels les mémoires doivent aussi « être déposés en Word ou WordPerfect en format lecture seule; la version Word ou WordPerfect [étant], sur demande, mise à la disposition des personnes qui ont besoin de technologie d’assistance. »). S’il s’agit d’images résultant de la numérisation de documents en format papier, le taux de résolution doit être de 300 dpi. Les fichiers informatiques doivent être fournis sur cédérom.

Il y est aussi question de pagination et de numéro de volume, d’admissibilité de fichiers dépassant 75 Mo, des signatures (« aucune signature électronique n’étant exigée »). De plus, une liste de « choses à faire avant l’enregistrement d’un document » est aussi fournie ainsi qu’une « procédure à suivre pour déposer un document électronique ». Différents tableaux sur la présentation matérielle des documents complète le tout.

En somme, la version papier est encore considérée comme la version officielle alors que le format technologique est d’utilité complémentaire.

Michel Roberge

416 - Gouvernance transparente : l’exemple du Conseil de l'Union européenne

Que voilà une belle illustration de la transparence de la gouvernance d’une organisation publique! Lorsqu’on visite le site du Conseil de l’Union européenne disponible en plus de 20 langues, onglet « Documents », on constante tous les efforts qui ont été investis pour donner accès aux documents publics.

Un registre public disponible depuis 1999 contenant « des références aux documents du Conseil qui y sont inscrits par le biais d'un système d'archivage automatique » accompagné d’instruction pour la recherche, des fonctionnalités de recherche simple ou avancée, incluant des références à des documents récents aussi disponibles en texte intégral, une description du processus des demandes d’accès, une section réservée pour l’accès aux registres publics d’autres institutions et organismes européens, sans oublier, bien sûr, une aide technique en ligne.

L’ensemble est complété par l’énoncé de la politique en matière d’accès aux documents du Conseil, une section relative à la transparence législative et un espace Archives très complet donnant accès et fournissant des « informations sur les fonds concernant le fonctionnement courant du Secrétariat Général du Conseil » et aussi « concernant des négociations intergouvernementales ».

Le tout très facilement repérable dès la page d’accueil du site.

Essayez de repérer en aussi peu de temps qu’il pourrait vous en prendre sur ce site le même genre d’information que les ministères et organismes du gouvernement du Québec doivent rendre disponible en vertu du Règlement sur la diffusion de l’information et sur la protection des renseignements personnels. Vous m’en redonnerez des nouvelles.

Michel Roberge

Hors série - Une alternative à l’encre noire sur papier blanc

« Utilise des feuilles de papier noir. Écris sur elle en utilisant une encre blanche. »

Alejandro Jodorowsky

415 - Au pays des archives

Court film de l’Office national du film du Canada : « Entrevue avec le cinéaste Denys Desjardins, qui nous parle de son dernier film, Au pays des colons. Le réalisateur raconte comment il travaille les archives et organise sa structure narrative sur le passé et le présent de l'aventure colonisatrice abitibienne en fonction du regard des différents protagonistes. »



Michel Roberge

414 - Un credo professionnel

Je prends l’initiative de reproduire ici un commentaire publié en janvier dernier par un certain Charles sur le blogue La gestion de l’information que j’apprécie et qui s’inscrit dans mes valeurs professionnelles :

« Pourquoi les professionnels de la gestion de l’information (archivistes, analystes en gestion documentaire et record managers de ce monde) ont tant de difficulté à se positionner comme des leaders auprès de leurs décideurs? Peut-être que c’est parce que la plupart d’entre eux interviennent souvent en fin de vie du document et non en amont, avant même la création du document.

Les professionnels du métier auraient probablement avantage à être plus stratégiques et collaborer davantage au lieu de travailler en silo. Je m’explique.

Adopter une approche stratégique en gestion de l’information, c’est d’abord s’aligner sur la vision stratégique de l’organisation. Le plan stratégique est un guide qui sert à définir les priorités, identifier ce dont l’organisation a besoin en termes d'information et mettre en place des moyens et des outils pour y répondre adéquatement.

Le focus est mis sur la performance d’affaires, en adaptant et en combinant la gestion de l’information, les processus d’affaires clés, les technologies et la culture interne. C’est se concentrer d’abord sur les processus à valeur ajoutée, ceux qui rapportent. Vous aurez une oreille beaucoup plus attentive de vos dirigeants si vous démontrez que vous pouvez participer au développement et à la croissance de l'organisation. Avec cette approche, les technologies se doivent d’être intégrées entre elles, adaptées, remplacées, augmentées ou rejetées pour contribuer à atteindre les objectifs. C’est également miser sur une culture de partage et de collaboration entre les différents acteurs.

Avec un portrait global de notre organisation, nous serons beaucoup plus à même de nous positionner comme leaders et agir proactivement. Entre autres, nous pourrons nous assurer de créer une information de qualité, facilement repérable, accessible en tout temps. Qu’elle soit conservée dans des conditions optimales pour en assurer son intégrité.»

À lire et à relire.

Michel Roberge

413 - Le principe de Nielsen : la loi du 90-9-1

Lu sur le blogue de Documix sous la plume de Jean-Pierre BLANGER, membre Aproged : « Ceux qui sont concernés par les logiciels de travail collaboratifs oublient trop souvent d’avoir en tête la loi 90-9-1… Elle résulte de l’étude de communautés en ligne et montre que 90% des membres ne participent jamais, pendant que 9% participent occasionnellement et que seulement 1% sont des membres contributeurs très actifs ».

Ce principe a été identifiée par Jackob Nielsen en 2006. S'appliquerait-il aussi au Records Management?

Michel Roberge

412 - Le livre électronique a 40 ans… en juillet 2011

Saviez-vous que le « premier livre numérique est l'eText #1 du Projet Gutenberg, créé en [juillet] 1971 par Michael Hart, un étudiant de l’université de l’Illinois. Cette transcription numérisée de la Déclaration d’Indépendance des États-Unis est la première pierre d’un projet visionnaire dont l’objectif [était] de mettre à disposition de tous, par voie électronique, le plus grand nombre possible d'œuvres du domaine public » ?

Je l’ignorais comme plusieurs personnes de mon entourage jusqu’à ce qu’on attire mon attention sur cette page du site Web du Collectif Orange qui présente « Une petite chronologie du ebook. Les moments clés d’une déjà longue histoire… » accompagnée de quelles références webiennes. Et dire qu'à cette époque, on n'envisageait même pas qu'un jour les documents administratifs (documents d'activités) auraient un autre format que le papier.

À bien y penser, lorsqu'en 1983 j'ai conclu mon premier livre sur La gestion des documents administratifs en affirmant qu'on se dirigeait « Vers un bureau sans papier », j'accusais 12 ans de retard. Comme quoi le passé est garant de l'avenir.

Michel Roberge

411 - Une photo incroyable

J’aimerais vous faire partager cette découverte gazouillée par Silvère Mercier, bibliothécaire engagé pour les libertés numériques et la dissémination des savoirs : la photo panorama de 360 degrés de la bibliothèque du monastère de Strahov à Praque réalisée en mars 2011. Un assemblage de plus de 3 000 clichés. Une définition de 40 giga pixels « qui, si elle devait être imprimée sur papier, ferait plus de 23 mètres de large ».

Amusez-vous à zoomer pour découvrir des détails jusqu’au titre de chacun des livres qui y sont rangés. Y découvrirez-vous des erreurs de classement? Le tout réalisé avec la technologie de Google Earth, eh oui le logiciel de Google qui nous permet de parcourir la planète terre dans ses moindres détails. De toute beauté.

Michel Roberge

410 - Un portail européen pour la diffusion des archives

Dans le cadre du projet APEnet, un consortium composé des services d’archives d’une quinzaine de pays européens (Allemagne, Belgique, Espagne, France, Grèce, Irlande, Lettonie, Malta, Pays-Bas, Pologne, Portugal, Slovénie, Suède), soutenu par la Commission européenne, a mis en ligne son portail : Archives Portal Europe.

Bien qu’au moment de la publication de ce billet ce site accessible en 14 langues en est à sa version bêta (il est déjà possible de rechercher parmi plus de 8 millions d’unités de description reliées à près de 800 000 éléments numérisés provenant d’une cinquantaine d’institutions), les concepteurs visent à permettre « aux visiteurs non seulement d'explorer plus avant leurs centres d'intérêt, mais aussi de découvrir de nouvelles sources en donnant une vue d'ensemble du puzzle que constituent les fonds d'archives à travers l'Europe ».

Des fonctions combinées ou séparées de recherche simple en texte intégral et avancée sont offertes aux chercheurs qui peuvent aussi décider de « naviguer à travers les pays, les collections et les inventaires, sans avoir de recherche précise à mener ». En mode navigation, les guides de fonds ainsi que les inventaires peuvent aussi être consultés.

Un portail à découvrir qui devrait faire des jaloux dans la communauté archivistique québécoise et peut-être « sortir des boules à mites » le projet d’inventaire national des archives initié dans les années 80…

Michel Roberge

409 - Avril : le mois du Records Management

Le saviez-vous? Le mois d’avril est le mois de la gestion des documents. Il en a été décrété ainsi par l’American Records Management Association (ARMA International) avec comme objectif de sensibiliser les organisations à l’importante d’une gestion efficiente et efficace des documents administratifs.

Le mois d’avril est donc un excellent prétexte pour promouvoir la conception, le développement, le déploiement et la maintenance d’un système pour l’enregistrement, la description, le repérage, la consultation et la gestion du cycle de vie des documents et des dossiers en format papier et technologiques. La préservation de la mémoire organisationnel et des documents importants pour la bonne gouvernance de l'entreprise.

Les autres mois de l'année aussi, il va sans dire.

Michel Roberge

408 - Si les tablettes tactiles vous intéressent...

Voici un site français très intéressant qui diffuse une grande quantité d’information sur les différentes tablettes de lectures disponibles sur le marché : tablette-tactile.net. On y trouve des références sur les grandes marques : Acer - Advent - Apple - Archos - Asus - BlackBerry - Creative - Dell - ExoPc - Google - HP - HTC - LG - Microsoft - Motorola - MSI - Notion Ink - Palm - PocketBook - RIM - Samsung - Sony - Toshiba - Viewsonic aussi disponibles par système d’exploitation : Android - BlackBerry - iOS - Linux - MeeGo - WebOS - Windows.

Le site propose des sections consacrées à l’actualité, à des rumeurs et à des interviews. Il présente également une liste de fiches techniques, de « bidouilles » et d’applications pour le iPad actuellement disponibles. Il diffuse également un grand nombre de tests et d’études sur les différentes offres sur le marché. Le tout complété par un forum. En somme, un site à conserver dans ses favoris. À suivre également sur Twitter.

Michel Roberge

407 - Une représentation visuelle de l’évolution des capacités de stockage des supports amovibles

Voici une illustration graphique intéressante diffusée sur le blogue de Documix qui présente les capacités de stockage des différents supports technologiques depuis les disquettes 3,5" d’hier jusqu’aux disques holographiques d’aujourd’hui.

Michel Roberge