1136 - Pourquoi gérer les documents en format numérique? 1- Les avantages

Le concept de la GID (gestion intégrée des documents) repose sur l’enregistrement organisationnel des documents d’activité qui composent les dossiers de mission et de gestion interne (en soutien à la mission) d’une organisation et ce quel que soit le support sur lequel est consignée l’information : Courriels avec ou sans fichiers joints, fichiers de bureautique, fichiers images de documents numérisés, fichiers images (photos, vidéos), dossiers physiques, documentation technique…

Gérer les documents en format numérique comporte un certain nombre d’avantages. En voici quelques-uns :

• Création d’une voûte documentaire organisationnelle sécurisée (un seul dépôt de documents numériques VS disques durs des postes locaux et de différents serveurs) avec accès sectoriel (élimination du papier)
• Mêmes pratiques de gestion que pour les documents physiques : schéma de classification, règles de conservation…
• Dossiers complets sur une activité ou une affaire
• Partage dynamique de l’information (dossiers) au sein des équipes de travail ou auprès d’intervenants externes
• Décloisonnement des courriels
• Gestion des versions et accès à la version la plus récente pour tous : application des règles de conservation sur la version la plus récente
• Application des règles de gestion du cycle de vie à tous les documents des dossiers, peu importe le support d’information
• Gestion plus serrée des règles d’accès (information sensible, renseignements personnels…)
• Copies de sécurité assurée : protection des documents essentiels
• Valeur juridique des documents technologiques (LCCJTI) : nécessité d’assurer l’intégrité
• Facilite la gestion de projet autour des équipes de projets
• Classement progressif des documents à la suite de leur production, de leur réception ou de leur expédition
• Possibilité de recherche de document à partir du contenu (plein texte)
• Recherche de dossiers avec accès à toutes leurs composantes numériques et localisation des éléments physiques
• Aucune manipulation physique des documents
• Intégrité assurée de l’ordonnancement chronologique des documents dans les dossiers
• Possibilité de liens entre dossiers ou entre documents (si disponible dans logiciel)
• Possibilité de contrôler la conformité (impossible dans les classeurs)
• Élimination de la phase de gestion des semi-actifs
• Élimination à l’interne de l’envoi de fichiers joints (autorisations d’accès générales ou spécifiques à certains fichiers)
• Possibilité de liens à jour avec les documents diffusés sur l’intranet ou sur le site Web de l’organisation

Dans un prochain billet : les exigences.