Pour celles et ceux qui découvrent le concept de Records Management, vous recommande de lire ou de relire deux articles bien documentés qui ont été diffusés en 1989 dans la revue Records Management Quarterly de l’ARMA par Luciana Duranti, Ph. D. sous le titre The Odyssey of Records Management. La première partie (From the the dawn of civilization to the fall of the Roman Empire) a été publiée dans le numéro de juillet (pp. 3-11) alors que la suite (From the Middle Ages to Modern Times) peut être consultée dans le numéro d’octobre (pp. 3-11).L’auteur y énonce, entre autres, que la profession de gardien des documents existe depuis que se sont constitués les premiers groupes sociaux qui ont senti le besoin de constituer et de protéger leur mémoire collective. Elle retrace ensuite l’évolution de la fonction « gestion des documents » et démontre que, peu importe l’époque, les bonnes pratiques sont demeurées les mêmes : recueillir et préserver l’information relative aux activités et aux transactions et consignée sur un support par les personnes qui l’ont créée. Les moyens ont évolué, mais les préoccupations ont toujours et sont toujours les mêmes. Elle rappelle aussi que les principes modernes du Records Management sont nés en Amérique, dans l’administration américaine, après la Deuxième Guerre mondiale pour se répandre ensuite dans tous les secteurs d’activités.
Évidemment, ce survol historique se termine à la fin des années 80. Les 30 dernières années qui ont suivi ont été celles qui ont le plus fait évoluer le métier et la manière de la pratiquer avec l’intégration des nouvelles technologies de l’information. Mais nous perpétuons les mêmes gestes que les gardiens des documents de l’Égypte ancienne : faire en sorte que les documents définitifs, terminés, officiels et utiles aux prises de décisions et aux actions soient identifiés, rangés, conservés, préservés, repérables, consultables et utilisables.
Comme quoi le plus vieux métier du monde n'est peut-être pas celui auquel vous avez pensé en vous précipitant pour lire ce billet!
Michel Roberge
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