Lu sur
le site suisse du CECO (Centre de coordination pour l'archivage à long terme de
documents électroniques), section Exigences de base
pour les Records Management Systems du point de vue archivistique :
« Principe des dossiers: Le système doit supporter la formation de
dossiers. Les documents ne peuvent exister que dans le contexte de dossiers.
Système de classement: Un système de classement doit être incorporé et
utilisé dans le RMS. Il faut que les documents et dossiers soient intégrés
dans un système de classement pour que leur origine et le contexte de leur
traitement soient documentés.
Clôture de dossiers: Pour pouvoir calculer des délais, le RMS doit
permettre de déclarer explicitement la clôture ou l’abandon de dossiers. La
clôture de dossiers doit pouvoir devenir obligatoire au moment propice. »
Trois
exigences fondamentales pour la gestion efficace et efficiente des documents d’activité
dans une organisation.
Michel
Roberge
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