1140 – Structurer les documents d’activité en atténuant les risques : principe directeur no 1

Conseiller un organisme sur la manière optimale de classifier, d’organiser ses documents d’activité et ses dossiers technologiques et physiques dans un contexte de gestion intégrée des documents (GID) comporte une part de risque. Le degré de connaissances des bonnes pratiques en la matière en est pour une bonne part. Une maîtrise des principes directeurs pour l’établissement et la maintenance d’une structure classificatoire est absolument essentielle. Mais cette condition gagnante est généralement déficiente pour la majorité de celles et de ceux qui ont appris, sur les bancs d’école comme on dit, les rudiments de leur futur métier.

Bâtir un schéma de classification des documents d’activité n’est pas une opération qui se réalise sur le coin d’une table. Et surtout pas en faisant l’inventaire des dossiers et des documents existants : autrement dit des mauvaises pratiques actuelles. Ni en se donnant des limites de niveaux de précision supposément pour faciliter la gestion du changement, comme on dit souvent aussi, en d’autres mots parce que les utilisateurs des documents « trouvent ça compliqué utiliser des plans de classification détaillés ». Commentaire préféré des spécialistes de l’informatique qui, en 2015, semblent oublier qu’il existe des outils performants pour exploiter le contenu d’un ensemble d’arborescence de répertoires plutôt que de naviguer de haut en bas et de bas en haut.

Pour classifier et classer des documents d’activité – expression reconnue par ISO pour records – il faut justement se baser sur les activités. À partir des grandes fonctions d’une organisation : celles des domaines d’affaires pour la réalisation de sa mission et celles de la gestion interne, en soutien à la gestion des domaines d’affaires. Puis, pour chaque fonction, sur la base des processus et des activités qui s’y rattachent.

Les documents d’activité se classent sur un modèle qui permet de les associer à l’activité qu’ils documentent dans la réalisation d’un processus. Voilà un premier principe directeur à respecter. Il est donc essentiel d’inventorier les processus – pas les documents –, de les décrire et de les valider, particulièrement pour les domaines d’affaires. Le découpage des processus en phases, en étapes et en activités fournit la hiérarchie plus ou moins détaillée des dossiers qui en découlent. Avec comme résultat que le classement des documents devient intuitif.

Pour les séries documentaires relatives à la gestion interne (gestion des ressources (humaines, financières, matérielles, informationnelles), de la documentation, des communications et des affaires juridiques), l’adaptation d’un modèle construit selon ce principe directeur permettra d’accélérer la démarche (temps de réalisation) et de réduire sensiblement les coûts.

À suivre.