133 – Gestion de l’information médicale en format papier et technologique

Une étude réalisée par le Dr Lawrence Casalino de la Faculté de médecine Cornell de New York et publiée dans les Archives of Internal Medecine du 22 juin 2009 conclut qu’à partir d’un échantillon de 5 434 dossiers de patients de 23 cabinets de médecins généralistes américains, 7 % des patients ne sont pas informés des résultats anormaux de tests cliniquement importants. Il semble que très peu de cabinets médicaux ont des règles claires pour la gestion des résultats des tests.

Une des hypothèses soulevées : le fait qu’on soit confrontés à la fois à des informations sur papier dans les dossiers physiques et à d’autres en format électronique stockées quelque part sur un ordinateur à la suite de leur transmission par les laboratoires et parfois inconnues du médecin.

Un bel exemple de la nécessité de gérer de façon intégrée les documents, quel que soit le support d’information, avec des systèmes informatiques qui le permettent.

Michel Roberge

132 – Brève : vol de renseignements personnels

Lu dans Direction informatique du 16 juin 2009 sous la plume de Jean-François Ferland et Daniel Bindley :

« Un chirurgien de médecine générale [britannique] a perdu l'information des dossiers de plus de 7 000 patients après que des voleurs se soient emparés d'un disque rigide externe non chiffré et de rubans de sauvegarde chiffrés qui étaient contenus dans un coffre-fort. »

Michel Roberge

131 – Une machine pour imprimer des livres... en une minute

Alors qu’on parle de plus en plus de livres électroniques (e-books), le journal britannique Mail Online annonce qu’une chaine de librairies de Londres, les librairies Blackwell, vient de faire l'acquisition d’une machine qui imprime les livres « aussi rapidement qu'une machine à expresso! ». Une machine qui permet d’imprimer sur le champ un ouvrage en rupture de stock. Mais aussi un appareil qui pourra imprimer à un rythme de 105 pages/minute un exemplaire édité du manuscrit d’un auteur stocké sur un cédérom. Cette « Espresso Book Machine » aura-t-elle un avenir? Qu’en penseront les éditeurs? Et qu’en sera-t-il du respect de la propriété intellectuelle et des droits des auteurs?

Michel Roberge

130 – Portrait de deux Archivistes et Records managers du Luxembourg

Voici un sympathique portrait de deux professionnelles de gestion documentaire qui a été réalisé pour l’Association des professionnels de l'information et de la documentation (ADBS), région de Lorraine par des étudiants en licence professionnelle de l'IUT Charlemagne de Nancy : Aurélie Lambing et Cindy Feller, Archivistes et Records managers chez PriceWaterhouseCoopers, Luxembourg. Elles nous entretiennent de leur travail dans les « archives vivantes » et les « archives mortes » de cette multinationale. Plus de dix kilomètres linéaires de dossiers d’audit en format papier. Étonnant quand on pourrait croire que de telles firmes européennes auraient déjà dû déjà avoir pris le virage de la dématérialisation des documents!

Tout au cours des 15 minutes de cette vidéo, ces deux spécialistes du métier nous expliquent comment elles en sont arrivées à choisir ce métier et nous présentent leur cursus scolaire et professionnel ainsi que leurs tâches courantes de gestion des documents en format papier. Le tout accompagné d’une visite des locaux de conservation des documents. Bientôt, nous disent-elles, elles s’occuperont des archives électroniques.

Le travail d’équipe et les contacts avec les autres intervenants sont des incontournables dans un métier qu’elles qualifient en trois mots : organisation, relationnel et dynamisme. Leur passion : l’apprentissage continu, car elles oeuvrent dans un métier qui ne cesse d’évoluer. Leur principal défi : elles sont constamment à la recherche de la reconnaissance de l’importance des archives, localisées dans les sous-sols de l’entreprise. À la blague, il leur est arrivé de se faire accueillir par un « T’es sorti de ton trou? » C’est d’ailleurs là l’une des principales difficultés professionnelles qu’elles soulignent en plus de l’ampleur de la tâche à accomplir. Selon elles, les principales qualités d’une bonne archiviste ou records manager est la motivation : « il faut y croire et c’est un beau métier! ». Et elles terminent par un conseil à des jeunes qui voudraient adopter cette profession : « Vas-y ! ».

Après le visionnement de cette vidéo, j’ai eu comme l’impression de me retrouver dans les années 70, alors que je débutais dans le métier. Comme si le temps était resté figé. Comme si on en était encore à brasser beaucoup de papier. Avec la différence qu’à l’Université Laval où j’avais été embauché comme archiviste, les documents étaient conservés au 5e étage plutôt que dans le sous-sol de la bibliothèque.

Michel Roberge

129 – Fermeture inacceptable d’un centre d’archives, gardien d’une partie importante de la mémoire nationaliste québécoise

Dans le journal Le Devoir du 10 juin 2009, on apprenait que confrontée à un déficit de plus de un demi-million de dollars et victime de la crise financière (perte de 300 000 $ de revenus de placements), la Fondation Lionel-Groulx de Montréal est dans l’obligation de se départir de ses fonds et de ses collections d’archives et probablement aussi de ses archivistes. Deux de ses principaux bailleurs de fonds, la société Hydro-Québec et l’institution financière québécoise Desjardins l’ont aussi abandonné. Nos grandes institutions québécoises fortunées n’auraient-elles plus « le goût du Québec »?

Il semble que désormais, cette collection unique et historique de documents grands nationalistes québécois (Lionel Groulx, François-Albert Angers, Olivar Asselin, Henri Bourassa, André Laurendeau, Gérard Filion…) serait répartie entre les centres d’archives de Montréal et de Québec de Bibliothèque et Archives nationales (BAnQ). Inacceptable compte tenu de la nature des documents qui devraient demeurer regroupés. Je ne suis pas dans le secret des dieux de BAnQ, mais comment se fait-il qu'on abolisse un centre d'archives privées agréé?

Nos documents d’archives, particulièrement ceux qui témoignent de la lutte des Québécois pour leur survie en tant que nation francophone en Amérique, méritent un meilleur sort. Il faut dire notre mémoire nationale est, depuis quelques années, noyée dans un « magma » documentaire au sein d’une institution, BAnQ, dont le premier élément de la mission énoncée sur son site Web est d'abord « de rassembler, de conserver de manière permanente et de diffuser le patrimoine documentaire québécois publié et tout document qui s'y rattache et qui présente un intérêt culturel, de même que tout document relatif au Québec et publié à l'extérieur du Québec ». Comme l’intérêt pour les archives publiques et privées ne se manifeste qu’au quatrième paragraphe sur cinq de cette mission, il n’est peut-être pas étonnant de constater que pour sauver les meubles, l’institution se rabat sur le rapatriement pur et simple des documents. Trop facile et, si on en croit les propos du journaliste du Devoir, peu respectueux des liens organiques entre ces fonds d’archives en les relocalisant en des lieux différents!

Michel Roberge

128 – L’avenir des archives dans Le cerveau de Kennedy

Dans son dernier roman, Henning Mankell, met en scène une archéologue, Louise Cantor, qui quitte son chantier de fouilles du Péloponnèse pour rentrer en Suède revoir son fils. Pendant le trajet, elle se remémore son passé. Elle se rappelle une conversation téléphonique en provenance de Terre-Neuve avec son ex-mari alcoolique, Aron à propos de l’avenir des archives (Henning Mankel. – Le cerveau de Kennedy. – Paris : Seuil, 2009. – p. 17) :

« Presque une année s'écoula avant qu'il [Aron] ne redonne de ses nouvelles. Cette fois-là, ce fut une liaison téléphonique grésillante en provenance, de Terre-Neuve, où il s'était retiré en compagnie d'experts en informatique de son acabit, membres d'un réseau aux allures de secte. Il lui expliqua en termes obscurs qu'ils travaillaient sur l'avenir· des archives, quand toutes les expériences humaines seraient numérisées sous forme de 0 et de 1. Les microfilms et les bunkers souterrains ne serviraient plus à rien, désormais les ordinateurs garderaient en mémoire, génération après génération, tout ce que les hommes avaient fait. Mais qui pouvait garantir que les ordinateurs, dans leur univers parallèle magique, n'avaient pas commencé à créer et stocker leurs propres expériences? »

En post face, Mankell affirme que son roman est évidemment un ouvrage de fiction. Il ajoute : « Mais la frontière entre ce qui s’est vraiment passé et ce qui aurait pu arriver est le plus souvent infime ».

Michel Roberge

127 – Départs massifs à la retraite et mémoire organisationnelle

Dans un article paru le 8 mai 2009 dans Direction informatique, le journaliste Jean-François Ferland fait mention d’une étude sur la pénurie de main-d’œuvre qui guette les organisations pour la pérennité de l’exploitation de leurs « systèmes patrimoniaux ». Il s’agit ici des systèmes en place depuis un certain nombre d’années dont « l’état de fonctionnement et leur l'efficacité font en sorte qu'ils rendent encore de fiers services » à l’organisation.

L’auteur du texte souligne que « c'est la disponibilité des ressources humaines aptes à en faire l'entretien et la programmation qui pourrait s'avérer problématique dans quelques années. Un peu comme les garagistes experts dans la restauration des moteurs non électroniques deviennent rares, le départ à la retraite des personnes qui ont oeuvré à l'exploitation de systèmes centraux implantés entre les années 1970 et 1995 - avec une majorité de systèmes instaurés dans les années 1980 - entraînera une pénurie de personnes compétentes ».

Cela ne fait-il pas penser à certains problèmes vécus dans des organisations d’aujourd’hui qui possèdent d’anciennes technologies pour lesquelles il n’existe plus d’expertise, sinon de pièces pour les réparer? Je fais, entre autres, allusion à des organismes qui avaient mis en place des systèmes d’exploitation dynamique de microfilms disponibles dans les années 80 et qui ne sont plus en mesure, aujourd’hui, de consulter l’information qui y est consignée.

L’occasion m’incite à lancer cette question : qu’en sera-t-il de la perte anticipée d’une partie plus ou moins importante de la mémoire organisationnelle qui sera provoquée par les départs massifs à la retraite des baby boomers au cours des 5 à 10 prochaines années? Dans des organismes publics ou des organisations du secteur privé qui ne possèdent pas de système organisationnel de gestion de leurs documents?

Michel Roberge

126 – En période de crise : favoriser l’accès à l’information

Intéressant cet article d’Alain Beaulieu dans le numéro du 22 avril 2009 du journal Direction Informatique : « Crise ou pas, les PME doivent continuer d'investir en TI, car c'est durant les périodes de ralentissement économique qu'il est crucial de pouvoir accéder rapidement à l'information pertinente. »

Il est vrai que pour qu’une entreprise soit efficace, performante et concurrentielle, elle doit être en mesure de prendre les bonnes décisions au bon moment. Car, comme l’affirme le journaliste, le risque d’erreurs en période économique difficile peut carrément contribuer à éliminer les organisations les plus faibles et, à l’inverse, renforcer les plus fortes. D’où l’importance d’assurer un accès efficace et profitable à la mémoire organisationnelle, un partage des documents que possède une entreprise, quels que soient leurs formats.

Et j’ajouterais aux propos d’Alain Beaulieu : si on se donne une vision plus large que simplement technologique, on connaît les outils de gestion qui sont requis : une excellente structure d’organisation de l’information, une planification de son cycle de vie pour éliminer les données devenues obsolètes, un enregistrement rigoureux de l’ensemble de ses actifs informationnels pour les localiser et les rendre accessibles, des processus de travail normalisés à l’échelle de l’organisation. En somme, un véritable système de gestion intégrée des documents (GID).

Michel Roberge

125 – Des documents confidentiels oubliés… suite peut-être sans fin

J’ai parlé trop vite. J’ai sous-estimé l’entourage de la ministre Raitt. Vous voudrez bien m’en excuser : non seulement des documents en format papier sont oubliés dans des studios de télévision, mais aussi des enregistrements sonores à contenu compromettant, dans les toilettes! À quand les portables et les clés USB sur les bancs publics?

Michel Roberge

124 – Encore des documents confidentiels oubliés

Définitivement les politiciens n’ont aucune sensibilité sur l’importance des documents qu’ils transportent. On se souvient tous, au Québec, du cas du ministre conservateur des Affaires étrangères, Maxime Bernier, qui avait oublié des documents confidentiels dans la chambre à coucher de sa conjointe, Julie Couillard. Maintenant, c’est le tour de la ministre des Ressources naturelles du même gouvernement, Lisa Raitt, à avoir oublié un dossier classé secret sur Énergie atomique du Canada (EACL) et la centrale nucléaire de Chalk River dans un studio de télévision, CTV pour ne pas le nommer. Il faut le faire! Dans un studio de télévision! Faut-il blâmer les journalistes d’en avoir diffusé le contenu? Et ce, malgré un guide des bonnes pratiques à l’intention des membres du cabinet Harper (voir page 38-39) concernant la responsabilité des ministres sur les mesures de sécurité à prendre en ce qui concerne les documents confidentiels du Conseil privé de la Reine pour le Canada et les autres documents « délicats » sous leur garde.

Mais avez-vous remarqué que tous ces documents « oubliés » sont toujours en format papier? Ce n’est pas un portable qu’on oublie, ni un cédérom ou un dévédé, ni une clé USB ou tout autre support technologique. Des dossiers physiques. Il y a d’abord cette négligence impardonnable et ce constat que le papier est encore le support d’information d’usage courant dans les cabinets ministériels. Les rêveurs de bureaux sans papier ont et de systèmes de gestion électronique mur à mur doivent certainement faire des cauchemars. Si les dirigeants ne donnent pas l’exemple, comment enrégimenter la cohorte des fonctionnaires?

Michel Roberge

123 – Laissons passer les clowns

Dans le billet précédent, je m’insurgeais contre certaines déclarations à l'emporte-pièce d’un blogueur soi-disant spécialiste en GÉD (Gestion Électronique de Documents) sur la valeur juridique des images numériques issues du transfert de support de documents en format papier. Je récidive pour vous faire partager encore une fois de ses talents d’improvisateur humoriste. Attachez bien votre ceinture : c’est un départ :

« … il faut différencier la gestion documentaire de la gestion électronique » [Ça commence bien].

« Plusieurs firmes s’identifient comme faisant de la GED alors qu’en fait, ils [sic] fournissent un logiciel électronique [Je ne savais pas qu’il y avait des logiciels non électroniques!] pour effectuer votre gestion documentaire. Le logiciel est alors un genre de bible [Un genre de bible…!] sur lequel nous pouvons effectuer toutes sortes de recherches par mots pour ainsi savoir où se situe le document en questions [sic] dans nos archives [Énoncé de cette manière, il me semble qu'un GPS serait plus utile], tel le fonctionnement d’une bibliothèque municipale [Ah bon! Si vous le dites.] ».

Toujours selon l’auteur qui partage ses connaissances, son expertise et certainement son savoir-faire, saviez-vous que la GÉD « apporte un changement majeur à la gestion documentaire » ? Car « on ne conserve plus les documents physiquement. Ils sont numérisés, indexés le plus précisément possible et par la suite, respectant certaines normes de sécurité et d’accès à l’information [Mais qu’est-ce que l’accès à l’information a à voir avec la destruction des documents?], ils peuvent être complètement détruits » [Pour être aussi catégorique, il doit être certain de son coup. Mais dans ce concept de GÉD, qu'en est-il des autres fichiers informatiques et des courriels? Oups, petit oubli!].

Et ça continue : la GÉD a pour avantages l’ « économie d’espace » [il y tient vraiment, voir billet 122], la « centralisation des informations à partager », l’« économie de temps », la « sécurité de conservation » et le « droit d’accès précis » [Qu'est-ce que ça peut bien vouloir dire?]. Des exemples :

« N’ayant plus à conserver les documents [Il est certain que la GÉD = destruction des documents!], on ne paye plus l’espace dédié à cette tâche [Cette tâche? Quelle tâche?]. Certaines organisations louent des locaux ou des voutes [sic] principalement pour leur [sic] archives. D’autres pourront agrandir leurs locaux par l’intérieur [Comment peut-on agrandir des locaux par l’intérieur? J’y ai songé toute la nuit dernière et je n’ai toujours pas trouvé de réponse à cette question].

Évidemment, vous aurez deviné que les « documents ne sont plus soit [sic] éparpillés dans plusieurs lieux physiques ou même dans plusieurs fichiers et sous fichiers [Hein! Des documents peuvent être éparpillés dans plusieurs fichiers? Dans plusieurs sous-fichiers? Je ne suis pas très fort en informatique, mais là il y a quelque chose qui m’échappe!] sous une arborescence Windows [Faut-il comprendre que la GÉD ne peut pas s’appliquer sous une arborescence Linux ou Mac OS!].

Pas de problème, un « bon logiciel d’archivage [En effet, il vaut mieux en choisir un bon, car qu’est-ce que ça serait s’il était mauvais?] agira comme une grosse bibliothèque virtuelle [Grosse comment? Comme la Library of Congress ou la Bibliothèque Gabrielle-Roy de Québec?] et sera accessible de n’importe quel ordinateur dans le monde [Et voilà, la solution technologique qui règle tout!].

Ne vous en faites pas, il n’y a aucune pensée magique dans ces judicieux conseils : « Étant centralisés dans un logiciel d’archivage [Si je comprends bien, tous les documents sont centralisés dans le logiciel d’archivage!], on ne perd plus de temps à rechercher nos documents dans des classeurs ou des boîtes. On tape le mot clef et en quelques secondes [Ça m’apparaît un peu long "quelques secondes"], on trouve l’information désirée, tel le moteur de recherche Google » [Bonne chance : dans Google, on trouve à peu près n’importe quoi. Par exemple, tapez-y GÉD et vous obtiendrez un minimum de 20 000 000 de réponses].

L’énoncé suivant est un petit bijou : « Vos informations sont à l’abrie [sic] de tous sinistres, vols, bris, ou vieillissement [C’est vrai que les documents électroniques sont des objets éternels]. Si votre matériel informatique est endommagé, on peut restaurer vos données de n’importe quel ordinateur la journée même [Quelle efficacité, ça me rassure!].

« Finalement [Oui, il est temps d’en finir], on peut donner des droits d’accès aux usagers comme bon nous semble [On a tout avantage à être copain copain avec l’administrateur du système!].

Après avoir mélangé les pommes et les oranges (« la GED permet de classer à peu près tout : photos, documents, pdf, word, etc,… ») [Faut-il comprendre qu’il y a des documents et d’autres objets tels que des photos, des pdf et des word qui n’en sont pas?], notre spécialiste en herbe redevient sérieux : « Il s’agit par contre [dit-il] de bien s’informer lors de l’achat d’une telle solution. Ne connaissant pas le domaine [Qui du client ou du consultant?] qui est de plus en plus compétitif [Pour être compétitif, le domaine est compétitif! Mais ça veut dire quoi « le domaine est de plus en plus compétitif »?], il est facile de trop dépenser [Ça serait quoi trop dépenser?] pour une solution qui n’est pas tout à fait adaptée à nos besoins [Maintenant, je comprends mieux, c’est à ses besoins qu’il pense]. « De plus, il faut considérer la simplicité du logiciel [KISS : Keep It Short and Simple, n’est-ce pas?] et gérer les réticences aux changements reliés à la gestion de flux de travail [J’imagine qu’en bon francophile, il est question ici de « workflow », mot clé qui paraît bien dans la conversation consultant-client. Mais avouez que ce petit bout de phrase demanderait un peu plus d’explication : la cause des réticences au changement serait la gestion des flux de travaux?] pour rendre l’investissement [autre mot clé qui a de l’impact dans un argumentaire] le plus rentable possible [argument ultime].

Admettez avec moi que le billet de ce pauvre blogueur illustre à quel point il y a de ces pseudo spécialistes qui s’immiscent trop souvent dans notre métier. On peut peut-être en rire, mais attention : certaines organisations prendront malheureusement un risque non calculé en appuyant leur choix de conseillers en gestion documentaire sur de tels propos. Je crois fermement qu’il faut dénoncer l’intrusion de ces peddleurs [québécisme : marchands ambulants qui voyagent d’un village à l’autre - expression aussi utilisée en Acadie] de services qui véhiculent des messages aussi fallacieux, voire dangereux. La gestion des documents administratifs et des documents d'archives permanentes est un système trop important dans une organisation pour qu’elle soit abordée de façon aussi empreinte d’amateurisme et d’opportunisme.

Michel Roberge

122 – Gare aux pseudo spécialistes qui « parlent à travers leurs chapeaux »

On trouve vraiment de tout sur le Web. À preuve : je lisais dernièrement, sur le blogue d’une entreprise québécoise qui se dit sérieuse, des commentaires relatifs à la destruction des documents à la suite de leur numérisation qui m’ont fait sursauter. D’autant plus que je viens de terminer de rédiger un module de plus de 60 pages sur « Le transfert et la migration des supports d’information » de mon nouveau livre sur la gestion intégrée des documents (GID), un processus qu'il ne faut surtout pas prendre à la légère! Il y a des gens qui écrivent vraiment n’importe quoi, et dans ce cas-ci, dans une langue française plutôt déficiente.

Selon ce « spécialiste en GÉD » (Gestion Électronique des Documents), la numérisation des documents a pour grand avantage de réduire les coûts en espace de bureau [Comme si numériser des documents ne coûtait presque rien]. Mais ce qui m’a surtout étonné d’apprendre est que la règle qui permet de reconnaître la valeur juridique des images numériques est le « calendrier de conservation » [Faux : le calendrier de conservation d'une organisation n'assure pas la valeur juridique du transfert de support de ses documents!]

Le processus de transfert de support nous est proposé de manière très affirmative : lors de la numérisation des documents, il faut « conserver un historique de la conversion en prouvant [J’aimerais bien savoir comment] que la source originale du document électronique avec minimalement les informations suivantes [Ne manquerait-il pas quelques mots dans cette phrase?] : format originale [sic], format final et le nombre de dpi du document numérisé [Cet énoncé repose sur une lecture un peu rapide de la Loi concernant le cadre juridique des technologies de l'information]. » Et, l'auteur de poursuivre : « Logiquement, nous y ajouteront [sic] les informations telles [sic] le nom et la date de la transformation » [Expliquez-moi, docteur GÉD, comment on peut nommer une « transformation »].

Et le pseudo spécialiste qui signe à titre de « consultant professionnel » de continuer en affirmant que « le processus semble lourd car noter ces informations à mesure peut devenir une lourdeur [Ça risque vraiment d'être très lourd!] administrative » et c’est là « que le choix d’un bon logiciel [Qu'est-ce qu'un « bon » logiciel?] d’archivage électronique entre en ligne de cause [Je crois qu'on dit « en ligne de compte »] car certains d’entres eux conservent automatiquement l’historique des documents que l’on numérise [Ah oui? Vous m'en direz tant! Un petit peu de pensée magique en prime?] », un « détail primordial » pour les notaires, les avocats et les comptables qui sont obligés « de conserver leurs documents originaux durant plusieurs années et plutôt à risque d’êtres impliqués dans des poursuites » [J'ai beau relire et relire cette phrase : je ne suis pas certain de comprendre].

Mais quelle sorte de lecture a pu bien faire ce blogueur de la Loi concernant le cadre juridique des technologies de l’information du Québec? Tout professionnel du métier qui se respecte considérera que ce message est plutôt réducteur en n'offrant qu’une solution technologique à une problématique complexe. Nous savons tous que c'est d'abord sur les processus qu'il faut agir et, ensuite seulement, sur le choix d'une solution technologique.

« Peut-on détruire un document numérisé? » était le titre accrocheur du billet de ce blogueur. La réponse est « Oui » mais oubliez l'argumentaire improvisé et les affirmations fallacieuses ci-dessus que je me devais de dénoncer. Car, si elles étaient suivies à la lettre, elles pourraient grandement affecter les droits et les obligations d'une organisation.

En terminant ce billet, je viens de tomber sur un autre texte, du même blogueur convaincu et un brin humoriste, qui vante les mérites de la GÉD. Vraiment incroyable! N'importe quoi! Je pense que ça vaudra la peine que j’y consacre une autre intervention dans le prochain billet.

Michel Roberge

121 – Les documents dans la station spatiale internationale

Une question m’est venue après le départ du dernier équipage vers la station spatiale internationale : les astronautes utilisent et créent probablement de nombreux documents pendant leur séjour en orbite autour de la terre. De quels outils disposent-ils? Travaillent-ils avec des documents en format papier ou technologiques? En fouillant sur le site de la NASA, j’ai trouvé cette photo qui semble répondre à cette question.

Michel Roberge