Pour conseiller et accompagner une organisation dans la gestion efficiente de ses documents à la fois en format papier et technologiques, il faut cumuler un bagage de connaissances, d’expertise, de savoir-faire et de savoir-être. Le corollaire est aussi vrai : une organisation qui a pour objectif d’intégrer à ses processus d’affaires un système de gouvernance de la ressource qui documente ses activités tout en protégeant ses droits ne peut prendre le risque de s’appuyer sur des intervenants qui, du jour au lendemain, s’improvisent spécialistes ou s’autoproclament chefs de file. Un projet de gestion documentaire repose sur une réflexion incontournable sur les objectifs de l’entreprise et de ses dirigeants, sur les choix des cibles qui en découlent, sur l’approche conceptuelle et opérationnelle du système à mettre en place. L’organisation doit avoir l’assurance que la démarche qui s’en suivra s’appuiera sur une méthodologie structurée où chaque phase de conception, de développement, de déploiement et de maintenance sera pilotée de main de maître par des intégrateurs expérimentés. Comme il faudra d’abord agir sur les processus avant de privilégier telle ou telle solution technologique, il est donc impératif pour un organisme de s’associer avec des spécialistes d’expérience.
Quand vient le moment de choisir l’équipe de champions qui accompagneront les dirigeants, les gestionnaires et le personnel dans la démarche, il est important de vérifier sur le terrain les affirmations énoncées dans la documentation marketing et sur le site Web. Il faut s’enquérir de la méthodologie proposée et exiger d’en visualiser la documentation. Il est aussi essentiel de demander le dépôt des CV détaillés des intervenants proposés. Comme le schéma de classification est la principale composante du système à intégrer, les principes directeurs pour sa construction doivent aussi être clairement exprimés. Et il faut prendre le temps de comparer les offres, de les étudier, de s’enquérir des résultats obtenus dans d’autres organisations citées dans les CV, de rencontrer les personnes clés avant de prendre une décision uniquement basée sur les honoraires. Le rapport qualité/coût doit être considéré. Et la qualité doit être privilégiée à un coût raisonnable.
Aucune organisation n’a le moyen de se permettre d’engager ses ressources dans une aventure qui risquerait de se conclure par un résultat mitigé, voire un échec. La gestion des documents d’activités d’un organisme est un incontournable comme l’est la gestion des autres ressources (humaines, financières, matérielles…). Un échec dans la gestion des ressources documentaires laisse un goût amer. Il est difficile de remobiliser le personnel lorsque vient le temps de reprendre l’exercice.
Le choix d’un partenaire sérieux, compétent, expérimenté, en mesure de prouver ses affirmations ne doit définitivement pas se faire à la légère. De plus, le fait de voir apparaître dans la signature d’un proposeur de services les mots « Archiviste », « Leader », « Chef de file », « Expert »… ou les expressions « Gestionnaire de documents » ou « Records Manager » n’est pas nécessairement gage de crédibilité.
Michel Roberge
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