La
question revient régulièrement lorsque je rencontre des clients potentiels,
particulièrement en ce qui a trait à la gestion des documents d’activité en
format technologique (fichiers informatiques, images numériques résultant de la
numérisation des documents en format papier, courriels…). Comment un système de
gestion documentaire peut-il assurer la destruction des fichiers devenus
inutiles ou verser dans les archives ceux qui doivent être conservés en
permanence en raison de leur valeur archivistique, historique ou
patrimoniale ?
Je
réponds toujours à cette question qu’un document, en soi, a une valeur
intrinsèque. Mais cette valeur a sa raison d’être parce qu’il est lié à
d’autres documents qui ont leur propre valeur et qui constituent un dossier
d’activité de mission ou de gestion interne. Aussi, c’est le cycle de vie de
l’ensemble du dossier qui doit être planifié et géré. Supprimer ou extraire les
fichiers un à un est un choix illogique, voire irresponsable même si une
certaine forme d’automatisation pourrait le permettre à partir de certaines
métadonnées qui leur seraient associées. La perte d’une partie du contenu d’un
dossier encore utile peut avoir des conséquences irréparables pour une
organisation.
Aussi,
les règles de gestion du cycle de vie des documents doivent-elle être associées
à chacune des séries documentaires identifiées dans le schéma de classification
organisationnel. Les dossiers rattachés à chacune de ces séries documentaires
et l’ensemble des documents (fichiers informatiques, images numériques,
courriels, documents en format papier s’il en existe encore) hériteront des
paramètres de durée de vie de ces ensembles documentaires et de leur sort
final : à détruire en tout ou en partie ou à verser dans les archives de
conservation permanente de l’organisation.
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