829 - Pour en finir avec l’expression « Records Management » (2/4)

Dans les années 80, au Québec, il n’existait aucun ouvrage en français sur le « Records Management ». Les professionnels québécois d’une spécialité en devenir employaient déjà l’expression « Gestion des documents » en complémentarité ou en opposition aux « Archives ». L’Association des archivistes du Québec (AAQ) était alors composée de deux sections : Gestion des documents et Archives. Ce qui reflétait la réalité de nos voisins du sud qui, depuis 1934, à Washington, distinguaient le « Records Management » de l’ « Archives Management ». Dichotomie qui se reflétait dans la National Archives and Records Services (NARS), une agence gouvernementale qui a publié entre autres, dans les années 70-80, un nombre important de brochures techniques sur différents aspects du « Records Management » : établissement de plans de classification [Classification Schemes] et de règles de conservation [Records Schedules], gestion du courrier, microfilmage des documents, protection des documents essentiels [Vital Records]... J’ai d'ailleurs conservé une collection de plusieurs de ces brochures qui m’ont appris les rudiments de mon métier.

En 1983, lors de la publication de mon premier livre sur le sujet, j’avais arrêté mon choix sur « La gestion des documents administratifs ». Avec le recul, ce qualificatif portait lui aussi à confusion laissant croire à tort que cette fonction ne s’intéressait qu’aux documents de gestion interne d’une organisation (gestion administrative, gestion des ressources – humaines, financières, informationnelles, matérielles et physiques –, gestion des communications et gestion des affaires juridiques) et laissait peu de place aux documents de mission relatifs aux domaines d’affaires propres à chaque organisme.

En 2010, lorsque le collègue Michel Cottin impliqué dans la rédaction des normes de la série 3030X et des livres blancs qui en découlent m’a demandé ce que je pensais de l’expression « Gestion des documents d’activité », j’ai immédiatement appuyé ce choix et décidé de l’intégrer dans mon vocabulaire professionnel. Mon seul regret : mon livre dur La gestion intégrée des documents (GID) en format papier et technologique publié un an plus tôt aurait dû s’intituler La gestion intégrée des documents d’activité (GIDA)… 

Dernièrement, un billet Marie-Anne Chabin critiquait sévèrement l’utilisation de l’expression « La gestion des documents d’activité » sur le blogue d’un collègue belge (Arnaud Hulsetaert) s’insurgeait contre la position de l’AFNOR d’appuyer ce choix : « une erreur de traduction », « une ineptie » et « un parasite dans les projets d’archivage » ! Piqué au vif, j’ai eu le réflexe de l’historien de formation que je suis de remonter jusqu’aux sources nord-américaines pour en finir, une fois pour toutes, avec la cooccurrence anglaise « Records Management ». (À suivre)

Michel Roberge