433 - Une bibliothèque dans le creux de sa main

Vu sur le blogue de Bibliomancienne : une application gratuite disponible à partir d’Apple Store pour iPhone ou iPod Touch qui permet de consulter le catalogue et utiliser les services de la bibliothèque publique d’Orange County (Californie) :



Michel Roberge

432 - Des archives à l’abandon

Lu dans Le jaguar sur les toits (polar de François Arango, Paris : Éditions Métaillé, 2011), page 26 :

« À cette heure de la nuit, les couloirs de l’Institut national d’anthropologie et d’histoire étaient déserts. Seule une lueur verte projetait au bout d’un corridor des ombres difformes sur les murs du deuxième étage. Une clarté falote, échappée de l’immense bibliothèque du sanctuaire.

Mis bout à bout, on comptait là des kilomètres de rayonnages. Une collection de traités de tous âges, qui donnaient l’impression de pouvoir tomber en poussière au premier éternuement. Depuis des années, le responsable du département Histoire réclamait à cor et à cri un restaurateur supplémentaire ; un jour ou l’autre, les trois quarts des collections ne seraient plus bons qu’à allumer un feu de cheminée, et encore. »

Michel Roberge

431 - Quand la pierre laisse plus de traces qu’Internet

Lundi 23 mai dernier, Journée des Patriotes au Québec : à cette occasion Marie D. Martel, bibliomancienne, s’est lancée à la recherche, avec sa famille, des traces documentaires de ceux et de celles qui se sont soulevés en 1837-1839 contre l’autorité britannique en sol québécois et qui y ont laissé leur vie. Elle nous démontre dans un très intéressant billet publié sur son blogue que même de nos jours, la pierre est un support d’information qui a laissé plus de traces que l’on peut en retrouver sur nos supports technologiques.

Je vous laisse découvrir son parcours.

Michel Roberge

430 - Un bel exemple de gaspillage de papier...

En 2011, l’élimination maximale du support papier pour stocker et partager de l’information est plus que jamais devenue un impératif. Sauf probablement à la société québécoise productrice et distributrice d’électricité. Et j’ai nommé Hydro-Québec.

En effet, dans le journal Le Soleil de Québec du 21 mai, on peut lire cet entrefilet : « Le président-directeur général d’Hydro-Québec, Thierry Vandal, a fait parvenir aux élus québécois 28 cartables [reliures à anneaux] contenant la liste des contrats et des contrats-cadres octroyés par Hydro-Québec et la Société d’énergie de la Baie-James du 1er janvier 2000 au 31 août 2010. Ils contiennent 38 000 pages de documents. » Soit plus de deux mètres linéaires de papier et de carton! L’équivalent d’une dizaine de boîtes pour l’entreposage de dossiers semi-actifs en format papier! Plus de deux tiroirs de classeur photocopié! Pour impressionner la galerie?

Les PDF, une technologie qui n’a pas encore franchi les portes du siège social de la société d’État qui se dit verte? Et les élus dont il est question dans cette nouvelle, il faut espérer que chacun d’entre eux (ils sont 125) n’a pas reçu une livraison individuelle! Parce que si c’était effectivement le cas, il y a de quoi crier au scandale et au gaspillage de fonds publics, c'est-à-dire de nos impôts. Une seule livraison est d’ailleurs déjà de trop.

À quand une Assemblée nationale du Québec « sans papier »?

Michel Roberge

429 - Microfilm – OSS 117 : Rio ne répond plus!

L’agent OSS 117 se lance sur les traces d'un microfilm compromettant pour l'État français. Le plus célèbre agent secret de l’Hexagone, Hubert Bonisseur de la Bath, doit « faire équipe avec la plus séduisante des lieutenants-colonels du Mossad pour capturer un nazi maître chanteur. Des plages ensoleillées de Rio aux luxuriantes forêts amazoniennes, des plus profondes grottes secrètes au sommet du Christ du Corcovado », une aventure burlesque en quête d’informations stratégiques consignées sur microforme. Avec en prime des références au Dictateur de Chaplin et à plusieurs films de Buster Keaton particulièrement pour la composition du personnage de Von Zimmel.

Michel Roberge

428 - Vive le patrimoine : les archives

En cette journée mondiale des musées, pour en savoir un peu plus sur les Archives nationales de France, l'École nationale des Chartes, les Archives de la préfecture de police de Paris et celles du Ministère de la Défense – Service historique de la Défense.

Qui a dit que le mot "Archives" n'était pas d'abord synonyme de "patrimoine"?

Michel Roberge

Hors série - J'en appelle à votre appui

Robert Garon, ex-Conservateur des Archives nationales du Québec (ANQ), lutte courageusement depuis plusieurs mois contre un cancer complexe. Par solidarité pour celui à qui le Québec doit entre autres sa Loi sur les archives (1983) et le transfert et la construction du Centre régional d’archives de Montréal, j’ai décidé de relever le Défi des têtes rasées 2011.

Personnellement, Robert Garon m’a enseigné (et à un certain nombre d’entre nous) les rudiments du métier que je pratique depuis 35 ans. Il a été mon patron aux ANQ où il m’a toujours offert les moyens d’innover dans nos pratiques de gestion documentaire et m’a encouragé à enseigner les fondements de la gestion des documents administratifs à l’UQAM. Au cours des dernières années, il fut un lecteur attentif et un correcteur de mes principales publications professionnelles.

Je sollicite votre appui financier à Leucan, vous qui avez été ou êtes un ou une collègue de travail ou de métier ou qui êtes sensibles à toutes les personnes et plus particulièrement à tous les enfants atteints par cette sale maladie et aux impacts sur leurs familles et leurs entourages.

Vous pouvez faire votre don par Internet sur le site sécurisé de Leucan à l’adresse suivante : http://www.tetesrasees.com/Participant.aspx?id=22568.

En dépassant l’objectif de 5000 $ que je nous ai donné, nous démontrerons ensemble notre solidarité envers Robert Garon et nous contribuerons à financer les services offerts par Leucan auprès des personnes éprouvées. Ne lâche pas Robert, on est tous et toutes derrière toi!


P.-S. : À Québec, ma tête sera rasée entre midi et midi 15 le dimanche 12 juin à l’édifice Cominar (455, rue du Marais) près du Réno-Dépôt (au sud de l’autoroute Félix-Leclerc). Vous êtes les bienvenus pour m’encourager ainsi que tous les autres participants.

427 - Bureau d’une archiviste en Russie

Dans la série Bureaux des fonctionnaires dans le monde, le photographe Jan Banning qui a voyagé dans le monde entier nous fait découvrir le quotidien de ces personnes qui travaillent pour leur pays. Parmi celles-ci, il nous présente Anna Mikhaïlovna Ivanova, archiviste de l’État dans la ville sibérienne de Tomsk qui « ne révèle pas son salaire (information secrète) mais [qui] précise qu’un tel travail est payé en moyenne 170 $ par mois. »

Michel Roberge

426 - Gare aux archives numériques !

J’attire votre attention sur ce billet de Laurence Neuer sur le site Les Échos qui soulève des questions fort intéressantes sur la destruction et la non-destruction de documents, particulièrement de documents technologiques : « Que faut-il garder parmi les milliards de données stockées sur les serveurs, dans les messageries et les postes informatiques des salariés ? » [..] « Les occasions d'avoir à se justifier ne cessent de se multiplier. Soupçons de falsification, de détournement, d'entente frauduleuse, dénonciations : les enquêtes judiciaires ou administratives sont nombreuses et comportent des risques pour l'entreprise », tant pour se défendre que pour se protéger.

L’auteur met en évidence la situation problématique suivante : « Une entreprise de travaux publics est soupçonnée de corruption. Ses dirigeants reçoivent la visite surprise d'agents de la police judiciaire chargés de l'enquête pénale. S'ensuivent une perquisition et la saisie de supports informatiques dans ses murs. Au détour d'une pièce jointe dans un e-mail, un enquêteur épingle un élément laissant présumer une fraude fiscale. […] L'entreprise avait sous-estimé les effets délétères de sa mémoire numérique face aux pouvoirs d'enquête très étendus des services de police. Il a suffi de quelques clics pour que son réflexe de « conservation » devienne le pire des mouchards ».

Comme je l'ai déjà écrit en 2009 dans mon livre sur La gestion intégrée des documents (GID) : les documents technologiques s'incrustent dans les organisations.

L’article souligne également l’importance d’ « attribuer des durées de vie aux documents » de sorte que « cet archivage légal ou à valeur probatoire permet non seulement de montrer patte blanche en cas de contrôle, mais aussi de se défendre dans une instance ». L’auteur termine en démontrant l’importance pour les entreprises de répartir les documents d’entreprise en catégories et de se doter de « véritables politiques d’archivage ».

Des recommandations de gestion de risques que tout expert en gouvernance documentaire est en mesure de formuler et d’en appuyer la mise en application.

Michel Roberge

425 – Vous souvenez-vous de l’homme transparent?

« Il se passe des choses étranges dans le bureau de Wiltron, archiviste du Ministère de la Défense. Les portes et les classeurs s'ouvrent tout seuls, de mystérieux bruits de pas résonnent dans le couloir, puis Wilton est assommé par un coup qui semblent [sic] être venu de nulle part. Steed et Emma rendent visite au Ministère à Sir Andrew Ford qui leur apprend qu'un dossier a disparu du bureau de Wilton et qu'un autre dossier a été volé dans son propre bureau par un mystérieux visiteur, apparemment invisible. Les deux dossiers concernaient Quilby, un inventeur qui envoyait depuis des années au Ministère des idées jugées inutilisables. Steed se rend chez Quilby. »

Résumé de l’épisode 109 de la télésérie Chapeau melon et bottes de cuir diffusé en 1967 dont voici un extrait :



Michel Roberge

424 - La gouvernance documentaire serait-elle en panne ?

Un autre sondage réalisé la compagnie RICOH auprès de dirigeants d’organismes publics (services publics) et d’organisations du secteur privé illustrent-elles une réalité souvent masquée par une apparence de contrôle effectif des ressources documentaires? Un billet publié sur le site d'information pour les décideurs et les utilisateurs professionnels IT en France, ZDNet.fr, soulève la question de la gouvernance documentaire, la manière et les moyens mis en œuvre pour gérer les documents.

L’auteur, Frédéric Bergonzoli rappelle que le « patrimoine informationnel de l’entreprise devient une composante hautement stratégique, mais le management du système documentaire est laissé pour compte » selon une enquête pendant l’été 2009 et dont on peut consulter les résultats dans un livre blanc est disponible sur www.ricoh.fr/research :

75% des cadres supérieurs « reconnaissent les avantages d’une stratégie de gestion documentaire mais aucun d’entre eux ne l’ont mise en place au sein de leur entreprise. Ils sont toutefois conscients de l’impact de l’absence de gestion des coûts sur les résultats de leur entreprise ».

Les « procédures de gestion documentaire mises en place sont peu suivies, car leur responsabilité est souvent fragmentée et décentralisée. Plusieurs personnes ont souvent en charge la gestion documentaire au sein de leur entreprise, mais leur périmètre d’action réel reste flou ».

Il « suffirait que les dirigeants des organisations s’éloignent d’un modèle de gestion documentaire conventionnel et à court terme pour aborder une gestion globale et à long terme répondant aux besoins réels de leur entreprise. Elle permettrait de simplifier les procédures et d’offrir des avantages à long terme tels que la réduction des coûts et de l’empreinte écologique, l’amélioration de la sécurité et une meilleure utilisation des ressources ».

Et l’auteur du billet de conclure de la nécessaire émergence « dans les entreprises la fonction de D&IM (Document & Information Manager) », Documestre™ comme j’aime bien nommer cette responsabilité pour assurer la cohérence des actions.

Michel Roberge

Le schéma de classification hiérarchique des documents administratifs... maintenant disponible

Cet ouvrage unique qui vient compléter celui qui porte sur La gestion intégrée des documents (GID) en format papier et technologiques est maintenant imprimé. Il compte 500 pages et plus de 350 illustrations, graphiques, tableaux et exemples de formulaires pour la conception, le développement, le déploiement et la maintenance d'un schéma de classification, la pierre d'assise d'un système fonctionnel de GID.

Vous pouvez commander maintenant votre exemplaire.

Michel Roberge

423 - Gouvernance documentaire : portrait dans les entreprises françaises

Selon une enquête réalisée en janvier/février dernier par SerdaLAB, laboratoire de veille, d’études et de prospective du groupe français Serda-Archimag, et dont les résultats ont été présentés à Documation 2011, à peine 44 % des 250 entreprises (1/3 PME et 2/3 grandes entreprises) sondées « s’accordent à définir la gouvernance documentaire [la stratégie et l’organisation définies afin de gérer, sécuriser, partager, conserver, valoriser et maîtriser l’information et la connaissance, afin d’améliorer l’efficacité d’une organisation] comme une stratégie d’entreprise pour faire face aux enjeux en termes d’informations ».

Les deux principales problématiques soulevées par les entreprises : le flot croissant d’informations (70 %) et la multiplicité des sources d’information (64 %), la conformité aux exigences réglementaires (20 %), la perte d’informations et de documents (19 %) et les risques de fuites externes d’informations stratégiques (15 %).

Les principales attentes soulignées par les entreprises : le gain en efficacité (72 %), la manière de gérer les droits d’accès et la mise à disposition des bonnes informations aux personnes concernées (65 %), le gain en traçabilité et sécurité des informations importantes (28 %).

La réalité dans les entreprises : 10 % des entreprises appliquent une politique de gouvernance documentaire globale, 53 % n’ont pas de gouvernance documentaire, 36 % appliquent une politique de gouvernance documentaire partielle et 21 % ont un projet prévu en 2011-2012.

Il sera intéressant de comparer avec la réalité au Québec.

Michel Roberge

422 - Microfilm - La valse du Gorille

Un film français d’espionnage de Bernard Borderie mettant en vedette un microfilm ainsi que Roger Hanin dans le rôle de Géo Paquet dit le Gorille et Charles Vanel dans celui de Berthomieu dit le Vieux :

« Durant une conférence en Allemagne, des agents internationaux se disputent une invention de grande valeur, avant que le Gorille ne prenne l'affaire en main.

Les agents russes, anglais, américains, français et allemands se disputent les documents où le professeur Keibl a consigné une invention dont il veut faire profiter toute l'humanité. Otto Lohn, chef du service des renseignements allemands, veut vendre l'invention au plus offrant. Il dérobe la serviette et la remplace par une serviette identique, qui est subtilisée à son tour et finit par tomber entre les mains des Français. L'agent américain, lui, parvient à photographier les vrais documents mais, démasqué, il est contraint d'abandonner le microfilm dans les toilettes d'une brasserie. Les Français, constatant qu'ils ont été bernés, font appel à Géo Paquet, dit le Gorille... »

À voir ou à revoir pour les nostalgique… du microfilm.

Michel Roberge

421 - La justification d'un système de GID

Un de mes amis m’a transmis, la semaine dernière, cette référence relative à la Vérification du Système global de gestion intégrée des documents – SGGID du ministère des Affaires indiennes et du Nord Canada (AINC)réalisée en décembre 2009. Dans cet audit, comme vous pourrez le constater, les moindres aspects relatifs aux composantes et aux processus de gestion documentaire sont scrutés à la loupe. Ce qui est surtout intéressant dans cet audit ce sont les arguments évoqués pour justifier l’existence d’un tel système dans une organisation :

« Le Système global de gestion intégrée des documents (SGGID) est un système de gestion des documents essentiel à la mission d'Affaires indiennes et du Nord Canada (AINC). Afin d'atteindre ses objectifs en matière de gestion de l'information, le Ministère doit utiliser le système uniformément, et l'information devrait être facilement conservée, sécurisée et accessible en faveur des activités opérationnelles et stratégiques. »

Le système devrait appuyer « efficacement les activités et les processus opérationnels de manière uniforme, et l'information [devrait être] générée, conservée et gérée conformément aux politiques et aux normes pertinentes. »

« La gestion de l'information est une composante essentielle de la gestion du savoir. Les systèmes de gestion du savoir devraient permettre d'accroître la productivité, d'améliorer la réceptivité et la compétence sur le plan organisationnel, et de stimuler et d'encourager l'innovation. Les principales préoccupations relatives à la gestion du savoir comprennent la perte de connaissances découlant de changements organisationnels et de départs à la retraite, l'obsolescence de la technologie, les changements de formats et des normes de conservation et d'extraction, et les changements de processus opérationnels. Ces facteurs mettent en lumière l'importance de la gestion du savoir et du SGGID comme solution de gestion de l'information […].

Michel Roberge