Dans un billet précédent, nous avons vu les fondements de
l’établissement d’une structure classificatoire des documents d’activité : les
domaines, les fonctions, les processus et les activités qui en découlent. Le
résultat obtenu est un arbre avec ses branches. Autant de type d’arbre de
classification qu’il y a de types d’organisations. Un arbre avec des branches
terminales qui correspondent aux séries documentaires, auxquelles « branches
d’activité » se rattachent un nombre indéfini de dossiers. Les dossiers étant
composés d’un nombre indéfini de documents (technologiques ou physiques). Si on
pousse plus loin la métaphore, les dossiers d’activités sont les feuilles de
l’arbre classificatoire.
Dans le jargon de la gestion documentaire, les branches de
l’arbre s’appellent « rubriques » : une structure de classification des
documents d’activité est donc un ensemble de rubriques d’activité. Et j’en
arrive ici à un deuxième principe directeur : les rubriques doivent s’énoncer
sous forme d’activité et non pas par type de document. Ainsi, leurs
dénominations doivent inclure une ou plusieurs actions sur un ou plusieurs
objets. Exemple : « Embauche (action) du personnel (objet) » ou encore «
Production et diffusion (actions) de matériel publicitaire (objet) » ou encore
« Entretien (action) des ponts et des chaussées (objets) ». De sorte qu’à la
lecture du titre d’une rubrique, quel que soit son niveau dans la structure
arborescente, l’utilisateur des
documents est conforté dans le classement adéquat d’un document produit, reçu
ou expédié.
Comme la gestion du cycle de vie des documents d’activité
repose sur les liens réels ou virtuels créés entre les documents constitués en
dossiers, l’établissement d’une structure de classification et d’une
arborescence de classement est une opération critique. Donc, à ne pas prendre à
la légère. Les utilisateurs des documents doivent être mis dans le coup après
qu’on leur aura clairement expliqué les bonnes pratiques de gestion
documentaire et les principes directeurs à respecter à la lettre. Et ce, non
seulement lors de la création initiale de l’arbre de classification, mais
également, pendant toute sa vie utile, à chaque intervention de maintenance à
la suive de l’évolution des processus existants ou l’ajout de nouveaux processus
générateurs de documents.
Référence bibliographique : Le
schéma de classification hiérarchique des documents administratifs (premier
ouvrage méthodologique en français sur la conception, le développement, le
déploiement et la maintenance des structures classificatoires des documents
d’activité).
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