Vient de paraître : Les archives électroniques

Une publi­ca­tion de l’Association des archi­vis­tes fran­çais (AAF) dans la collection Les Petits guides des archi­ves : Lorène Béchard, Lourdes Fuentes Hashimoto et Édouard Vasseur. – Les archives électroniques

« Le déve­lop­pe­ment des tech­no­lo­gies numé­ri­ques dans les orga­ni­sa­tions conduit les pro­fes­sion­nels des archi­ves à repen­ser leurs métho­des de tra­vail. Les com­pé­ten­ces acqui­ses dans la ges­tion des archi­ves papier demeu­rent per­ti­nen­tes dans de nom­breux cas de figure mais peu­vent se décli­ner dif­fé­rem­ment dans la pra­ti­que. L’archi­vage de docu­ments et don­nées numé­ri­ques néces­site une adap­ta­tion des métho­des d’évaluation, de sélec­tion, de tri, de col­lecte, d’orga­ni­sa­tion, de des­crip­tion, de com­mu­ni­ca­tion et de conser­va­tion. De nou­vel­les com­pé­ten­ces sont également indis­pen­sa­bles, qu’elles soient tech­ni­ques ou qu’elles concer­nent la ges­tion de projet. Il est essen­tiel de bien évaluer les char­ges dans les dif­fé­rents pro­jets d’archi­vage électronique, voire le retour sur inves­tis­se­ment car, en dehors des contrain­tes juri­di­ques qui pèsent sur les orga­ni­sa­tions, les contrain­tes bud­gé­tai­res cons­ti­tuent un élément fon­da­men­tal pour cons­truire une poli­ti­que d’archi­vage effi­cace.

Ce guide a été conçu pour offrir aux pro­fes­sion­nels des archi­ves et à toute per­sonne enga­gée dans des pro­jets d’archi­vage électronique une appro­che métho­do­lo­gi­que, étape par étape : de l’iden­ti­fi­ca­tion des don­nées à archi­ver à la concep­tion des sys­tè­mes d’archi­vage électronique en pas­sant par l’accom­pa­gne­ment de pro­jets infor­ma­ti­ques du point de vue de la ges­tion du cycle de vie des don­nées et de leur archi­vage. L’objec­tif de ce guide est de four­nir des conseils pra­ti­ques qui peu­vent s’adap­ter à tous les contex­tes dans l’admi­nis­tra­tion et les entre­pri­ses pri­vées. Une biblio­gra­phie et un glos­saire com­plè­tent le propos prin­ci­pal.

Sommaire
Avant-propos
Introduction
Appréhender le péri­mè­tre de l’archi­vage électronique
Évaluer, sélec­tion­ner et orga­ni­ser la pro­duc­tion électronique
Mettre en place et exploi­ter un sys­tème d’archi­vage électronique (SAE)
Bibliographie
Glossaire

Les Petits guides des archi­ves est une collection diri­gée par le centre de for­ma­tion de l’Association des archi­vis­tes fran­çais (AAF). Faisant écho aux stages pro­po­sés par l’AAF, chaque guide a pour objec­tif, dans une appro­che aussi pra­ti­que que pos­si­ble de faire le point sur une ques­tion, une pro­cé­dure, un outil archi­vis­ti­que par­ti­cu­liers. »

Reproduit à partir du site Web de l’AAF.

943 – Un livre blanc sur la gouvernance de l’information avec l’infonuagique

Le 16 jan­vier 2014, les Commission Records Management/Gestion des docu­ments d’acti­vité - Groupe de tra­vail Gestion des docu­ments d’acti­vité électroniques et Commission Archives électroniques ont orga­nisé, une jour­née d’études inti­tu­lée « Quelle gou­ver­nance de l’Information avec le Cloud Computing ? ».

Cette journée avait comme objectif de poser les fon­da­men­taux sur le Cloud Computing et aler­ter sur les enjeux docu­men­tai­res et archi­vis­ti­ques dans un contexte d’évolution rapide des usages et des tech­no­lo­gies :

« Le Cloud nous ramène à l’impé­rieuse néces­sité de bien dif­fé­ren­cier le sto­ckage, de la sau­ve­garde et l’archi­vage. Nativement, les offres et ser­vi­ces Cloud de sto­ckage ne répon­dent pas à toutes les exi­gen­ces pro­pres à la ges­tion des docu­ments d’acti­vité et à l’archi­vage électronique d’où le tra­vail préa­la­ble sur la nature, le besoin de conser­va­tion, d’élimination, la tra­ça­bi­lité et la cri­ti­cité des don­nées et docu­ments. Si ter­ri­to­ria­lité, sécu­rité et confi­den­tia­lité sont sou­vent cités comme les freins majeurs à l’adop­tion du Cloud et concer­nent également la ges­tion des docu­ments d’acti­vité et l’archi­vage, qu’en est-il réel­le­ment pour nous pro­fes­sion­nels de l’infor­ma­tion ? »

Le livre blanc découlant de cette journée est maintenant disponible en ligne.

912 – L’archivage des documents technologiques des administrations publiques assuré par les Archives fédérales suisses

Un modèle national fort intéressant pour la conservation durable et sécuritaire des informations numériques des cantons, ces communes et autres institutions publiques : « Confier l’archivage numérique de ses données à la Confédération Berne » comme le propose ce communiqué publié sur le site des Archives fédérales suisses le 14 mai 2014 :

« Le Conseil fédéral a accordé aux Archives fédérales, par le biais d’un mandat de prestations, le droit de proposer l’archivage numérique de leurs données aux cantons, communes et institutions tierces. Ces administrations publiques peuvent ainsi éviter des frais de développement élevés tout en permettant une exploitation rentable des archives numériques.

Les Archives fédérales sont en mesure de garantir un archivage numérique durable et ultra-sécurisé des données. Pour qu'elles puissent proposer aux cantons, aux communes et à d'autres institutions investies d'une mission de service public de bénéficier de cet archivage numérique, le Conseil fédéral a approuvé le mandat de prestations correspondant. Il s'est fondé sur la loi sur l'archivage, laquelle oblige les Archives fédérales « à collaborer avec les autres services de la Confédération et les cantons » et leur permet de proposer diverses prestations de service à des institutions extérieures à la Confédération.

Sécuriser ses données dans les Archives fédérales numériques

La plupart des documents que reçoivent actuellement les Archives publiques suisses sont des documents numériques, ce qui constitue un défi car leur archivage est complexe et coûteux. Dans ce domaine, les prestations des Archivages fédérales vont de l'archivage numérique proprement dit aux formations à la gestion numérique des informations en passant par le conseil en conservation numérique. La sécurisation des données est multiple. Les partenaires restent propriétaires des données et sont les seuls à y avoir accès, de manière autonome.

Une solution gagnant-gagnant

La nouvelle offre de prestations de la Confédération permet aux administrations publiques de profiter du travail déjà effectué par les Archives fédérales et de ne pas avoir à procéder elles-mêmes à ces développements coûteux. En contrepartie, elles paient les frais du stockage des données ainsi qu'une participation aux coûts d'investissement et d'exploitation. »


Dans un contexte de rareté de ressources économiques et d’expertise, cette approche helvétique ne pourrait-elle pas être envisagée de ce côté-ci de l’Atlantique afin de rentabiliser les investissements technologiques publics et réaliser des économies d’échelle de grande envergure?

Michel Roberge

À lire cette semaine : Microfilm, contrôle des dossiers et valeur des archives dans un monde numérique

Microfilm Makes Me Sick! – Stacey Patton, chroniclevitae.com.
► La consultation des microfilms à l’ère des documents numériques.

Are you in control of your records? – Anne Picot, iso.org
► « Business information, once totally paper-based, is now distributed in millions of digital records and e-mails that make up an organization's data. Companies spend a tremendous amount of time and money managing business databases and other corporate records so they can control their activities, improve their operations and demonstrate compliance with the law. But what happens when documents are misfiled, databases damaged, or even worse, deleted? »

La valeur des archives en cette ère numérique – Nadia Seraiocco, Triplex : le blog techno de Radio-Canada
► « La numérisation est une solution, mais de toute évidence ce n’est pas encore la solution à tous les problèmes. »

Michel Roberge

817- Le choix de la NARA pour la conservation permanente des courriels

Sur le site Web de Thinking Records, on apprend que la US National Archives and Records Administration (NARA) envisage ne prendre en considération que les comptes de courriels du personnel « senior » en vue d’un éventuel versement aux archives pour une conservation permanente. Une approche nommée « Capstone » que l’organisation américaine explique ainsi :

 « ’’Capstone’’ is the term used for the apex stone on top of a pyramid.  The capstone is the only stone in a pyramid that looks out in all four directions.  On the US dollar bill the capstone of a pyramid is depicted as an all-seeing eye.

NARA are hoping that the e-mail accounts of senior managers act like the capstone of a pyramid.  They are working on the assumption that all major discussions and decisions in an organisation are filtered up through one or more members of senior management, and leave a trace in their e-mail accounts. »

Prenez le temps de prendre connaissance du billet de James Lappin qui situe cette approche dans un contexte plus global de gestion des documents technologiques provenant de diverses sources.

Face au volume sans cesse croissant des courriels qui entrent et qui sortent des organisations, comment s’assurer de conserver en permanence les messages les plus représentatifs des décisions qui ont été prises et des activités de mission et de gestion qui ont été réalisées ? Sinon en faisant des choix sur la base de critères de tri. Y aurait-il d’autres pistes ?

Michel Roberge

Info Flash - Archives et numérique : conserver un contenu n’est pas conserver une mémoire !

Lu sur le blogue de Martin GrandJean ce résumé d’une conférence prononcée par le directeur de la recherche à l’Université de Technologie de Compiègne, Bruno Bachimont,  dans le cadre du séminaire de recherche « Archives des Savoirs » de l’Université de Genève le 3 juin 2013 intitulée « Le temps du document : de l’événement archivé à la mémoire préservée » dont voici les grandes lignes :.

1. Du document au patrimoine : plusieurs relations à la mémoire et au passé

2. Modèle et travail de la mémoire : plusieurs conceptions de la mémoire

2.1 Approche événementielle

2.2 Approche philosophique

3. Le numérique : la réinvention des sources

4. La mémoire numérique : tensions entre conservation et gestion

Éléments de réflexion très intéressants.

Michel Roberge