851 - De l’archivage électronique à long terme à la gouvernance documentaire : une démarche porteuse d’avenir

Le concept de gouvernance documentaire prend de plus en plus racine dans les organisations qui souhaitent « rendre l'administration plus performante, faciliter le travail des collaborateurs, garantir la valeur légale des documents qui le nécessitent [et] répondre aux exigences légales. » À preuve cette démarche exemplaire, « fruit de la collaboration entre les Archives d’Etat de Genève et la Direction générale des systèmes informatiques de l'Etat ». Une vision plus managériale qu’archivistique de la gestion des documents d’activité en format technologique avec comme pierre d’assise une politique de gouvernance des documents électronique, un cadre général de gestion indispensable « avant de fournir des solutions et des réponses techniques ».

Je vous invite à consulter cet article qui présente la genèse et la mise en œuvre de ce projet publié sur le site Web de la RESSI (Revue électronique suisse de science de l’information) sous la plume d’Anouk Dunant Gonzenbach des Archives d’État de Genève, dont voici les grands thèmes :

1.   Les Archives d'Etat de Genève

2.   La problématique des archives nées numériques

3.   Le projet Gal@atae d'archivage à long terme des documents électroniques

4.   De l'archivage électronique à long terme à la gouvernance des documents

5.   La politique de gouvernance des documents électroniques

• Les objectifs
• Le cadre légal
• Le cadre normatif
• Le processus général

6.   Les clés d'une bonne gestion des documents électroniques

• Le calendrier de conservation
• Les métadonnées
• Les formats
• Le nommage des fichiers et des répertoires
• Le coffre-fort électronique
• Dématérialisation, chaîne de numérisation et mise en GED
• Analyse des risques liés au document électronique et à sa sécurité

7.   La question de la valeur probante des documents électroniques

8.   Communication liée au projet de gouvernance des documents électroniques

9.   La suite de nos travaux

À la lecture de ce texte, il est nettement évident que la gouvernance documentaire, une approche métier que j’ai intégré dans mes pratiques professionnelles et celles de mon équipe depuis 2011, a définitivement le vent dans les voiles. La nouvelle année s’annonce prometteuse pour les organisations qui placent les utilisateurs des documents au centre de leurs préoccupations d’efficacité et d’efficience et qui concentrent leurs investissements dans la formation, l’accompagnement et le soutien de ceux et celles qui en sont les principaux acteurs. Et ce en priorité sur les solutions technologiques et techniques.

Michel Roberge