Il est toujours intéressant de prendre connaissance de publications
récentes qui décrivent notre champ d’action et notre métier. Ou nos champs
d’action et nos métiers, c’est selon. Voici un ouvrage qui vient d’être publié
dans le plus esprit anglo-saxon et qui fait le pont entre le « Records
Management » et l’ « Archives Management » : The No-nonsense Guide to Archives and
Recordkeeping de Margaret Crockett, consultante en gestion des documents
d’activité et des documents d’archives qui cumule plus de 20 ans d’expérience dans
ces domaines (Londres : Facet Publishing, 2015 – 224 p.).
Hormis le fait qu’elle tienne compte des documents technologiques, l’auteur2
y traite de façon très traditionnelle et sans originalité des différentes
facettes de la gestion des documents en format papier et technologiques, dans
un continuum qui tient compte de leur cycle de vie, depuis leur
création/réception dans l’organisation jusqu’à leur destruction (la majorité)
ou leur conservation (une partie de l’ensemble) dans les archives sous les
thématiques suivantes :
1. Concepts and context
Archives and records: concepts and terminology -
Record media and formats - Types of archive repository - The archives and
records scene - Working with records and archives - Record creators and archive
users
2. Managing current records
Creation - Filing, classification and file naming -
Use and tracking – Security - Vital records
3. Records management
Information management - Justifying records management
Planning the records management program - Surveying - Policy and procedures,
implementation guidance - The role of legislation, regulation and standards -
Developing retention schedules - Non-current recordkeeping systems – Disposal -
Managing vital records - Handling legacy records - Initial review and on-going
audit
4. Archives management
Collecting policies – Acquisition - Intellectual
property rights for archives – Accessioning – Appraisal - Arrangement and
description - Finding aids - Automation
and digitization – Access – Advocacy Working with volunteers
5. Archival preservation
Policy and strategy - Creation conditions - Surveys -
Storage requirements - Packaging, handling and access - Creation and use of
surrogates - Disaster prevention and emergency planning - Conservation
requirements - Preservation of digital records
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