La sécurité
documentaire d’une organisation, qu’elle soit publique ou privée et peu importe
sa taille, consiste à s’assurer que les documents utiles à la réalisation de sa
mission ou à sa gestion interne sont repérables, consultables et exploitables
en tout temps par les personnes accrédités à leur utilisation.
Repérables parce qu’ils sont identifiés,
enregistrés et décrits à partir de métadonnées signifiantes permettant de les
associer aux autres documents constituant les dossiers d’affaires.
Consultables parce que rangés
dans une voûte documentaire sécurisée qui en contrôle le déplacement, la
modification et la destruction.
Exploitables par le choix des supports
et des formats de conservation et les mesures qui en préservent l’authenticité,
la fiabilité et l’intégrité.
Cette
sécurité documentaire est aussi garantie par la gestion rigoureuse du cycle de vie utile des documents qui planifie
leur durée de conservation et leur sort final lorsqu’ils ont perdu toute valeur
opérationnelle, administrative, légale, financière…
L’élaboration
d’un plan de gouvernance documentaire
qui permet d’identifier les attentes et les objectifs de la haute direction, d’évaluer
la situation actuelle (point de départ), de définir les cibles à atteindre pour
apporter les correctifs requis (direction à prendre) et de dresser la liste des
activités à réaliser, produire les échéanciers et évaluer les efforts nécessaires
(comment on va y arriver) est un incontournable.
Une
démarche engageante pour la haute direction dans une perspective de gestion du changement
des pratiques individuelles, sectorielles et organisationnelles. Avant de donner le feu vert à la mise en place d'un système pérenne de gestion intégrée des documents d'activité.
Michel
Roberge
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