176 - Internet célèbre ses 40 ans.

En 2009, Internet a atteint l’âge de la maturité. 40 ans bien comptés avec les impacts majeurs que cette technologie a eu sur la création, le stockage, le repérage, la consultation, l'expédition et la réception de l'information sous toutes ses formes : textes, sons et images. Mais vous-êtes vous demandé comment on envisageait l'avenir, en 1969? Voici un document vidéo à la fois cocasse et pas très loin de la réalité d’aujourd’hui. Un peu comme Paul Otlet avait aussi imaginé le Web au cours des années 30, avec les moyens technologiques de l’époque ou même ceux qu'il osait anticiper :



Michel Roberge

175 – Les conditions que doit remplir un schéma de classification

Au cours de la rédaction de mon nouveau livre sur La gestion intégrée des documents (GID), j’ai consulté, entre autres, les documents d’archives de conservation permanente de mon entreprise, GESTAR Solutions documentaires. J’y a retrouvé, dans un dossier de notes professionnelles, le commentaire suivant qui date de 1991 relatif à l’importance du schéma de classification dans un système de gestion documentaire :

« On apprécie rarement les conditions que doit remplir une classification afin que son emploi puisse donner satisfaction. Quand on ignore les exigences auxquelles doit répondre une structure de classification et son système de codification et que l’on ne voit pas comment élaborer une méthode de classement efficace avec un schéma de classification donné, il est impossible de parler de processus conscient. »

Michel Roberge

174 – Connaissez vous WolframAlpha Computational Knowledge Engine?

WolframAlpha est la première étape d’un ambitieux projet à long terme qui vise à regrouper systématiquement, sur demande, toutes les informations connues et calculables sur un sujet donné. Et ce, à partir d’une question d’un internaute, le moteur de recherche s’appuie sur des algorithmes intégrés et une base de connaissances constamment mise à jour. Le tout affiché dans une mise en page normalisée, simple à consulter. Faites-en l’essai.

Par exemple, si on y tape « Quebec City » – l’outil ne fonctionne que dans la langue de Shakespeare –, on obtient les informations suivantes : population de la ville et de l’agglomération, localisation géographique (incluant les coordonnées spatiales), l’image satellite provenant de Google Maps, l’heure locale courante, la température courante, le niveau relatif d’humidité, la vitesse et la direction des vents, le niveau d’élévation par rapport à celui de la mer, la plus grande ville la plus proche (dans ce cas Montréal), sa distance en kilomètres et sa population, ainsi que la liste de toutes les sources d’information utilisée.

Vous me direz que c’est plutôt simpliste. Mais amusez-vous avec des questions plus complexes ou qui exigent des calculs. Vous pourrez imaginer la puissance anticipée de l’outil en construction.

Michel Roberge

173 – L’archivage automatique de fiches bibliographiques en 1953!

Lu dans L’Ombre du vent du catalan Carlos Ruiz Zafόn publié chez Grasset en 2001. À la page 107, l’auteur nous présente l’ami inventeur du héros de ce roman qui nous fait vivre dans le Barri Gotic de la Barcelone des années 50 : Thomás Aguilar. Admirateur d’Eiffel et d’Edison, ce passionné de mécanique « cherchait à inventer un système d’archivage automatique des fiches bibliographiques à partir des pièces d’un vieux ventilateur », projet sur lequel il travaillait depuis quatre ans ». Il n’y a définitivement pas de limites à l’imagination.

Un roman que je recommande chaudement pour qui veut tomber sous le charme de la capitale catalane ou qui, comme moi, a eu l’occasion de parcourir le dédale de ses carrers aux allures moyenâgeuses, ses ramblas, son Mont Juic… Une œuvre littéraire qui a pour cadre le monde des bibliothèques et des librairies qui donne envie de traverser l’Atlantique pour vivre encore plus intensément les aventures de Daniel Sempere.

Michel Roberge

172 – Une « nouvelle » publication de BAnQ sur la gestion des courriels

Le 8 octobre 2009, à l’occasion de l’inauguration de ses nouveaux locaux de conservation des documents d’archives gouvernementales, Bibliothèque et Archives nationales du Québec (BAnQ) lançait une « nouvelle » publication : Orientations pour la gestion documentaire des courriels au gouvernement du Québec (datée de janvier 2009)

Ce document normatif de 19 pages présente un certain nombre de principes généraux. Il fournit quelques paramètres afin de départager les courriels importants « à valeur administrative, juridique, financière ou historique » des courriels « à valeur éphémère » ou « sans valeur ». À mon point de vue et à la suite d’échanges avec un grand nombre d’intervenants en gestion documentaire, ce tri demeurera toujours très subjectif dans l’esprit de toute personne qui doit identifier et mettre en valeur les courriels vraiment utiles parmi les quantités impressionnantes d’éléments reçus et expédiés.

Une section du guide de BAnQ est aussi consacrée à la gestion même des courriels importants, soit avec ou sans un système de gestion intégrée des documents. Encore là, les principes énoncés sont plutôt sommaires. Suivent des recommandations sur le partage des responsabilités de gestion entre l’autorité de l’organisation, les utilisateurs, la personne responsable de la gestion documentaire, les gestionnaires des unités administratives et la personne responsable des TI.

Le tout est complété par trois annexes dont l’une porte sur des propositions transitoires pour gérer les courriels et réduire l’espace qu’ils occupent, une autre sur l’encadre juridique et réglementaire de leur gestion et une dernière qui fait référence aux quelques directives, lois, règlement et documents normatifs du gouvernement du Québec.

Somme toute, un document qui confirme de bonnes pratiques déjà énoncées dans d’autres documents accessibles sur le Web, mais adaptées à la réalité gouvernementale québécoise.

Michel Roberge

171 – Sept millions de pages détruites… sans règles de conservation?

Selon La Presse Canadienne, dans un article publié le 15 octobre 2009 dans le journal Le Soleil de Québec, il semblerait que l’entreprise Imperial Tobacco Canada aurait détruit, en 1992, « sept millions de pages de travaux de recherches qui comportaient notamment des résultats d’études [menées de 1967 à 1984] exposant les conséquences dévastatrices de la cigarette ». Cette affirmation vient d’une équipe de chercheurs de l’Université de Waterloo, en Ontario. Aucun commentaire de la part de l’entreprise dont il semble qu’un « porte-parole a déjà déclaré, dans le passé, qu’aucun document original n’avait été détruit ». Cette situation est plutôt préoccupante étant donné que plusieurs provinces du Canada ainsi que le Québec envisagent d’intenter des poursuites contre les compagnies de tabac.

Michel Roberge

170 – Des lois canadiennes vétustes et une loi québécoise incomplète

Les lois du Canada qui encadrent l’accès à l’information et la protection de la vie privée sont vieilles de 26 ans. Par exemple, la Loi sur la protection des renseignements personnels ne s’applique pas aux nouvelles technologies comme les caméras de surveillance et les échantillons d’ADN prélevés sur de présumés criminels. Et il semble que le gouvernement de Stephen Harper n’a pas l’intention d’agir, malgré les recommandations d’un comité parlementaire.

Pour sa part, le Québec qui a adopté, en 2001, sa Loi concernant le cadre juridique des technologies de l’information. Et depuis, on attend toujours les règlements qui devaient permettre d’en faciliter l’application dont, entre autres les « critères qui permettent de reconnaître qu'un document présente, sur son support d'origine, une valeur archivistique, historique ou patrimoniale ». (article 69)

De plus, afin de « favoriser l'harmonisation des procédés, des systèmes, des normes et des standards techniques mis en place pour la réalisation des objets » de la loi, le gouvernement devait constituer un comité multidisciplinaire en faisant appel à des « personnes provenant du milieu des affaires, de l'industrie des technologies de l'information et de la recherche scientifique et technique, à des personnes provenant des secteurs public, parapublic et municipal ainsi qu'à des personnes provenant des ordres professionnels, toutes ces personnes devant posséder une expertise relative au domaine des technologies de l'information ». Ce comité devait avoir « pour mission d'examiner les moyens susceptibles :

1° d'assurer la compatibilité ou l'interopérabilité des supports et des technologies ainsi que des normes et standards techniques permettant de réaliser un document technologique, de le signer ou de l'utiliser pour effectuer une communication;

2° d'éviter la multiplication des procédures, particulièrement en ce qui a trait à la vérification de l'identité des personnes;

3° de favoriser la standardisation des certificats et des répertoires ainsi que la reconnaissance mutuelle des certificats;

4° de garantir l'intégrité d'un document technologique par des mesures de sécurité physiques, logiques ou opérationnelles ainsi que par des mesures de gestion documentaire adéquates pour en assurer l'intégrité au cours de tout son cycle de vie;

5° d'uniformiser les pratiques d'audit, lequel comporte l'examen et l'évaluation des méthodes d'accès, d'entretien ou de sauvegarde du support, des mesures de sécurité physiques, logiques ou opérationnelles, des registres de sécurité et des correctifs apportés en cas de défaillance d'un élément pouvant affecter l'intégrité d'un document;

6° de formuler des recommandations quant à l'application de la loi. » (articles 63 et 64)

Dans un État où la devise est « Je me souviens », le législateur aurait-il perdu la mémoire et oublié de terminer le travail entrepris, neuf ans après l’adoption de la loi?

Michel Roberge

Hors série – Coup de cœur en Mauricie

Pendant le congé de l’Action de grâces, un séjour au Baluchon, auberge champêtre à Saint-Paulin, en Mauricie. Un incontournable pour ses sentiers pédestres, ses trottoirs de bois illuminés le soir, son Café du bout du monde pour y déguster des produits du terroir et des bières locales, ses randonnées équestres, sa table cinq services en soirée et son brunch du midi. Avec en prime le site du tournage la télésérie Marguerite Volant diffusée par la Société Radio-Canada en 1996, la « Terre de la Nouvelle-France » le long de la rivière du Loup.

Michel Roberge

169- Une exposition virtuelle qui présente les documents fondateurs de l’Université de Montréal

Je me fais le relais pour vous inviter à visiter cette intéressante exposition virtuelle qui souligne le 90e anniversaire de l’autonomie de l’Université de Montréal réalisée par le Service de la gestion des documents et des archives de l’institution. « On y présente, entre autres, la bulle papale ainsi que les textes des trois constitutions qui ont façonné son histoire de même que de nombreux documents d’archives illustrant les individus qui en furent les bâtisseurs et les lieux qui l’ont vue naître et grandir. »

Bonne visite.

Michel Roberge

168 - Un hôpital condamné pour destruction de preuves

Dans le journal Le Monde du 21 juillet 2009, on apprenait que l'hôpital de Toulon-La-Seyne-sur-mer (France) « a été condamné pour avoir détruit des bandes d'enregistrement des appels téléphoniques du [Service d’aide médicale urgente] (SAMU). Elles étaient réclamées par l'épouse et les enfants d'un patient qui avaient assigné un médecin pour bavure médicale ayant conduit au décès du malade. […] L'hôpital était en effet tenu de garder ces archives, sauf conditions, selon un décret de 1979. » Voilà qui démontre bien l’importance de respecter les règles de conservation officielles. Le calendrier de conservation (ou tableau de gestion comme l’appellent nos collègues européens) des documents, quel que soit le type d’information (texte, images ou sons) et le support (papier ou technologique) est l’une des composantes essentielles d’un système de Gestion intégrée des documents (GID).

Michel Roberge

167 – Désastre à Lausanne

Incroyable cet incendie dans les locaux de Secur’Archiv à Lausanne, Suisse. Six jours à 370 intervenants : policiers, médecins, pompiers, agents de sécurité et même soldats de l'armée pour en venir à bout! Le Web regorge d’articles de la presse et de galeries de photos.

4600 mètres carrés contenant plus de 3000 mètres cubes d'archives : 50 000 boîtes appartenant à 150 entreprises différentes, dont aucune institution bancaire. Et tout aussi incroyables ces déclarations des représentants du tiers hébergeur : « des documents administratifs peu sensibles […] listings, fiches, salaires, mémos ou factures […] des archives mortes [devant être conservées] pour des raisons légales, environ dix ans. »! Tout de même des documents ayant une valeur juridique, voire des documents essentiels, ceux-là mêmes qu’il faut protéger en cas de sinistre afin de préserver les droits des personnes qu’ils concernent! De plus, il semble qu’il n’y avait pas ou peu de parois antifeu ou de portes de sécurité dans cet espace gigantesque délimité par de simples étagères et des armoires sécurisées. Les clients visitaient régulièrement les lieux : « Nous n'avons jamais eu de remarques » de déclarer le porte-parole de Secure’Archiv.

Souhaitons que ce soit sous le choc des événements qu’un tel manque de professionnalisme transpire de ces propos.

Michel Roberge

166 - 8 étapes marquantes de l’histoire de la gestion documentaire

Dans un article publié par l’Association for Information and Image Management (AIIM) et intitulé 8 Things that Changed the History of Document Management, Leonard Johnson de NetDocuments énonce 8 étapes marquantes de l’évolution du Records Management depuis la gestion des documents en format papier à celle des documents technologiques :

1. L’invention du classeur
2. Les serveurs de fichiers
3. Le PC
4. Les premiers systèmes de GÉD
5. Les moteurs de recherche
6. Les balayeurs optiques (numériseurs – scanners)
7. Internet
8. Le téléphone intelligent (smart phone)

Lorsque j’ai débuté dans le métier, les classeurs existaient déjà depuis plus de 100 ans. J’ai été témoin des sept autres étapes.

Michel Roberge

165 - Les niveaux d'accès dans les archives des espions britanniques

« Lisbonne, 1944. Les nazis seraient sur le point de fabriquer la bombe atomique. Les Alliés mobilisent tous leurs moyens pour les en empêcher : Andrea, dix-neuf ans, anglaise, est plongée dans la bataille. Mais lorsqu'elle tombe amoureuse de Karl Voss, attaché à la légation allemande, leur liaison déstabilise l'équilibre précaire du petit monde des espions et précipite les drames. Vingt-cinq ans plus tard, en pleine guerre froide, Andrea piste à Berlin le Léopard des neiges, agent secret convoité à la fois par les Russes et les Britanniques. Menteuse, tricheuse, manipulatrice, Andrea n'a été fidèle qu'à une seule vérité : son amour pour Karl. Dans ce climat hostile, elle va le retrouver. Mais pas du même côté de la barrière... »

À Londres, en 1970, Andrea Aspinall se fait expliquer par l’archiviste Broadbent le fonctionnement des archives :

« – Vous êtes accréditée classe 5 bleu et jaune. Le niveau 5 correspond à un niveau de sécurité moyen, bleu pour les documents financiers, jaune pour le domaine étranger, ce qui signifie que vous avez accès à tous les dossiers de ce type et d’un niveau de confidentialité inférieur ou égal à 5. Ici, nous commençons tous classe 5.
– Quel est le niveau de sécurité le plus élevé?
– Classe 10 rouge. Avec ça, vous avez accès partout, y compris dans la Hot Room. […]
– La Hot Room? Broadbent désigna une porte avec un lecteur de carte magnétique, flanquée d’un clavier numérique sur le chambranle.
– C’est là que sont enfermés tous les documents classés top secret.
– Quelles sont les autres couleurs qui me sont interdites?
– Le vert : affaires nationales M.I.5 ennuyeux comme la pluie. Le blanc pour les ressources humaines, mais vous y aurez accès dans une ou deux semaines.
– Et le rose, il y a du rose?
– Oui.
– Et qu’est-ce que c’est?
– Le sexe.
– C’est conservé aussi dans la Hot Room?
– Sous clé!
– Qui a la clé?
– Roger Speke.
– Il faut forcément quelqu’un de discret. »

Robert Wilson, La danse des espions, Robert Laffont, 2003 - Pocket 12607, p. 556).

Michel Roberge