J’aimerais bien qu’on explique en quoi je fais acte d’apostasie
en employant un langage que mes interlocuteurs comprennent. Que la préservation
des archives est la conséquence d’une gestion adéquate des documents qui
documentent les activités quotidiennes de mission et de gestion interne.
Qu’on le veuille ou non, l’intérêt des décideurs, des
gestionnaires, des managers - pardon, des cadres - et, évidemment, de
l'ensemble du personnel, se porte sur les documents qui leur sont utiles, à eux
et à leur personnel, à des fins de gestion, pour protéger les droits et assumer
les devoirs de leurs organisations, pour servir leurs clients ou leurs
citoyens, pour être profitables ou efficients. Et ces documents sont les
documents d’activité créés, reçus ou expédiés en lien avec les activités qui
découlent des différents processus de gestion, de décision, de fabrication…
Mais quelle honte y a-t-il d’affirmer que les archives sont composées d’une portion des documents d’activité
d’une époque révolue qui ont été identifiés comme ayant un caractère historique
évident ? Il est très sain de distinguer les documents d’activités des
archives, comme il l’est également de faire la part des choses entre les
documents d’activité et la documentation de référence ou toute autre
information consignée sur un support qui n’a aucun lien avec les processus et
les activités organisationnelles.
Pourquoi « faire simple », comme on dit au Lac
Saint-Jean, quand on peut compliquer les choses? Avec le temps, on finit par se
tirer dans le pied, au point où notre utilité professionnelle dans un univers
numérique peine à s’imposer, jusqu’à même être remise en cause. En intégrant les
préoccupations managériales à l’archivistique, aux archives, à l’archivage, on
accentue l’effet. Personnellement, j’ai mené une carrière de 40 ans sans employer
ces mots qui entretiennent la confusion : dans mes écrits, dans mes
contacts avec des clients, dans mes enseignements. Je ne me suis jamais
présenté comme étant un « archiviste ». Quoique j’aurais aussi aimé pratiquer
ce métier en mettant en valeur une portion du patrimoine historique de la société
québécoise.
Quant à l’expression « archivage managérial »,
je l’ai glissée quelques fois dans la conversation pour la tester. Les
réactions obtenues m’ont incité à l’archiver.
Michel Roberge
Expert en gestion intégrée des documents d’activité
Expert en gouvernance documentaire
Expert en gouvernance documentaire
3 commentaires:
Mais les documents d'activité sont bien des archives , seulement qu'ils sont encore courants et font partie des records . Et pour pouvoir gérer le définitif en aval , il faudrait bien gérer en amont le vivant !!!
En quoi quoi donc est ce que gérer les documents d'activité serait renier les archives si les documents d'activités font partie intégrante des archives ?
Je suis assez d'accord avec le précédent commentaire. N'est-ce pas un souci terminologique avant tout qui pousse à faire cette distinction entre archive et document d'activité ? Dans les entreprises, une archive ne l'est que parce qu'elle représente un intérêt pour le fonctionnement de l'entité, sans quoi elle passe à la trappe. Un document d'activité passe par le stade de l'archive au sens où il va rejoindre un classement, une boîte, un tableau.... Mais il ressort forcément quand on en a besoin. A titre d'exemple, dans un précédent emploi, je traitais d'anciens attendus de débats parlementaires datant des années 47 à 75 comme des archives vivantes, car nous en avions besoin dans le cadre de défense de projets de lois. Ces anciens documents, considérés comme archives par beaucoup, étaient chez nous placés en avant et précieusement conservés à portée de main, tout comme les anciens dossiers des collaborateurs sur le sujet qui, si j'avais suivi la technique archivistique classique, auraient dû passer à la benne car terminés, finalisés, anciens, sans valeur apparentes 30 ans plus tard. Sauf que ce n'était pas le cas. Le fait de définir ce qu'est un document d'activité, d'essayer de percevoir sa plus-value et son usage futur comme "archive-mémoire", mais également comme possible document d'usage, représente un vrai plus pour l'entreprise et de renie en rien le travail des archives.
Je suis assez d'accord avec le précédent commentaire. N'est-ce pas un souci terminologique avant tout qui pousse à faire cette distinction entre archive et document d'activité ? Dans les entreprises, une archive ne l'est que parce qu'elle représente un intérêt pour le fonctionnement de l'entité, sans quoi elle passe à la trappe. Un document d'activité passe par le stade de l'archive au sens où il va rejoindre un classement, une boîte, un tableau.... Mais il ressort forcément quand on en a besoin. A titre d'exemple, dans un précédent emploi, je traitais d'anciens attendus de débats parlementaires datant des années 47 à 75 comme des archives vivantes, car nous en avions besoin dans le cadre de défense de projets de lois. Ces anciens documents, considérés comme archives par beaucoup, étaient chez nous placés en avant et précieusement conservés à portée de main, tout comme les anciens dossiers des collaborateurs sur le sujet qui, si j'avais suivi la technique archivistique classique, auraient dû passer à la benne car terminés, finalisés, anciens, sans valeur apparentes 30 ans plus tard. Sauf que ce n'était pas le cas. Le fait de définir ce qu'est un document d'activité, d'essayer de percevoir sa plus-value et son usage futur comme "archive-mémoire", mais également comme possible document d'usage, représente un vrai plus pour l'entreprise et de renie en rien le travail des archives.
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