87 – Les codes de classification : sortir des ornières

Le choix d’un format de code à associer à un schéma de classification est une opération délicate. En effet, la structure interne d’un système de codification a un impact sur les capacités d’expansion de cet outil fondamental d’organisation logique de l’information. Un code trop court, dit plus simple à utiliser, laisse peu de marge de manœuvre. Un code trop long rend plus complexe son utilisation.

Prenons, par exemple, un code logique de classification composé d’un maximum de 4 chiffres : 3000 / 3100 / 3110 / 3111. Une telle codification ne pourra s’appliquer qu’à une structure composée d’un maximum de 4 niveaux avec un maximum de 9 rubriques par niveaux. Avec comme impact l’obligation à limiter la taille de l’arbre de classification, ce qui va à l’encontre de tout principe d’établissement naturel d’une structure de classification devant couvrir de façon adéquate l’ensemble des activités et des sous-activités génératrices de documents et de dossiers des fonctions d’une organisation. Car il est reconnu par tout architecte documentaire qui se respecte qu’un schéma de classification doit contenir le nombre de niveaux et de rubriques qui satisferont les besoins. Ceux d’aujourd’hui qui sont connus et ceux de demain qui résulteront de l’évolution de l’organisme.

Traditionnellement, le réflexe est de mettre en place des codifications logiques dont la disposition des chiffres ou des lettres qui composent les codes représente les niveaux de la structure de classification. Et la tendance est souvent d’utiliser des modèles qui n’ont rien à voir avec les besoins, comme le sempiternel code 4-2-2 (9999-99-99) appliqué à toutes les sauces. Pourquoi 4-2-2 ? Un jour, dans les années 70, une firme de consultants québécois en a fait une norme parce qu’elle utilisait une solution logiciel dont le masque de la métadonnée « code » correspondait à ce format!

Depuis le milieu des années 90, à la suite de recherches et d’expérimentations antérieures réalisées dans le cadre d’un projet conjoint Archives nationales du Québec – Régie de l’assurance maladie du Québec de Système intégré de gestion des documents administratifs (SIGDA), j’ai pu mettre au point une autre approche. Celle de la codification semi-logique. La première partie du code numérique ou alphanumérique représentant la fonction (par exemple : la fonction Gestion des ressources humaines) et la seconde, une séquence numérique des activités composée d'un nombre maximum de caractères établi après analyse du schéma avec intervalles permettant la mise à jour de l’ensemble tout en respectant la rigueur et logique initiale de la structure. Résultat : des codes courts qui peuvent prendre en charge un nombre illimité de niveaux et de rubriques par niveau et une capacité d’expansion future hors du commun. Et les organisations qui utilisent ce type de codification ne s’en portent que mieux : le classement et le repérage des unités documentaires en format papier ou technologiques est simplifié. Comme quoi il faut toujours être à la recherche de nouvelles solutions plus performantes et… sortir des ornières.

Michel Roberge