1126 – L’apport des professionnels de la gestion des documents d’activité dans une entreprise

Une entreprise carbure grâce à ses ressources humaines, financières, matérielles et… informationnelles. Celles-ci doivent interagir avec efficacité et efficience dans la réalisation des activités de mission de l’organisation. Elles doivent toutes être gérées avec rigueur tant au niveau organisationnel que sectoriel.

Les documents d’activité produits, reçus ou expédiés au quotidien documentent les décisions et les actions de la haute direction, des gestionnaires et de l’ensemble du personnel. Tous, quel que soit sur positionnement dans la structure administrative, sont gestionnaires des documents qu’ils créent, qu’ils reçoivent ou qu’ils expédient. Ils en sont responsables au niveau de leurs unités de travail et gardiens de la mémoire tant sectorielle qu’organisationnelle.

Les professionnels de la gestion des documents d’activité sont indispensables dans une entreprise. Leur savoir, leur savoir-faire et leur savoir-être confortent les actionnaires, le conseil d’administration et les gestionnaires dirigeants dans la maîtrise des risques liés à l’indisponibilité d’information essentielle à la défense des droits et des obligations de l’organisation face à ses employés, à ses clients, à ses fournisseurs, aux lois et aux règlements auxquels elle est assujettie.

Leur expertise dans l’organisation des ensembles de documents constituant les dossiers électroniques ou physiques de mission ou de gestion interne reposant sur les processus et les activités est garante du repérage efficace et efficient de l’information au moment opportun dans le respect des droits d’accès et de protection des données sensibles ou liées au respect de la vie privée.

Leurs connaissances de l’environnement légal et réglementaire constituent une assurance pour la disponibilité à court et moyen terme des documents et des données et la préservation à long terme de la mémoire organisationnelle.

Et puisqu’une des cordes sensibles d’une entreprise est, entre autres, la rentabilité financière, il est indéniable qu’investir dans la compétence de professionnels de la gestion des documents d’activité contribue à réduire les coûts associés aux pertes de temps dans la recherche de l’information, à la difficulté d’identifier les bonnes versions des documents sur lesquels doivent se fonder des décisions et des actions, à la perte d’une partie des ressources documentaires engageantes à cause d’une gestion non coordonnée de leur cycle de vie, à la non-assurance de la disponibilité de dossiers complets regroupant à la fois les fichiers informatiques, les courriels, les données des systèmes de gestion ou de mission, les documents physiques…

Enfin, par leur souci de transmettre initialement et en continu leurs connaissances, d’accompagner et de soutenir les utilisateurs des documents dans l’entreprise, les professionnels de la gestion des documents d’activité contribuent à la continuité des affaires et à la préservation de la mémoire sectorielle et organisationnelle à une époque où la mobilité du personnel peut mettre en péril le déroulement efficace et efficient des activités quotidiennes.