329 - La GID et la gestion des versions de documents

Lorsqu’il est question de gestion documentaire, la question des versions de documents est immédiatement soulevée. Doit-on intégrer dans un système de gestion documentaire les différentes versions d’un même document? La raison d’être d’un tel système, donner accès aux personnes accréditées à toute l’information pertinente pour prendre la bonne décision et agir en conséquence nous fournit la réponse.



Versions antérieures et version officielle. Comme je l’ai expliqué dans mon dernier livre sur La gestion intégrée des documents (GID) en format papier et technologiques à la page 8.3 (voir graphique ci-dessus), la création, la validation de versions en versions d’un document se situe en amont du système de GID. Prenons par exemple un compte rendu de réunion du Conseil d’administration d’un organisme ou la production d’un rapport à la suite d’une étude commandée par la direction. C’est la version terminée et officielle qui est importante pour la gouvernance d’une organisation. C’est elle qui doit être enregistrée et associée au(x) dossier(s) qu’elle documente dans le système de GID. C’est elle qui sera repérable, consultable et utilisable lorsqu’on en aura besoin pour appuyer les prises de décision et les actions. Les versions préalables n’ont aucune valeur administrative puisqu’elles ne sont pas officielles. Elles peuvent être informatives sur le chemin qui a été parcouru jusqu’à la version terminée, mais sans plus. Elles n’auront évidemment aucune valeur historique, archivistique ou patrimoniale pour en justifier la conservation permanente dans les archives.


Versions subséquentes. Mais, dans certains cas (par exemple, un organigramme ou une procédure de travail), la version dite « finale » peut continuer à évoluer comme je l’ai illustré à la page 8.14 du même ouvrage (voir graphique ci-dessus). Elle peut être mise à jour et, encore une fois, c’est la version mise à jour qui sera utile. Selon les documents, la ou les versions antérieures n’auront plus d’utilité administrative alors que d’autres pourraient en avoir à des fins de rétrospective de gestion. Quant à savoir si la dernière mise à jour et les versions antérieures du document officiel doivent être versées dans les archives, c’est la règle de conservation adoptée et approuvée qui pourra le déterminer. C’est d’ailleurs pour cette raison qu’il existe un code de durée de conservation à l’état actif « 999 — jusqu’au remplacement par une nouvelle version » qui peut être utilisé dans la gestion du cycle de vie des documents des organismes publics québécois. Il va sans dire que cette notion associée à une « nouvelle version » ne concerne pas les versions antérieures à la version officielle dont il était question précédemment.

Michel Roberge