Les dossiers technologiques sont composés à 100% de documents technologiques (fichiers bureautiques créés ou reçus et courriels reçus ou expédiés) ainsi que de données ou de documents issus des systèmes informatiques ou des bases de données de l’organisation.
Enregistrement et
classement : Chacun des dossiers technologiques documentent une
activité. Ils doivent être enregistrés dans la solution logicielle de GID.
Repérage :
Les dossiers technologiques et leur contenu sont repérables à partir de leur
titre, des métadonnées descriptives complémentaires internes qui sont saisies ou
générées dans la solution logicielle de GID à partir du schéma de
classification des documents d’activité.
Consultation :
Les dossiers technologiques et leur contenu peuvent être consultés à partir la
solution logicielle de GID.
Partage : Les
dossiers technologiques et leur contenu peuvent être partagés à l’aide de la
solution logicielle de GID, par l’envoi dans un courriel de liens vers l’espace
de classement dans la solution logicielle de GID.
Gestion du cycle de vie : La gestion de la durée de vie utile des dossiers technologiques et leur sort final (à détruire ou à verser aux archives pour une conservation patrimoniale permanente) sont hérités de la gestion du cycle de vie de la série documentaire à laquelle ils sont associés.
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