120 – Une nouvelle tablette de lecture à la rescousse des journaux

Dans le monde merveilleux des tablettes de lectures de documents technologiques, le géant américain de la vente en ligne Amazon offre une nouvelle version de livre numérique avec, entre autres, comme objectif de « sauver la presse écrite ». Un Kindle DX qui permet de télécharger des livres, des magazines (au numéro) et des journaux (par abonnement mensuel), dont Le Monde et Les Échos dans leur version numérique. Avec un accès sans fil 3 Go permettant de télécharger un livre complet en 60 secondes, l’appareil possède maintenant un écran de 9,7 pouces (24,6 cm), ce qui lui permet de s'adapter aux formats des journaux imprimés. Le tout à un prix encore assez élevé, 489 $ US :



Michel Roberge

119 – Numérisation d’objets en 3D

Creaform, une entreprise de Lévis, dans la région de Québec, a mis au point un système portatif de numérisation des objets en trois dimensions : Handyscan 3D, un numériseur laser à main autopositionné et portable. Cette technologie accélère et simplifie les processus de numérisation pour la conception, la fabrication et l’inspection de pièces et d’assemblages. Elle peut aussi être utilisée pour numériser des œuvres d’art en trois dimensions. La vidéo qui suit est fort éloquente.



Mentionnons que le président-directeur général de Créaform, Charles Mony, a obtenu l'Octas de la personnalité TI de l'année pour 2008. Les Octas sont un peu les Oscars dans le domaine des technologies de l'information remis au Québec par le Réseau Action TI qui tenait son 23e gala le 23 mai 2009.

Michel Roberge

118 – Collecte de vidéos familiales

Le journal Le Soleil (Québec) du 19 mai 2009, sous la plume du journaliste Carl Thériault, nous apprend qu’un organisme de production et de diffusion vidéo sans but lucratif de la région du Bas-Saint-Laurent, Paparloeil, est à la recherche d’archives audiovisuelles familiales couvrant la période 1920 à 1980. L’objectif est de numériser des films Super 8, 8 mm, 16 mm, 35 mm et des vidéocassettes de format VHS et Beta) pour en assurer la conservation et la diffusion. En échange de la libération des droits d’utilisation, les donateurs reçoivent une copie gratuite des documents transférés de support sur dévédé. Ceux-ci ont la liberté de demander le retrait de certaines images pour des raisons personnelles ou familiales.

Il s’agit là d’une initiative très intéressante qui vise à sauver de la destruction des archives consignées sur des supports vieillissants et pour lesquels il n’existe presque plus d’appareils de lecture. Il semble que l’opération connaît déjà un certain succès. Ces archives visuelles et sonores seront inventoriées dans une banque données publique. Il serait souhaitable que ce projet, intitulé « Mémoires vives » puisse s’étendre progressivement à d’autres régions du Québec.

Michel Roberge

Hors série - Everybody Knows... Leonard Cohen

Je sais qu'il est difficile de faire lien entre ce billet et la thématique de ces carnets, mais je ne peux m'empêcher de souligner que la tournée mondiale de Leonard Cohen s'est arrêtée à Québec, le 21 mai 2009. Et j'étais là. Le plus beau concert auquel je n’ai jamais assisté. Dix musiciens et choristes complices de la voix unique et envoûtante de ce grand artiste québécois. Plus d'une dizaine d'ovations. Des rappels en rafale : 3 heures de pur délice. Et on en aurait redemandé pour abuser de cet homme de 74 ans qui laissera un souvenir inoubliable aux 4300 spectateurs qui, d'une seule voix, lui ont dit « Merci » pour sa générosité et la très belle soirée passée en sa compagnie. Et l'artiste de répondre par une strophe d’À la claire fontaine : « Il y a longtemps que je t'aime, jamais je ne t'oublierai ». Et dire qu'un jour, un agent d’artiste crapuleux a trahi ce grand humaniste!

Si le borsalino de Leonard Cohen se pointe dans votre coin de pays, précipitez-vous. Et si vous souhaitez absolument faire un lien entre ce billet hors série et la gestion de l'information portée par tout type de support, vous n’avez qu’à vous procurer l’un de ses disques, encore mieux celui de la tournée enregistré à Londres et disponible sur cédérom ou sur dévédé.

Michel Roberge

117 – Quelques problèmes liés à une gestion documentaire déficiente – 2. Aspect processus d’affaires

Je complète cette réflexion amorcée dans le billet précédent sur un quelques problèmes recensés dans des appels d’offres (marchés publics) québécois en l’absence de système de gestion documentaire dans une organisation : ceux relatifs aux processus d’affaires.

- Repérage ardu des documents et des dossiers à l’échelle de l’organisation et perte de temps à chercher
- Accès difficile aux documents et aux dossiers conservés par chaque membre du personnel et à s’y retrouver dans les logiques individuelles d’organisation des unités documentaires
- Erreurs dans l’association d’une règle de conservation à un document ou à un dossier avec pour conséquence l’entreposage d’unités documentaires qui devraient être détruits ou une conservation trop courte ou trop longue, ou encore un sort final inadéquat
- Difficulté pour obtenir les autorisations de destruction ou de versement dans les archives des documents et des dossiers devenus inactifs
- Autorisations arbitraires de destruction ou de versement dans les archives des documents et des dossiers devenus inactifs
- Perte de documents et de dossiers semi-actifs en circulation qui ne sont pas retournés dans les sites d’entreposage
- Présence de copies multiples de fichiers et de répertoires informatiques sur les postes individuels et sur les serveurs
- Espace requis pour la conservation des documents et des dossiers en format papier ou technologiques
- Accumulation de documents et de dossiers dans les espaces de bureaux ou dans les locaux d’entreposage
- Accumulation de fichiers informatiques et de courriels sur les postes de travail individuels ou sur les serveurs des réseaux locaux
- Organisation personnelle et individuelle des fichiers et des répertoires informatiques souvent identifiés au nom d’une personne plutôt à celui d’une activité thématique
- Impossibilité d’identifier les exemplaires principaux par rapport aux exemplaires secondaires de documents et de dossiers

Michel Roberge

116 – Quelques problèmes liés à une gestion documentaire déficiente – 1. Aspects système et humains

Je soumets à votre réflexion un certain nombre de problèmes relevés dans quelques appels d’offres (marchés publics) québécois quant à l’absence de normes, d’outils et de procédure de gestion des documents dans une organisation. Cette première liste concerne des aspects systémiques et humains.

Aspects système :
- Absence d’outils de gestion documentaire (schéma de classification, règles de conservation, politiques, normes et procédures) complets, à jour et adaptés aux besoins de l’organisation
- Absence de normes et de procédures pour la dénomination des répertoires et des fichiers informatiques
- Absence de normes et de procédures pour la création et la gestion des courriels et des pièces jointes
- Absence de liens entre des documents et les dossiers en format papier et les documents technologiques
- Difficulté d’identifier l’unité administrative responsable de certains documents et de certains documents à la suite de modifications apportées dans les structures de l’organisation
- Systèmes multiples de classification propres à chaque unité administrative ou à chaque individu avec impossibilité d’appliquer des règles de conservation organisationnelles

Aspects humains :
- Manque de personnel pour soutenir le déploiement et la tenue à jour du système de gestion documentaire
- Manque de rigueur dans l’identification, le classement et la conservation des documents et des dossiers tant en format papier que technologiques

Michel Roberge

115 – Propriété territoriale des archives : le cas des manuscrits de la mer Morte

À qui appartiennent les documents d’archives à la suite de l’annexion d’un territoire « national »? En 1967, Israël a annexé Jérusalem-Est où étaient conservés les manuscrits de la mer Morte. Ces documents avaient été découverts entre 1947 et 1956 sur la rive nord-ouest de la mer Morte et sont revendiqués par les Palestiniens.

Ce différend entre les autorités israéliennes et palestiniennes a ressurgi avec l’organisation, à l’été 2009, d’une exposition au Ontario Royam Museum, à Toronto. Dans des lettres au premier ministre du Canada, les autorités palestiniennes soutiennent qu’Israël « aurait obtenu ces manuscrits illégalement et que l’exposition violerait au moins quatre conventions et protocoles internationaux sur le traitement des biens culturels acquis illégalement ». Pour sa part, le directeur du musée s’est dit « persuadé que ces documents respectent les cadres de la loi ».

Michel Roberge

114 - Google Street View et la protection de la vie privée au Canada

Je ne sais pas ce que vous pensez de cette nouvelle fonctionnalité de Google. Je l’ai consulté à plusieurs reprises. Très impressionnant et fort utile pour la planification d’un voyage ou pour revoir des lieux déjà visités. Évidemment, l’information devient rapidement obsolète, car les environnements urbains sont en constante évolution. Comme j’ai séjourné à plusieurs reprises à Barcelone (Catalunya), j’ai fait l’exercice de remonter les Ramblas depuis le port jusqu’à la Plaça de Catalunya pour me diriger vers l’Avingunda del Portal de l’Angel et de là jusqu’à la cathédrale. Je ne sais pas comment sont planifiées les prises de vues, mais ce trajet, au moment où je l’ai fait, était plutôt désolant : de nombreux travaux de rafraichissement des façades d’édifices, y compris celle de la cathédrale étant en cours, j’ai trouvé frustrant d’y faire une balade virtuelle. Il me semble que Google devrait s’assurer de mettre en valeur les sites et réaliser ses prises de vues à un moment plus opportun.

Au Canada, on parle beaucoup de la protection de la vie privée menacée par ces prises de vues. Un comité parlementaire souhaite la comparution du président et chef de la direction de Google, Eric Schmidt ou se son représentant canadien afin de s’assurer que tous les visages sur les images diffusées seront brouillés et que les refuges pour sans-abri ou les centres pour femmes victimes d’abus seront protégés. De plus, le comité veut obtenir des engagements de la part de Google afin que des annonces publiques soient publiées avant la prise d’images ainsi que des précisions quant à la sauvegarde des images. Il faut rappeler qu’au Canada, la législation sur la protection de la vie privée (Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques et la Loi sur la protection des renseignements personnels exige que les entreprises doivent obtenir le consentement des citoyens avant de capturer et d’utiliser leurs renseignements personnels. Et selon cette loi, une image constitue une information personnelle. Pour sa part, Google affirme que l’entreprise garantit le respect dela vie privée et se conforme aux lois et aux normes locales.

Le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada a publié une fiche d'information intitulée Vous êtes photographiés : La technologie de l'imagerie à l'échelle de la rue, Internet et vous. Le document note qu'à part certaines exceptions, les entreprises doivent obtenir le consentement des gens pour les photographier à des fins commerciales.

Un dossier à suivre.

Michel Roberge

113 – Le vote des députés du Parlement canadien accessible sur le Web

Depuis quelques semaines, les votes des députés du Parlement du Canada sont consignés sur le site Web de l’institution comme cela se faisait déjà au Congrès américain. Il est donc possible, désormais, de savoir si un député a rejeté ou appuyé un projet de loi, s'il s'est abstenu de voter ou encore s'il était absent de la Chambre des communes. L’internaute n’a qu’à choisir son député et cliquer sur l'onglet « Vote » (dans ce cas-ci, Gilles Duceppe, chef du Bloc Québécois).

Pour le moment, cette information n’est disponible que pour les votes de la session en cours et ceux de la dernière session parlementaire. Au Congrès américain, il est possible de consulter les votes des représentants pour les 20 dernières années.

Qu’attend le Québec pour en faire autant ?

Michel Roberge

112 – La France traduit l’expression Records Management (2)

J’ai reçu quelques courriels de personnes qui ne souhaitent pas publier leurs commentaires (ce que je respecte) et qui ne sont pas d’accord avec l’opinion que j’ai émise dans mon Billet 109 concernant la traduction par le gouvernement français de l’expression « Records Management » par « Gestion de l’archivage ».

Je persiste et signe : je rappelle que le « Records Management » a pour origine les États-Unis d’Amérique et ce concept a été énoncé au lendemain de la Deuxième Guerre mondiale. L’État américain en pleine croissance, entre autres aux prises avec une augmentation considérable de la masse de ses dossiers, particulièrement ceux des services sociaux offerts aux militaires blessés de retour au pays et aux veuves de guerre, a développé une démarche structurée de gestion de ses documents. Un des ouvrages phares sur le sujet a sans nul doute été celui de William Benedon publié en 1969 et intitulé Records Management. Un manuel qui m’a personnellement sensibilisé à la gestion des documents « administratifs » (je sais que cette expression n’a pas, en France, le sens que je lui donne : documents de gestion interne et des domaines d’affaires d’une organisation) et auteur que j’ai eu l’honneur de rencontrer, à Montréal, au début des années 90.

Et je demeure convaincu que le « Records Management », système et processus en amont de la gestion des documents d’archives de conservation permanente (« Archives Management ») constitués d’une portion des documents pris en charge par le « Records Management » a le même sens en anglais, entre autres, en Australie et en Grande-Bretagne. C’est aussi le cas au Canada (gouvernement fédéral) et dans les provinces anglophones.

Il reste à espérer que la norme ISO 15489-1 Information et documentation – « Records Management » ne sera pas renommée ISO 15489-1 Information et documentation – « Gestion de l’archivage », elle qui affirme, à l’article 1, note 1 en pied de page, que « les archives historiques ne sont pas couvertes par la présente partie de l’ISO 15489 ». On nagerait alors dans la plus grande confusion, déjà que le texte lui-même de la norme n’a pas la limpidité qu’on s’attendrait à retrouver dans un tel document!

Michel Roberge

111 - Un état des lieux de la numérisation patrimoniale au Québec

Une enquête de Bibliothèque et Archives nationales du Québec (BAnQ) réalisée de février à juin 2008 vient d’être publiée en collaboration avec la Société des musées québécois. Un résumé du rapport final nous présente les résultats : 324 répondants décrivent leurs collections et l’état d’avancement de leur traitement, de leur informatisation et de leur numérisation. Une section du rapport fournit des statistiques sur les projets, les besoins et les initiatives de numérisation.

En conclusion : près de 80 % des répondants « n’ont ni les ressources humaines ni les ressources financières pour assurer la numérisation de leurs collections » de sorte que « la mise en place d’une initiative de numérisation panquébécoise serrait bien accueillie. Elle « devrait offrir des possibilités d’accès à des ressources financières et humaines et être accompagnée de formations appropriées.

Selon le communiqué de BAnQ, un groupe de travail multidisciplinaire devrait être constitué afin de mener une réflexion collective sur la composition et le mode de fonctionnement d'un réseau patrimonial numérique fondé sur le partage d'expertise et de ressources. Ce groupe devrait aussi être chargé de rédiger une déclaration sur le patrimoine numérique inspirée de la Déclaration québécoise sur les archives destinée à mobiliser les professionnels et les décideurs politiques autour de cet enjeu.

Michel Roberge

110 - Les avocats et la valeur juridique des documents technologiques

C’est à Montréal que se tenait les 20 et 21 avril 2009 Legal IT 3.0, la plus grande et la plus importante conférence de l’année au Canada sur l’impact des technologies de l’information et leur potentiel pour le droit. La rencontre permettait aux participants d’échanger, entre autres, sur la preuve électronique, le traitement électronique des litiges, la gestion électronique des transactions d’affaires, le contrôle de la surdose d’information, la propriété intellectuelle, la cyberjustice… Les conférenciers provenaient à la fois de cabinets privés, d’institutions gouvernementales, de la magistrature, d’universités, de centres de recherche affiliés, d’entreprises et d’organismes axés sur le développement et l’utilisation de technologies de partout au Canada, des États-Unis, d’Australie et de France.

Je vous invite à lire le compte rendu qu’en a fait Alain Beaulieu,le 23 avril 2009, dans le journal Direction informatique : il y est question du nombre croissant et de la variété des documents technologiques créés et reçus dans les organisations, del’importance d’une saine gestion documentaire et de la résistance au changement dans les milieux juridiques. L’auteur termine son article en citant deux conférenciers qui présentaient la situation aux États-Unis.

Michel Roberge

109 – La France traduit l’expression Records Management

On lit dans le Journal officiel de la République française (JORF nº 0094 du 22 avril 2009, page 6949, texte nº 83) que la France utilisera désormais l’expression « Gestion de l’archivage » en lieu et place de « Records Management ». Qui plus est, on définira la gestion de l’archivage comme suit : « Organisation et contrôle de la constitution, de la sélection, de la conservation et de la destination finale des documents d'une administration, d'une entreprise ou d'un organisme. » Plutôt surprenant comme décision quand on connaît le sens états-unien donné au « Records Management » par rapport à l’« Archives Management ». D’autant plus que le mot « destination » dans la définition adoptée par la France laisse sous-entendre le passage (versement) vers un autre lieu de conservation et vers une responsabilité de gestion distincte.

Dans son sens nord-américain et depuis des décennies, le « Records Management » regroupe l’ensemble des processus et des activités normalisés relatifs à l’organisation, à l’enregistrement et à l’utilisation des documents et des dossiers d’une organisation depuis leur création ou leur réception jusqu’à leur sort final (à détruire, à trier ou à archiver). Quant à l’« Archives Management », il concerne les processus et les activités de protection et de mise en valeur des documents d’archives de conservation permanente d’une organisation.

Le « Records Management » ou « Records Administration » se situe en amont de l’ « Archives Management », le mot « Archives » étant associé à la portion des documents qui, après avoir eu une utilité administrative, financière ou juridique, sont destinés à être conservés pour leur valeur archivistique, historique ou patrimoniale. L’institution américaine porte d’ailleurs le nom de National Archives and Records Administration (NARA). La distinction est faite entre « Records » et « Archives ». Autre distinction également est aussi établie entre « Records Managers » et « Archivists ».

Au Québec, il serait impensable d’utiliser l’expression « Gestion de l’archivage » pour désigner la gestion des documents d’utilité administrative courante (documents actifs) et occasionnelle (documents semi-actifs ou semi-courants) d’une organisation. Les mots « Archivage » et « Archives » sont souvent utilisés de manière confuse alors que les grands dictionnaires terminologiques font surtout référence aux documents que l’on nomme souvent à tort les « Archives historiques ». Et qui plus est, le mot « Archives » désigne aussi le lieu où sont gardés les documents de conservation permanente.

L’expression englobante « Gestion intégrée des documents (GID) » utilisée par le gouvernement du Québec (qui n’emploie d’ailleurs pas les expressions « Archives », « Archivistique » et « Archiviste » dans la gestion courante de ses documents et de ses dossiers) et qui fait de plus en plus consensus dans la profession au Québec depuis quelques années me semble définitivement plus appropriée : elle « intègre » à la fois la gestion des documents administratifs (« Records Management ») et la gestion des documents d’archives (« Archives management »), deux fonctions qui répondent à des besoins et des clientèles distinctes : l’administration d’une part et les chercheurs de l’autre. Quant à l'expression « Archivage », elle est plutôt employée comme synonyme à « Versement aux archives ou dans les archives ».

Depuis que je pratique ce métier (bientôt 35 ans), la gestion des « Archives » par des « Archivistes », portion des documents de l’administration gouvernementale québécoise « archivés » au terme de leur vie administrative utile, a toujours et est encore sous la responsabilité des Archives nationales du Québec fusionnées depuis 2004 avec la Bibliothèque nationale pour devenir Bibliothèque et Archives nationales du Québec (BAnQ). Il en est ainsi pour la majorité des organismes publics des réseaux des villes et des municipalités, de la santé et des services sociaux et de l’éducation qui possèdent, dans leur structure organisationnelle, une entité administrative responsable de la garde des « Archives », les documents de conservation permanente. Les documents administratifs (les « Records ») étant sous la responsabilité de chacune des unités de travail.

Michel Roberge

108 – Utilité de la Loi sur l’accès à l’information

Dans le Billet 104, j’ai parlé du droit d’accès à l’information au Canada. Voici un bel exemple de l’importance de ce droit de savoir qui concerne notre métier. Sans la possibilité de consulter certains documents administratifs de Bibliothèque et Archives Canada (BAC), il aurait été impossible d’apprendre que l'édifice des archives localisé près du Parlement d’Ottawa avait connu des dégâts d'eau en juin 2008 : une valve aurait fait défaut dans une salle de bains et la fuite aurait déclenché l'alarme incendie et inondé deux corridors de même qu'un secteur où des livres sont conservés. Un autre incident, en date du 20 mai, aurait endommagé plus de 400 livres dans le sous-sol.

Ces événements malheureux n’avaient pas été rendus publics par BAC qui serait aux prises avec pas moins de 83 dégâts d’eau depuis 1989, causés notamment par l'éclatement de tuyaux, par des toilettes défectueuses et des bris dans la toiture. Sans la Loi sur l’accès à l’information du Canada, cette situation n’aurait peut-être jamais été connue du grand public.

Michel Roberge