270 - Des documents d’archives en format papier

Lu dans Millenium 1 - Les hommes qui n’aimaient pas les femmes (Stieg Larsson), Paris, Acte Sud, 2006, pp. 151-152.

« […] Mikael [Blomkvist] porta les cartons dans la pièce de travail et commença à en parcourir le contenu. […] Vingt-six classeurs formaient la base de l’enquête policière sur la disparition de Harriet Vanger. […] En plus de l’enquête de police, il y avait des dossiers rassemblant des coupures de presse, des albums de photo, des plans, des objets souvenirs, des articles de journaux sur Hedestad et les entreprises Vanger, le journal intime de Harriet Vanger (relativement mince), des livres d’écoles, des certificats de santé, etc. Il y avait aussi une bonne quinzaine de volumes reliés. »

269 - La gestion des documents : une discipline des sciences de la gestion

Au cours des années 90, alors que j’étais responsable du Certificat en Gestion des documents administratifs et des archives (GDAA) à l’Université du Québec à Montréal (UQÀM), j’aurais souhaité transférer le programme de formation des futurs conseillers en gestion documentaire rattaché au département d’Histoire vers les Sciences de la gestion. Il n’en était pas question. Non pas que les étudiants étaient en désaccord, bien au contraire, mais parce que les historiens tenaient obstinément à conserver une clientèle qui permettait, entre autres, de justifier un certain nombre de postes de professeurs et de chargés de cours. L’équation Archives – Histoire prédominait sur la future réalité professionnelle de la majorité des étudiants.

20 ans plus tard, ce billet du collègue québécois Daniel Ducharme intitulé « Peut-on gérer les documents sans faire appel au management? » me conforte dans mes convictions :

« Outre la gestion des services de gestion des documents qui nécessite de solides connaissances en management et en gestion du personnel, plusieurs fonctions archivistiques exigent des connaissances spécifiques en management. L’analyse de besoins, par exemple, doit compter sur la gestion par conformité (compliance management) et sur la gestion de risques (risks management). Et que dire de l’analyse structuro-fonctionnelle qui emprunte à la théorie des organisations? Elle est pratiquement indispensable à la compréhension des organisations. Une fois les outils de gestion élaborés, la mise en œuvre d’un système de gestion des documents numériques dans une organisation doit composer avec la gestion du changement, pratique importante pour la rencontre des objectifs initiaux. Par ailleurs, tout système de gestion des documents ne prend-il pas la forme d’une gestion de projet? Et je ne parle pas de la gestion des connaissances (knowledge management) qu’on ne peut isoler de la gestion des documents ».

Cependant, quoiqu’en dise le collègue Ducharme, cette nécessité n’est pas apparue avec la gestion des documents technologiques. Elle était tout aussi présente il y a une trentaine d’années. En tant que praticien du métier, j’ai toujours fortement senti les carences en sciences de la gestion dans ma formation. D’ailleurs, il se fait bien des affirmations à la suite de l’avènement de la gestion des documents électroniques comme pour se justifier de ne pas avoir su détecter, au bon moment, les meilleures pratiques à suivre.

Alors, à quand des études de premier cycle (bacc. 3 ans) en Gestion intégrée des documents (GID) dans un département des Sciences de la gestion ou des Sciences administratives d’une université québécoise?

Michel Roberge

268 - Plus ça change, plus c’est pareil!

Lu dans La mort entre autres (Philip Kerr, page 365) :

« Une demi-heure s’écoula et, désœuvré, je décidai de fouiner dans le classeur à dossiers […] Les dossiers étaient très méticuleusement tenus, rangés par ordre alphabétique ».



Ce qui n’est pas sans me rappeler une scène du film Erin Brokovich de Steven Soderbergh que j’ai revu dernièrement :

« Ici, c’qu’on fait, c’est qu’on classe tous les dossiers. Tous jusqu’au dernier. Comme ça, on peut les retrouver immédiatement et en connaître le contenu. Et s’ils ne sont pas ici, ils sont dans un bureau quelconque. Tout ce qui est dans ce classeur est toujours par ordre alphabétique ».

Le classement alphabétique, une véritable panacée, même pour les romanciers et les cinéastes!

Michel Roberge

267 - Les origines de la GID

Dans le cadre du Symposium sur la GÉD organisé à Québec par le Centre de recherche en informatique de Montréal (CRIM), je présentais, entre autres, un bref historique relatant les origines de la Gestion intégrée des documents (GID) en format papier et technologiques. J'ai alors proposé le graphique suivant qui situe, au cours des cinq dernières décennies, l'évolution des concepts et des technologies :



Michel Roberge

266 - Quand les cadres sont dépassés par la quantité d’information qu’ils traitent

Lu sur Le carnet techno de Bruno Guglielminetti le 3 mai 2010, référencé par un collègue de travail, Martin Pelletier :

« Selon un sondage réalisé par Léger Marketing pour le compte de SAS Canada, 96 % des cadres affirment qu’il est important d’avoir accès à de l’information afin de prendre de meilleures décisions d’affaires, mais la moitié d’entres eux (47 %) disent que la quantité d’information qu’ils doivent traiter au quotidien les dépasse.

Le sondage soulève également les problèmes concernant l’exactitude des données, la rapidité de leur diffusion et la facilité à les comprendre. Plus de 29 % des répondants déclarent que l’information est parfois, rarement ou jamais facile à comprendre, 27 % ont affirmé la même chose à propos de son exactitude et près de la moitié (44 %) ont soulevé le même problème concernant la rapidité de sa diffusion. »

N'y a-t-il pas une meilleure justification pour la conception, le développement, le déploiement, l’évaluation et la maintenance d’un système efficace de gestion des documents, quels que soient les supports sur lesquels l’information est consignée?

Michel Roberge.

265 – Une révolution qui ne révolutionne rien

Récemment, j’assistais à la présentation d’une application logicielle dite de gestion documentaire, ou de Gestion électronique des documents (GÉD) ou de Gestion intégrée des documents (GID). Selon la personne qui en faisait la démonstration, c’était du pareil au même! Vous savez, ce genre de solution qui fait tout, y compris le café. La personne qui en faisait la présentation bien en verve ne tarissait pas d’éloge de la réalisation de son entreprise, allant même jusqu’à la qualifier de « révolutionnaire ». Et ce, bien qu’elle reprend et regroupe des fonctionnalités déjà existantes dans des produits concurrents offerts sur le marché depuis quelques années.

Encore faut-il préciser quel sens on veut bien accorder à l’adjectif issu du mot « révolution » : mouvement orbital qui consiste à tourner en rond, changement brusque et violent par rapport à une situation existante ou agitation soudaine et passagère? Mon vécu professionnel en gestion des documents administratifs depuis 1975 m’incite à ne jamais inclure dans mon vocabulaire pédagogique toute incitation à la pensée magique selon laquelle la solution technologique miraculeuse est la panacée. Combien d’organisations ont été déçues par des promesses de charlatans inexpérimentés et ne croient plus aux avantages d’un système de gestion documentaire efficace et à sa pérennité!

Cette attitude d’arriviste non spécialiste qui s’emploie à jeter de la poudre aux yeux de ses interlocuteurs m’a aussi rappelé cette autre réflexion de Jean-Claude Carrière (N’espérez pas vous débarrasser des livres, page 47 – définitivement un ouvrage qui alimente l’intellect) ne peut mieux décrire cette situation qui faisait bien sourire des gens dans l’assistance :

« …chaque fois qu’une nouvelle technique apparaît, elle veut faire la démonstration qu’elle dérogera aux règles et contraintes qui ont présidé à la naissance de toute autre invention dans le passé. Elle se veut fière et unique. Comme si la nouvelle technique charriait avec elle, automatiquement, une aptitude naturelle pour ses nouveaux utilisateurs à faire l’économie de tout apprentissage. Comme si elle apportait d’elle-même un nouveau talent. Comme si elle s’apprêtait à balayer tout ce qui l’a précédée, faisant du même coup des analphabètes retardataires de tous ceux qui oseraient la refuser. »

Michel Roberge

264 - De la fragilité de notre mémoire consignée sur un support

Le 5 mai 2010, mon ordinateur a rendu l’âme. Le jour même où je prononçais une conférence sur la Gestion intégrée des documents (GID) en format papier et technologiques dans le cadre du Symposium sur la GÉD organisé à Québec par le Centre de recherche en informatique de Montréal (CRIM). Ce qui explique la pause dans la publication de mes billets sur la gestion portée par un support. Il a fallu réinstaller sur un nouveau disque tous les logiciels que j’utilise couramment. Comme j’étais à l’extérieur du bureau le vendredi 7 mai, il m’est revenu à la mémoire, pendant que je roulais sur l’autoroute, cette interrogation fort à propos de Jean-Claude Carrière dans un ouvrage dont je vous ai déjà parlé, N’espérez pas vous débarrasser des livres (page 43) :

« Peut-être serait-il intéressant en effet de nous placer dans une situation dramatique classique : le monde est menacé et nous devons sauver certains objets de culture pour les placer en un lieu sûr. La civilisation est menacée, par exemple, par une gigantesque catastrophe climatique. Il faut faire vite. Nous ne pouvons pas tout protéger, tout emporter. Que choisirions-nous? Quel support? »

Et vous, que choisiriez-vous? Support technologique ou papier (si l’information à préserver y est encore consignée)?

Quand on pense qu'en 2008, la Ville de Québec a, entre autres, placé dans un coffre scellé sous le monument Champlain, près du Château Frontenac un exemplaire sur dévédé du magnifique film de Jean-Claude Labrecque, Infiniment Québec, en legs aux générations futures, à ouvrir à l’occasion du 500e anniversaire de la capitale nationale du Québec. Mais dans 100 ans, au rythme où évoluent les technologies, qu’est-ce qu’on pourra bien faire avec un dévédé?

Comme quoi, les technologies de l’information, si puissantes et si incontournables soient-elles, fragilisent la pérennité de nos connaissances, notre patrimoine et même notre quotidien! Sans ordinateur fonctionnel, on se sent démuni.

Michel Roberge

263 – L’ordre de classement des documents technologiques

L’article 16 de la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels (Québec, 1982) stipule qu’un « organisme public doit classer ses documents de manière à en permettre le repérage. Il doit [une obligation] établir et tenir à jour une liste de classement indiquant l'ordre selon lequel les documents sont [une affirmation] classés. Elle doit être suffisamment précise pour faciliter l'exercice du droit d'accès ». De plus, depuis 2006, « pour [les ministères et les organismes du gouvernement du Québec], le plan de classification de ses documents tient lieu de liste de classement ».

Ce texte laisse sous entendre que les documents doivent être classés selon l'ordre suggéré par le plan de classification. Or, en 2010, les moyens technologiques maintenant disponibles n’exigent plus, dans le cas des fichiers informatiques et des courriels, que ces documents soient ainsi classés (rangés, sauvegardés, stockés) pour en faciliter le repérage. La contrainte de l’arborescence de répertoire calquée sur cette composante de gestion documentaire peut effectivement tomber et la liste de classement dont il est question dans la loi n’indique plus nécessairement l’ordre selon lequel les documents sont classés, si ce n’est pour les documents en format papier.

Il faudrait donc nuancer afin de ne pas influencer les pratiques de gestion documentaires en se confortant sur des façons de faire d’une époque de plus en plus révolue.

D’ailleurs, j’aimerais bien savoir combien de ministères et d’organismes gouvernementaux classent effectivement leurs documents sur la base du plan de classification qu’ils diffusent sur leur site Web. Dans le fond, cet article de loi n’est-il qu’un vœu pieux?

Michel Roberge