Une solution logicielle de gestion des documents d’activité
en format électronique doit au minimum offrir à la fois un espace collaboratif
pour y enregistrer et assurer la gestion des versions des documents en préparation
et une voûte organisationnelle pour le classement et la gestion du cycle de vie
des documents terminés et qui ont un statut officiel.
La structure de classement de ces fichiers (fichiers de
bureautique, images numériques résultant du transfert de support, photos,
vidéos, courriels) doit reposer sur la logique d’un schéma de classification
recouvrant l’ensemble des processus et des activités des domaines d’affaires de
l’organisation (documents de mission) et de ceux de la gestion interne
(gouvernance, gestion des ressources humaines, financières, informationnelles,
matérielles, communications et affaires juridiques).
Quant à la gestion du cycle de vie des dossiers, elle doit
être assurée par l’intégration de règles précisant leur durée de conservation
en fonction de leur utilité pour la gestion des activités sectorielles et
organisationnelles et leur sort final (à détruire en tout ou en partie ou à
conserver en permanence dans les archives.
Un tel outil permet la création de dossiers et l’enregistrement
institutionnel des documents sur lesquels doivent être appliquées des règles
d’accès.
Aucun commentaire:
Publier un commentaire