1131 – Abolition de postes de professionnels de la gestion des documents d’activité

Au cours des derniers mois, des contacts de mes réseaux m’ont interpellé et sensibilisé à propos de l’abolition purement et simplement ou de la remise en cause de certains postes de professionnels spécialisés en gestion des documents d’activité. Et ce, dans des organisations comptant un grand nombre d’employés. Raison apparente : réduire les coûts de la gestion.

Une telle décision contribue-t-elle vraiment à une plus grande efficience organisationnelle ?

Peu importe comment on l’appelle (gestion des documents, gestion de l’information, gestion des ressources informationnelle) cette fonction de management requiert un ou une pilote pour assurer la maintenance des outils de gestion documentaire et en assurer la conformité dans leur application par la formation, l’accompagnement et le soutien des utilisateurs des documents. Et nous savons tous qu’il s’agit là de l’ensemble des personnes œuvrant dans l’organisation, à tous les niveaux hiérarchiques, depuis que l’environnement bureautique fait en sorte que chacun et chacune crée, reçoit, expédie des documents qu’il ou qu’elle doit classer (sauvegarder) sur une base organisationnelle.

Il est facile de démontrer que sans de tels pilotes, un système de gestion des documents d’activité est menacé de se dénaturer avec les mouvements du personnel et, il faut le dire, l’absence de motivation et de rigueur de la grande majorité des intervenants (et on ne peut leur en vouloir) dans l’exercice de cette fonction administrative essentielle à la réalisation des activités de mission ou de gestion interne.

Aussi, l’élimination d’un poste de spécialiste de la gestion documentaire (particulièrement si une seule personne l’occupe) est une décision qui doit être sérieusement évaluée. Car les conséquences néfastes risquent d’apparaître à moyen et à long terme avec la nécessité d’un retour en arrière coûteux. Sans compter les risques encourus.