J’ai particulièrement apprécié la lecture de cet
article de Patrick Brébion intitulé Stratégie documentaire : une nécessité dans la stratégie de
l'entreprise et publié sur le site Web de gpomag.fr (Gérer -
Prévoir – Optimiser).
L’auteur y traite du concept émergent de la Gouvernance
documentaire qui devient de plus en plus nécessaire avec « la
banalisation du numérique [qui] impose de mieux gérer les documents et les
données sous peine de perdre des informations ou de l’efficacité ». « Une
réalité qui s’applique aussi bien aux PME, TPE et ETI qu’aux grands groupes
».
À
propos de la gouvernance documentaire, Patrick Bébion décrit ainsi ce concept
:
« Fonctionnellement, il ne s’agit plus seulement de
stocker, de partager, de conserver et d’être capable de facilement retrouver des
documents comme une offre commerciale, au format Word ou pdf. Mais aussi de
prendre en compte tous les flux numériques, emails, pages web, fichiers audio
ou vidéo, ainsi que les réseaux sociaux professionnels. La prise en compte de
tous ces contenus et facteurs suppose de mener une réflexion sur un concept
émergent, la gouvernance documentaire. Loin d’être un énième label marketing,
cette notion renvoie à des questions à priori simples. Comment garantir
l’unicité, la fiabilité et la sécurité des informations qu’elles soient
produites en interne, achetées ou récupérées à partir de données clients par
exemple ? »
Ce
long texte traite aussi des voûtes numériques de documents, du passage de la GED (gestion électronique des
documents) à l’ECM (gestion des contenus numériques) sans oublier l’entrée en
scène du collaboratif. Il se termine sur une réflexion sur les impacts
anticipés de la stratégie documentaire sur l'organisation de l'entreprise :
« La mise en place d’une véritable
stratégie documentaire n’est pas neutre sur l’organisation de l’entreprise. Il
s’agit bien sûr de modifier des habitudes de travail ».
Et j’ajouterais : d’où
l’importance de la mise en place d’un plan continu de formation,
d’accompagnement et de soutien des utilisateurs des documents et qui sont au
cœur d’un système de gouvernance documentaire qui se doit d’être pérenne,
efficace et efficient.
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