Lu sur le blogue (traduction libre) de Fireproof Records Center à propos de la loi Sarbanes-Oxley :La loi Sarbanes-Oxley de 2002 (SOX) encadre non seulement le processus de conservation des dossiers au sein des entreprises publiques cotées à la bourse, mais aussi celui des tiers hébergeurs qui offrent des services d’entreposage des documents en format papier et technologiques. Comme on le sait, cette loi fut adoptée à la suite des scandales financiers chez Enron et WorldComm afin de protéger des actionnaires et le grand public contre des erreurs de comptabilité et des pratiques frauduleuses au sein d'une entreprise. Administrée par la Securities and Exchange Commission (SEC), elle vise à déterminer quels dossiers et quels documents doivent être conservés et pendant combien de temps.
Ainsi, le secteur de TI des entreprises doit s’assurer de la conservation et de la préservation des documents technologiques dans un contexte où la loi statue que tous les dossiers d’affaires, y compris les fichiers informatiques et les courriels, doivent être conservés sur une période minimale de cinq ans avec les coûts qui en découlent. Toutes les actions relatives à la destruction, à l’altération ou à la falsification des documents, leur durée de conservation et leur sort final ainsi que l’identification des types de dossiers et de documents (incluant les courriels) à conserver doivent faire l’objet d’une systématisation organisationnelle.
La conception, le développement, le déploiement et la maintenance d’un système de Gestion intégrée des documents (GID) en format papier et technologiques répondent aux exigences de cette loi dans les grandes entreprises privées qu’elle vise. En structurant l’information portée par tout type de support, en y associant des règles de gestion de son cycle de vie et en enregistrant son existence dans une véritable solution logiciel de gestion des documents, une organisation est en mesure d’assurer le plein contrôle sur ses documents et ses dossiers importants, préserver ses droits et ses obligations envers ses actionnaires, ses clients et ses fournisseurs.
Michel Roberge
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