Les dossiers physiques sont composés à 100% de documents physiques de tout format.
Enregistrement et
classement : Chaque dossier physique documente une activité et doit être
enregistré dans la solution logicielle de GID. Ils sont classés dans du
mobilier ou un contenant approprié (classeur, boîtier…).
Repérage :
Les dossiers physiques et leur contenu sont repérables à partir de leur titre, des
métadonnées descriptives externes qui sont saisies ou générées dans la solution
logicielle de GID à partir du schéma de classification des documents
d’activité.
Consultation :
Les dossiers physiques et leur contenu peuvent être consultés à partir du meuble
de classement ou du contenant dans lequel ils sont rangés.
Partage : Les
documents physiques peuvent être empruntés. Leur circulation dans l’organisation
devrait être contrôlée par la solution logicielle de GID.
Gestion du cycle de
vie : La gestion de la durée de vie utile des dossiers physiques et leur
sort final (à détruire ou à verser aux archives pour une conservation
patrimoniale permanente) sont hérités de la gestion du cycle de vie de la série
documentaire à laquelle ils sont associés.
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