Depuis quelques années, les organismes publics et les organisations du secteur privé de toutes tailles ont besoin de recourir à des ressources professionnelles qu’on pourrait qualifier de spécialistes en « génie documentaire » pour assurer la bonne gouvernance de leurs dossiers et de leurs documents. Dans tous les cas, la pratique démontre que la mise en place de systèmes de Gestion intégrée des documents (GID) devrait s'effectuer en deux étapes distinctes requérant deux types de spécialistes.Au cours de la phase de conception et de développement des outils de gestion documentaire, des super spécialistes en analyses des processus d’affaires, en architecture documentaire et en gestion du cycle de vie des documents sont requis, et ce, pour une période temporaire. De quelques semaines à quelques mois tout au plus. Ces intervenants de haut niveau, qu’ils soient consultants externes ou engagés comme employés surnuméraires pour une période limitée (quelques semaines, voire quelques mois), ont un rôle momentané, mais combien stratégique à jouer dans les organisations qui requièrent à leurs services.
En tant qu’intégrateurs-conseils, ils doivent donc posséder toutes les connaissances, le savoir-faire et le savoir être ainsi que toute l’expertise pour établir, en liaison constante avec les ressources humaines des organismes, les orientations, les politiques, les outils de travail, les normes, les procédures, les directives pour la gestion efficace et efficiente des documents tant en format papier et que technologiques. Ils doivent compter sur une formation universitaire très complète et de haut niveau, à la fine pointe des connaissances tant en management des organisations, en technologies de l’information et en gestion intégrée des documents. Ils doivent également posséder un bagage d’expériences variées sur le terrain. Autant d’exigences incontournables pour garantir le succès de tels projets.
Une fois cette étape franchie, la prise en main du système peut ensuite être assurée par un autre niveau de professionnels du métier présents en permanence ou sur demande pour faciliter le déploiement harmonieux et la maintenance du système. Ces « Documestres™ » organisationnels ou sectoriels devraient aussi être impliqués en cours de développement des outils de gestion documentaire (schéma de classification hiérarchique et règles de conservation) afin d’en maîtriser les principes directeurs et de mise en application. Avec un titre qui rehausse leur profil professionnel au sein de l’organisation, ils occupent un rôle capital : celui de former et de soutenir les ressources humaines de l’organisme dans l’instauration, secteur par secteur, du système de GID et d’en assurer la maintenance en le faisant évoluer dans le respect des principes directeurs sur lesquels il repose. Leur disponibilité, à temps complet lors de la phase intensive de mise en place des nouvelles pratiques et par la suite, en tâches partagées, est incontournable, particulièrement dans les moyennes et les grandes organisations pour en assurer la pérennité.
Leur formation professionnelle doit donc comprendre l’acquisition de l'éventail complet des connaissances, du savoir-faire et du savoir être en pédagogie pour l’apprentissage des nouvelles façons de faire, en gestion du changement, en communication, en relations humaines, en utilisation des technologies et évidemment en gestion des documents administratifs et des documents d’archives de conservation permanente.
Ces deux groupes d’intervenants se doivent d’être des champions reconnus et respectés dans leur domaine professionnel par leur niveau de formation, par le leadership qu’ils doivent assumer dans leurs organismes et par leur image de marque. En 2011, il me semble que les programmes de formation universitaire doivent contribuer à développer cette nouvelle classe de professionnels en management d’une des ressources organisationnelles indispensables : les documents et les dossiers qu’ils documentent.
Une réflexion à poursuivre dans un prochain billet.
Michel Roberge
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