200 – Une offre difficile à refuser, dans les circonstances…

Il y a des offres qui nous arrivent sur un plateau d’argent, tel un cadeau du Ciel! En voici une que je ne pouvais décliner.

Tout a commencé l’après-midi du lancement de mon livre, La gestion intégrée des documents (GID) en format papier et technologiques, le 1er décembre 2009. J’ai reçu un courriel provenant de Rovaniemi, au nord de la Finlande, m’enjoignant d’en expédier un exemplaire par les voies les plus rapides. Un paiement électronique accompagnait la commande. Puis, le jeudi 10 décembre, un appel téléphonique m’enjoignait de me rendre de toute urgence, en Scandinavie, le 23. Je recevais quelques minutes plus tard, par télécopieur, un projet de contrat accompagné de billets d’avion électroniques ainsi que d’une déclaration de confidentialité avec un embargo pour ne rien dévoiler avant le 23 décembre.

Au moment de la publication de ce billet, le 23 décembre à 8 h (heure du Québec), je suis en route vers la Laponie pour réaliser un mandat rêvé : concevoir, développer et amorcer le déploiement du système de gestion intégrée des documents (GID) d’une multinationale qui croule depuis plusieurs centaines d’années sous une quantité phénoménale de documents et de dossiers en format papier. Et qui est confrontée, depuis la dernière décennie à des millions de documents technologiques. Très classique comme situation.

Mon mandat consiste, dans un premier temps, à procéder, dès mon arrivée, à la définition avec le dirigeant et ses gestionnaires d’une approche conceptuelle et opérationnelle du système de gestion documentaire souhaité. Puis à traduire le tout dans une politique qui devra être adoptée au plus tard le 24 décembre, quelques heures avant les activités festives de Noël. Le délai est court, mais la volonté du dirigeant étant déjà affirmée, je profiterai donc de cette rare opportunité.

Je logerai à l’Hotelli Pohjanhovi Rantasipi (4 étoiles) et je célébrerai Noël dans un décor mythique. Je pourrai visiter la région pendant le week-end. Mon contrat prévoit que dès le 28 décembre, je devrai proposer un projet de schéma de classification à partir des informations que j’ai demandées et que j’ai déjà en main depuis le 15 décembre. À ma demande express, un groupe de validation a déjà été formé et la seule et unique rencontre avec les représentants des principaux secteurs de l’entreprise est prévue pour le 30 au matin. L’avant-projet de schéma leur a déjà été transmis par voies électroniques le 19 décembre. Ce schéma permettra de structurer et de normaliser l’identification des dossiers du domaine d’affaires (commandes, inventaire, production, distribution…) et de ceux de la gestion interne (gestion administrative et des ressources). Il faut absolument respecter les délais très courts imposés par le dirigeant qui doit quitter Rovaniemi, dans la première semaine de janvier, pour se rendre à sa résidence secondaire de Kiritimati, un atoll du Pacifique. Avec des principes directeurs clairement énoncés, des outils de développement performants et une méthodologie structurée et efficace, les résultats seront au rendez-vous. Je ne peux décevoir cet entrepreneur très exigeant.

Une fois le schéma de classification approuvé, le 31 décembre, je devrai y intégrer des règles de conservation pour la gestion du cycle de vie des dossiers et des documents en prenant bien soin d’identifier les unités administratives détentrices des exemplaires principaux ainsi que les séries documentaires essentielles à protéger en cas de sinistre ou confidentielles (particulièrement celles relatives aux secrets de fabrications des produits livrés chaque année et à ceux qui concernent la réalisation des activités exclusives de cette entreprise). Une grande partie de la recherche par les services juridiques de l’entreprise a déjà été réalisée à ma demande. Je n’aurai cependant pas le choix de travailler le 1er l’An, mais on me promet un passage inoubliable à l’année 2010. Les durées de conservation ainsi que le sort final de l’ensemble des séries documentaires doivent être approuvés par la direction le 2 janvier, la veille du départ du dirigeant pour le Sud.

Les quelques jours qui me resteront avant mon retour au Québec seront consacrés à la formation d’un premier groupe d’employés de l’organisation et à amorcer le démarrage du déploiement du système. Le défi est de taille : la réorganisation des documents et des dossiers utiles pour la réalisation des activités qui culmineront en décembre 2010 et le traitement de centaines de milliers de boîtes de dossiers semi-actifs et inactifs entreposées dans différents sites : à Rovaniemi d’abord, ensuite sur l’île de Kiritimati, mais aussi, entre autres, à Korvatunturi (Finlande), à Stockholm, au Groenland, en Turquie (dans la région d'Antalya), en Alaska et même au Canada (dans les Territoires du Nord-Ouest et au Québec, au nord de Montréal). Un meilleur système de suivi des projets de production et de livraison ainsi que des commandes qui sont, en grande partie, acheminées par courrier traditionnel, mais de plus en plus par courriel, sera lié à la solution logicielle de GID. Après mon départ, grâce à l’utilisation d’un système de téléconférences, je serai en mesure de superviser à distance l’ensemble du déploiement des nouveaux processus d’affaires.

Toutefois, quelques minutes avant mon départ ce matin de l’Aéroport international Jean-Lesage de Québec, j’ai reçu un appel sur mon téléphone cellulaire : pour me remercier pour ma disponibilité pendant la période de Fêtes, l’entreprise m’annonce qu’elle met à ma disposition une résidence sur l’île de Kirimati jusqu’à la fin de l’hiver, si je le souhaite, à partir de laquelle je pourrai compléter mon mandat. Si je réussis à respecter l’échéancier qui m’est imposé à Rovaniemi, il me sera très difficile de décliner l’invitation de ce dirigeant d'entreprise qui rayonne à l'échelle planétaire et dont la biographie est imposante.

Au moment où je m’apprêtais à franchir la guérite pour prendre place dans le Dash 8-300 d’Air Canada Jazz, mon radio-réveil m’a brusquement ramené à la réalisé avec les paroles fort à propos du groupe québécois Beau Dommage : « 23 décembre, Joyeux Noël! Monsieur Côté, Salut Ti-cul, on se reverra le 7 janvier. »




Je vous souhaite de très Joyeuses Fêtes à toutes et à tous et vous prie de recevoir mes meilleurs vœux pour la nouvelle année. Où que je sois sur la planète ;-), mon 201e billet sera publié le 8 janvier.

Michel Roberge

199 – Des images du lancement de mon livre sur la GID

Pour les personnes qui n’ont pu assister au lancement à Québec, le 1er décembre 2009, de La gestion intégrée des documents (GID) en format papier et technologiques, en voici les principaux moments répartis en capsules vidéos :


1. Introduction par Monsieur Robert Garon, invité d’honneur et ex-Conservateur des Archives nationales du Québec :




2. Présentation des étapes de création et de production du livre :




3. Présentation sommaire de la structure et du contenu du livre :



Michel Roberge

Hors série – Le goût doux-amer du citron

Si la bêtise humaine, l'absurdité et l’hypocrisie politique vous blesse, je vous invite à découvrir, si vous ne le connaissez déjà, l’excellent film israélien d’Eran Riklis sur les relations entre israéliens et palestiniens en Cisjordanie, dans les territoires occupés : Les citronniers.

Aucun lien avec la gestion documentaire, mais une occasion à ne pas rater pour constater à quel point les relations de ces deux nations en guerre sont complexes.

Michel Roberge

198 – Une brève visite aux Archives de la ville de Paris

Je vous invite à faire une courte visite des archives de Paris qui mettent en ligne, à la disposition des chercheurs, plus de 5 millions de documents numérisés. « Le centre d’archives est installé dans un bâtiment construit en 1989 par Bruno et Henri Gaudin [et quel bâtiment!], situé Porte des Lilas. Y sont conservées les archives territoriales de la ville et du département de Paris , les archives des services déconcentrés de l’État à Paris et Ile-de-France ainsi que les archives des implantations locales des établissements publics nationaux, des établissements publics locaux et des sociétés d’économie mixte ».

Vous pouvez également consulter une galerie de photos qui nous donne un aperçu des richesses conservées dans ce haut lieu du patrimoine documentaire français.

Bon visionnement.

Michel Roberge

197 - Redde Caesari quae sunt Caesaris…

Cette locution du Nouveau Testament (Matthieu, XXII, 21), « Rendez à César ce qui appartient à César » trouve aussi son sens quand on pense que les civilisations humaines conquérantes ou colonisatrices se sont fait un devoir de piller celles qu’elles ont conquises ou colonisées. Deux exemples qui alimentent l’actualité nous amènent à nous interroger sur le droit de propriété de documents qui faisaient partie du patrimoine d’une nation.

On connaît tous la pierre de Rosette qui fut découverte dans le village de Rachïd (Rosette), en 1799 pendant la campagne d'Égypte de Napoléon Bonaparte. Un document important qui a permis le déchiffrement de l’écriture égyptienne par Jean-François Champollion une vingtaine d’années plus tard. Or cette stèle est exposée au British Museum depuis plus de 200 ans. Récemment, le chef du Conseil suprême des antiquités égyptiennes, M. Hawass, a réclamé sa restitution : « Elle appartient à l’Égypte, elle devrait y revenir […] Nous vous l’avons offerte comme un don de courte durée, nous devons récupérer notre don ». Il semble que le British Museum ne consentirait qu’à étudier une demande de prêt seulement et non disposé à remettre à l’Égypte cet élément du patrimoine égyptien, et bien d’autres!

Autre exemple. En 1945, un soldat américain, John Pistone, a trouvé dans une résidence d’Adolf Hitler (Berghof dans les Alpes bavaroises) un album de photos de toiles sélectionnées par le dictateur nazi pour son projet de Führermuseum à Linz (Autriche). Toujours vivant, cet ancien combattant avait conservé ce document chez lui, en Ohio. Des recherches sur Internet d’un ami de M. Pistone ont permis de découvrir qu’une fondation texane pour la protection de l’art avait récemment participé à la restitution de deux autres albums appartenant à une série sur des œuvres d’art volées par les nazis à des juifs. Il semble que l’album « emprunté » par l’ex-militaire américain ferait partie de la même série. Son « emprunteur » a promis de le restituer officiellement à l’Allemagne. Une histoire qui a une fin plus respectueuse des sources documentaires que la précédente.

Michel Roberge

196 – L’avenir anticipé du papier électronique

Dans l’édition du 12 au 18 décembre 2009 du journal Les Affaires (page 11), on peut lire, sous la plume d’Alain McKenna que d’ici 10 ans, le « papier électronique connaîtra un essor fulgurant ». Selon des études de NPD Group, près de 2 milliards « d’appareils utilisant le papier électronique comme support d’affichage » seraient alors utilisés. Des plus, cette technologie de consultation de l’information prend toutes sortes de formes : de tablettes de lecture en passant par les cadres photo numériques utilisant le papier électronique jusqu’aux feuilles souples de silicone « pouvant avoir plusieurs formats et affichant du contenu numérisé en minimisant la consommation d’énergie », la nouvelle révolution en matière de papier électronique.

Si ces prédictions se réalisent, il sera intéressant de voir comment cette technologie pourra s’intégrer ou non aux systèmes de gestion documentaire des organisations. Il m’arrive parfois à considérer cette technologie comme étant un peu primaire. À l’image des microsillons et des cédéroms de musique en voie de disparition avec l'arrivée des iPod et des téléphones intelligents! Une tout autre technologie encore plus conviviale risque d’émerger et peut-être même de nous surprendre.

Michel Roberge

195 – Mettre fin au mythe qu’archivage électronique = gestion des documents

Le stockage sans élimination des fichiers informatiques, incluant les courriels, est une pratique courante dans les organisations. Le coût décroissant des supports technologiques incite à perpétuer des pratiques de non-gestion des documents électroniques. Plutôt que de supprimer des unités documentaires ayant perdu leur valeur administrative, financière ou juridique et n’ayant aucune valeur archivistique, historique ou patrimoniale, on choisit de les extraire et de les stocker sur des supports dit « d’archivage » : rubans, cédéroms, dévédés… Ce choix est compréhensible pour les milliers, les centaines de milliers, voire les millions et les centaines de millions de fichiers accumulées au cours des ans, identifiés et sauvegardés dans des structures de répertoires sans normes de dénomination. Essayez donc d’appliquer des règles de conservation sur des volumes pharaonesques de documents aux multiples copies et versions! Et en les mettant sur ces voies d’évitement, il y a fort à parier que jamais on osera intervenir dans le futur pour les détruire au risque de conserver de l’information qui aurait eu avantage de disparaître en toute légalité. Les unités de lecture risquant de devenir obsolètes, on y perdra peut-être des documents importants.

Il faut renverser la vapeur aujourd’hui pour demain. Il faut adopter une démarche véritable de gestion des documents technologiques, en lien ou non avec la portion en format papier des dossiers qu’ils complètent. Le mot « gestion » doit avoir un sens : « gérer » des documents et des dossiers consiste à les enregistrer dans une mémoire organisationnelle en en normalisant l’identification, la classification, les relations physiques ou virtuelles afin de pouvoir les repérer, les consulter, les utiliser et d’en gérer le cycle de vie. Et ce, au moyen des outils de gestion documentaire et des processus organisationnels efficaces et efficients. De sorte que lorsque la vie utile des dossiers est terminée, toutes leurs composantes en format papier et technologiques puissent être éliminées ou véritablement archivées à partir de quelques clics.

C’est la raison d’être même de la mise en place d’un véritable système de Gestion intégrée des documents (GID) dans une organisation, quelle que soit sa taille : la solution étant proportionnelle au besoin.

Michel Roberge

194 – Paroles d'un sage

« Une abondance de connaissances ne rend pas l’homme plus sage pour autant. » (Héraclite d'Éphèse, philosophe grec, 540-480 AD)

Michel Roberge

193 - Un projet de loi antipourriels au Canada

C’est le 24 avril 2009 que le ministre de l’Industrie du Canada, l’honorable Tony Clement, a présenté à la Chambre des communes le projet de loi C-27 : Loi sur la protection du commerce électronique (LPCE). Celle-ci vient d’être adoptée en 3e lecture par les députés et envoyée au Sénat pour approbation Il s’agit, en fait, d’une loi « visant à promouvoir l’efficacité et la capacité d’adaptation de l’économie canadienne par la réglementation de certaines pratiques qui découragent l’exercice des activités commerciales par voie électronique et modifiant la Loi sur le Conseil de la radiodiffusion et des télécommunications canadiennes, la Loi sur la concurrence, la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques et la Loi sur les télécommunications ». Elle est « l’aboutissement d’un processus amorcé par le Plan d’action anti-pourriel pour le Canada qui a été lancé par le gouvernement du Canada en 2004 et qui a créé, sous la présidence d’Industrie Canada, un groupe de travail du secteur privé chargé d’étudier la question des courriels commerciaux non sollicités ou pourriels » qui, à la fin de 2004, composaient près de 80% des courriels reçus.

La future LPCE a pour objectif de « promouvoir l’efficacité et la capacité d’adaptation de l’économie canadienne par la réglementation des pratiques commerciales qui découragent l’exercice des activités commerciales par voie électronique qui […] nuisent à l’accessibilité, à la fiabilité, à l’efficience et à l’utilisation optimale des moyens de communication électronique dans le cadre des activités commerciales; […] entraînent des coûts supplémentaires pour les entreprises et les consommateurs; […] compromettent la protection de la vie privée et la sécurité des renseignements confidentiels; […] minent la confiance des Canadiens quant à l’utilisation des moyens de communication électronique pour l’exercice de leurs activités commerciales au Canada et à l’étranger. » Elle « lie toute personne morale, qu’elle soit constituée sous un régime fédéral ou provincial […] mais ne s’applique pas aux radiodiffuseurs ».

Par exemple, le projet de loi « désigne le pourriel, soit l’envoi de messages électroniques commerciaux non sollicités, comme une infraction. Il interdit d’envoyer un message électronique commercial, sauf si la personne à qui le message est envoyé a consenti expressément ou tacitement à le recevoir. Le message envoyé doit également respecter la forme prévue par règlement – et doit donc comporter les renseignements permettant d’identifier la personne qui l’a envoyé et celle au nom de laquelle il a été envoyé, ainsi que les renseignements permettant de communiquer facilement avec l’une ou l’autre de ces personnes ». Le tout sous peine de sanctions pécuniaires importantes : jusqu’à 1 M$ pour une personne et X M$ pour une entreprise et à son ou ses auteurs une peine maximale de 14 ans de prison. Des exceptions sont cependant prévues dans le cas de « messages échangés entre personnes ayant un lien personnel ou de parenté et tout message envoyé à une personne qui exerce une activité commerciale et qui constitue uniquement une demande de renseignements ou une autre demande portant sur cette activité ».

Il reste à voir comment cette loi sera appliquée et jusqu'à quel point elle aura des impacts positifs sur l'identification et la gestion des courriels importants d'une organisation.

Michel Roberge

192 - Un système de classement « aussi parfait qu’inédit »

« Fin du XVème, l'Italie est le champ d'opposition de la France, de l'Empire, et du Vatican. Florence est une carte maîtresse dans ce jeu politique. Les Médicis renversés, la jeune république est fragile et convoitée. En cette année 1498, la cité est secouée par des crimes odieux et sauvages, qui mettent à mal les autorités de la ville. La révolte gronde. Témoin d'un meurtre, Machiavel, alors jeune secrétaire de chancellerie et étudiant en philosophie, se lance dans l'enquête ».

Ainsi peur se résumer le polar de Raphaël Cardetti, Les larmes de Machiavel publié chez Belfond en 2003 (Pocket 12181). Aux pages 163 à 166, l’auteur nous y décrit un système de classement des archives de la Chancellerie imaginé par un certain Antonio qui n’a pas vraiment comme objectif de faciliter l’accès aux documents. Un des antagonistes du premier roman de ce spécialiste de la Renaissance italienne, à la recherche d’une preuve qui doit servir à l’enquête que mène Niccolò Machiavel, y est confronté. Jugez-en par vous-mêmes :

« Lorsque ser Antonio était entré en fonctions, près de vingt ans auparavant, les actes notariés étaient empilés dans le grenier, à la merci des rats et du ruissellement des eaux de pluie. Convaincu que la force d'un État se mesurait au soin que mettaient en œuvre ses représentants pour en conserver la mémoire, le chancelier était ulcéré parce terrible gâchis. Pris d'une incontrôlable frénésie, il avait un jour décidé d'inventer un système de rangement aussi parfait qu'inédit.

Accaparé par cet objectif suprême, il consacrait tous ses efforts à perfectionner le classement des dossiers rassemblés dans son repaire. […]

Sa quête obsessionnelle continuait de lui valoir l'ironie de beaucoup. Il était pourtant convaincu que les railleurs du jour seraient les zélateurs du lendemain. Grâce à lui allaient naître de nouvelles perspectives. Les chanceliers des plus grandes cours européennes viendraient le consulter, pour à leur tour transformer leurs archives en véritables œuvres d'art.

Devenir le maître incontesté de l'intelligence archivistique, tel était le glorieux destin auquel ser Antonio se savait promis.

Il pouvait rester des heures à contempler son trésor administratif, à la recherche du moindre document déplacé ou simplement posé de travers. En conséquence, de peur que son bel ordre ne soit dérangé par des mains maladroites ou simplement indignes de toucher des notes si magistralement classées, il n'autorisait personne à pénétrer dans son sanctuaire.

Située au premier étage de l'aile ouest du Palazzo Comunale, la pièce était en permanence surveillée par deux gardes armés. La clé qui ouvrait la porte était nouée au cou du chancelier par une fine cordelette de soie rouge. […]

Dans le silence le plus complet, Marco se glissa à l'intérieur. Ses yeux s'habituèrent peu à peu à l'obscurité de la pièce. Comme il s'y attendait, les murs étaient couverts d'actes notariés, tous parfaitement alignés. […]

Si l'obsession du chancelier pour le rangement était aussi absolue qu'on l'affirmait, un des pans de la bibliothèque devait théoriquement rassembler les actes enregistrés au cours du mois de janvier
1498.

Il s'approcha du rayonnage le plus proche et en tira un feuillet au hasard. La date de décembre 1497 était inscrite sur la première page. Très excité par cette découverte, il fit glisser sa main et s'empara d'un nouveau parchemin, constatant avec stupéfaction qu'il remontait au mois de mars 1491.

Il empoigna une liasse de feuillets et les étala […]. Rédigés entre 1485 et 1498, sans continuité chronologique, ils étaient presque illisibles, tant l’encre utilisée par le clerc était passée. Ceux de l'étagère voisine avaient en commun la même calligraphie élégante et souple. La section suivante se distinguait par des traces de pliures infligées par des mains maladroites à la partie supérieure de chaque page.

Marco remit en place les dossiers d'un geste rageur. De toute évidence, ser Antonio était le seul à connaître la logique du fameux système dont il se vantait dans toute la ville. Il fallait un esprit aussi dérangé que le sien pour concevoir ces étranges appariements. »

Comme quoi les modes individuels de classement des documents qu’il faut remplacer, au cœur de système de gestion intégrée des documents (GID), par des schémas organisationnels de classification documentés ne datent pas d’hier. On a toujours associé et on associe encore « information/connaissances » (et accès à l’information et aux connaissances) et « pouvoir/décision/action ». D’où l’importance évidente pour une organisation publique ou un organisme du secteur privé de mettre en place des processus et des outils qui lui permettront de remplir efficacement sa mission et d’assurer sa pérennité.

Michel Roberge

191 – Réflexion personnelle

"Nous, intervenants en Gestion intégrée des documents (GID) en format papier et technologiques, sommes les artisans de la préservation et de l’exploitabilité de la mémoire organisationnelle. Mémoire sur laquelle s’appuient les décisions qui permettent de livrer des services et des produits de qualité aux citoyens, dans le cas des organismes publics, et aux clients, pour les organisations du secteur privé."

Michel Roberge