Les dossiers mixtes sont composés en partie de documents technologiques (fichiers bureautiques créés ou reçus et courriels reçus ou expédiés), de données ou de documents issus des systèmes informatiques ou des bases de données de l’organisation et de documents physiques.
Enregistrement et
classement : Chacun des dossiers mixtes documentant une activité doit
être enregistré dans la solution logicielle de GID.
Repérage :
Les dossiers mixtes et leur contenu sont repérables à partir de leur titre, des
métadonnées descriptives complémentaires internes qui sont saisies ou générées
dans la solution logicielle de GID à partir du schéma de classification des
documents d’activité.
Consultation :
La portion technologique de ces dossiers peut être consultés à partir la
solution logicielle de GID ou d’une visionneuse intégrée. La partie physique des
dossiers peut être consultée à partir du meuble de classement ou du contenant
dans lequel ils sont rangés.
Partage : La
portion technologique de ces dossiers peut être partagée à l’aide de la
solution logicielle de GID, par l’envoi dans un courriel de liens vers l’espace
de classement dans la solution logicielle de GID. La partie physique peut être
empruntée. Sa circulation dans l’organisation devrait être contrôlée par la
solution logicielle de GID.
Gestion du cycle de
vie : La gestion de la durée de vie utile des dossiers mixtes et leur
sort final (à détruire ou à verser aux archives pour une conservation
patrimoniale permanente) sont hérités de la gestion du cycle de vie de la série
documentaire à laquelle ils sont associés.
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