1186 – Acquérir une solution logicielle de GID : recommandations

Quand vient le temps d’acquérir une solution informatique pour classer, enregistrer, repérer, utiliser et gérer le cycle de vie des documents d’activité d’une organisation, voici quelques recommandations afin de tirer le maximum d’un investissement minimum :

• Refuser d’être facturé pour compléter la solution par l’ajout de fonctionnalités de base de gestion documentaire non encore disponible (vieux truc des concepteurs de logiciels inexpérimentés).
• Refuser d’être facturé par utilisateur ou par groupe d’utilisateurs de l’application informatique : la solution doit être universelle sans restriction du nombre d’utilisateurs simultanés.
• Au Québec, si le produit est québécois, s’assurer que la programmation informatique est réalisée à 100% au Québec et que le service technique est assuré à partir du Québec (question de protéger une expertise et des emplois spécialisés dans le domaine).
• S’il s’agit d’une solution de logiciel libre, son coût « d’acquisition » généralement associé à des services professionnels (ex. : soutien informatique de départ et annuel) ne doit pas être plus élevé que l’équivalent d’une solution propriétaire.
• Ne pas accepter que le coût d’acquisition de la solution soit plus élevé qu’une autre sous prétexte qu’elle contient des fonctionnalités parfois attrayantes qui ne seront probablement jamais utilisées par l’ensemble des utilisateurs.
• S'assurer que les règles de gestion du cycle de vie des documents s'appliquent, quels que soient le format et le support sur lequel est consignée l'information.
• Prendre le temps de s’informer auprès d’autres organisations utilisatrices sur la satisfaction tant du produit que de la qualité du service après-vente.
• Demander à l'éditeur du logiciel de vous démontrer comment son entreprise tire elle-même profit du produit qu'il offre appliqué à la gestion effective de ses documents d'activité. 

Toujours se rappeler qu’une solution logicielle de gestion intégrée des documents d’activité doit être d’un coût abordable, simple d’utilisation, complète et sans artifice pour assurer avec toute la rigueur requise le classement, l’enregistrement, le repérage, l’utilisation et la gestion du cycle de vie des documents d’activité (fichiers informatiques, courriels, dossiers physiques, s'il en existe encore) d’une organisation.

Parce que la gestion documentaire, on en conviendra, ce n’est pas la « tasse de thé » du personnel de l’organisation qui est au coeur du succès de son déploiement, de son utilisation et de sa maintenance. Aussi qu’on doit mettre en place un système dont la pérennité doit être assurée à long terme. Et rester zen.