458 - Les conséquences d’un schéma de classification tronqué (4)

En guise de conclusion sur cette série de billets sur les impacts de la mise en disponibilité auprès des utilisateurs de documents d’un schéma de classification hiérarchique incomplet des documents administratifs (documents d’activités), il est important de se rappeler, entre autres, que :

1. l’improvisation dans la conception, le développement, le déploiement et la maintenance de cet outil fondamental de gestion des documents peut placer l’organisation dans un contexte de risques : d’abord ceux liés au repérage et à l’utilisation même des documents et des dossiers, ensuite ceux relatifs à leur conservation en fonction des besoins administratifs, financiers et juridiques;

2. seuls des spécialistes possédant une solide formation en la matière (les programmes de formation devraient d’ailleurs redoubler d’effort pour combler ce type de besoins pointus), une parfaite maîtrise des processus d’affaires ainsi que les aptitudes requises en répartition logique des éléments à structurer devraient être habilités à établir de telles arborescences de classification;

3. des principes directeurs de conception et de développement doivent être préalablement établis et suivis et on doit s’assurer qu’ils seront également respectés en cours de maintenance du système;

4. les ramifications d’une structure classificatoire de dossiers doivent représenter la logique de la répartition et de l’ordonnancement des activités et d’autres objets de gestion sous chacune des fonctions des domaines d’affaires (mission de l’organisation) et du domaine de la gestion interne (soutien à la mission);

5. la structure de classification doit s’épanouir naturellement (à l'image d'un arbre, dans la nature) afin de bien représenter les niveaux hiérarchiques requis découlant de la logique des activités et des sous-activités;

6. le schéma de classification ne doit surtout pas être sous-dimensionné (artificiellement tronqué prétendument pour le rendre d’utilisation plus facile) ni surdimensionné en y intégrant, par exemple, des identifiants de dossiers spécifiques (défaut majeur d’un grand nombre de structures classificatoires);

7. l’organisation étant en perpétuelle évolution, l’outil de classification doit régulièrement être mi à niveau pour permettre d’identifier de nouvelles séries de dossiers d’activités ou d’autres objets de gestion : une démarche organisationnelle ainsi que des procédures préétablies doivent être respectées pour éviter la dégradation de la logique d’ensemble.

Enfin, disons qu’utilisation et l’application d’un arbre de classification doit être intégré dans un programme de gouvernance documentaire afin d’accompagner les utilisateurs de documents dans leur apprentissage et dans le développement de leurs compétences pour l’identification et l’enregistrement adéquat des dossiers et le rattachement des documents tant en format papier que technologiques qui les composent.

Concevoir, développer, déployer et maintenir un schéma de classification hiérarchique de qualité supérieure est un défi professionnel qui exige des efforts intellectuels dont on s’attend des professionnels du métier. Son application et son utilisation doivent, par la suite, couler de source. Sinon, l’exercice s’avérera un échec. La reconnaissance de l'utilité pérenne de notre profession ne peut pardonner l'insuccès.

Michel Roberge

457 - Les conséquences d’un schéma de classification tronqué (3)

Pour illustrer les propos des deux billets précédents, voici une représentation graphique d'une portion de schéma de classification (deux fonctions sur un total de dix) d'un organisme public québécois développé naturellement sur six niveaux hiérarchiques d'activités et de sous-activités :

La même structure classificatoire si elle était limitée artificiellement à quatre niveaux :

Conséquence : 22 rubriques d'activités génératrices de documents et de séries de dossiers non disponibles pour les utilisateurs du système. 22 rubriques non normalisées, identifiées librement sans règles de conservation organisationnelles.

Imaginez maintenant l'impact sur l'ensemble de la structure classificatoire!

Michel Roberge

456 – Les conséquences d’un schéma de classification tronqué (2)

Une structure classificatoire incomplète peut avoir des conséquences désastreuses pour le repérage des documents et des dossiers dans une organisation. Et que dire des impacts sur la gestion rigoureuse du cycle de vie de l’information portée par un support?

En effet, pour la partie normalisée de l’identification des séries de dossiers composés de documents en format papier et technologiques au moyen de l’arbre de classification (du moins la partie développée), le lien logique avec des règles de conservation officielles est naturel. Il est possible d’y associer et de contrôler la durée de vie utile ainsi que le sort final puisque les unités documentaires sont classifiées et enregistrées dans une solution logicielle de gestion documentaire. Ce qui constitue une des fonctions fondamentales d’un système de gestion intégrée des documents (GID).

Pour ce qui est des autres dossiers non rattachés au schéma de classification organisationnelle, résultat d’improvisation individuelle, il est impossible d’en gérer efficacement le cycle de vie en toute efficience. Le risque de considérer des durées de vies et un sort final approximatifs nous ramène à une situation antérieure à la décision de concevoir, développer, déployer et maintenir un système effectif de gestion des documents.

En somme, pour repérer le ou les documents qui confortent leurs utilisateurs lors de la réalisation d’une activité d’affaires ou de gestion interne, pour être en mesure d’en identifier le ou les détenteurs et en gérer adéquatement le cycle de vie pour en assurer la disponibilité pour des besoins administratifs, financiers ou juridiques, un schéma de classification complet est définitivement un incontournable. La qualité de son architecture calquée sur la logique du déroulement des activités que maîtrisent déjà les utilisateurs de documents est un gage de succès.

Prendre des raccourcis et remettre en cause ce principe pour des raisons dites de facilité, c’est contribuer à placer les organisations dans une situation de risques. Et notre métier a, entre autres pour rôle, au contraire, de contribuer à l’amenuisement des risques découlant de l’improvisation.

Michel Roberge

455 - Les conséquences d’un schéma de classification tronqué (1)

Selon vous, quelles sont les conséquences de la mise à la disposition des utilisateurs des documents d’un schéma de classification limité à un nombre réduit de niveaux ?

Trois cas de figure peuvent se présenter : les utilisateurs des documents

1. créent de nouvelles rubriques non officielles (non approuvées d’un point de vue organisationnel) pour identifier les dossiers qui ne trouvent aucune place dans la hiérarchie des activités et des objets de gestion disponibles;

2. créent librement des identifiants de dossiers à partir d’expressions non normalisées (propres à chacun et à chacune);

3. associent ces dossiers à des rubriques plus générales du schéma de classification en y ajoutant des éléments plus précis d’identification.

Imaginez les conséquences pour l’exploitabilité des documents tant au niveau organisationnel que sectoriel ou individuel. Les séries documentaires qui se rattachent aux rubriques officielles du schéma de classification sont identifiées et repérables à partir de règles normalisées. Quant aux autres, elles constituent progressivement un magma qui repose sur l’improvisation de chaque utilisateur de documents.

Comme professionnels du métier, nous nous devons de concevoir, de développer, de déployer et de maintenir des schémas de classification hiérarchique complets, de qualité supérieure, qui reposent sur des principes directeurs rigoureux pour en faciliter l’utilisation. Et il faut se rappeler que les utilisateurs des documents, dans un contexte de la mise en place d’un système de gestion documentaire, doivent être accompagnés afin d’accroître progressivement leurs compétences dans la création, l’identification et l’enregistrement des nouveaux dossiers et dans le rattachement (classement physique des unités en format papier et liaison des documents technologiques) aux dossiers existants. En gestion intégrée des documents (GID), la science infuse est aussi une vue de l’esprit.

Michel Roberge

454 - Il était une fois... les technologies du passé

Voici une vidéo amusante qui illustre à quel point les technologies qui étaient avant-gardistes ils y a 30 ou 40 ans n'ont plus de sens pour les nouvelles générations.

Il y a de quoi prendre un coup de vieux !



Michel Roberge

453 – Le plan de classification : la clé d’accès aux documents gouvernementaux ? (2)

Il y a des montées de lait qui sont suivies d’un apaisement doucereux. En voici une en réaction à un commentaire reçu à propos de mon Billet 439.

Il est vrai que les « plans de classement ont été initialement institués pour permettre aux organisations de gérer les documents À L'INTERNE » et qu’il s’agit d’une des composantes essentielles, la pierre d’assise, d’un système de gestion des documents administratifs (documents d’activité) – Records Management. Cependant, il est faux de déclarer que « descendre trop loin dans l'arborescence est contre-productif compte tenu de la charge que représente une mise à jour trop fréquente du plan ». Une telle affirmation traduit un manque de vision que malheureusement plusieurs intervenants du métier affichent.

En fait, on ici touche le cœur du sujet. Depuis plusieurs années, les professionnels du métier ont abdiqué face à la construction de structures classificatoires complètes et de qualité supérieure, se rabattant sur des solutions purement technologiques. Ce que n’ont pas fait nos collègues de la bibliothéconomie. Encore de nos jours, les schémas de classification utilisés dans les organisations sont un amalgame d’éléments énoncés sur la base de principes directeurs douteux : mélange généralement de types de document, de noms d’objets de gestion, de titres de dossiers ou de document et d’identification d’activités ou de processus.

Pourtant, depuis 10 ans, la norme ISO 15489 est très claire sur le sujet et on aurait dû la considérer. Il y est clairement question [15489-1 :2001(F) 8.4 b ] d’ « identifier et documenter toutes les fonctions, activités et opérations et les hiérarchiser dans un plan de classement des activités; identifier et documenter le déroulement des processus et les opérations dont ils font partie ». Voilà tout est dit dans une trentaine de mots précis qui ne peuvent déclencher une controverse et des discussions interminables sur le sent à leur donner! Et comme cette norme existe, j’espère qu’on s’y réfère de temps en temps même si sa facture (lire son écriture et les nombreuses redondances) laisse passablement à désirer.

Toutefois, même si la norme annonce les principes directeurs sur lesquels il faut s’appuyer pour la conception et le développement de schémas de classification hiérarchique de qualité supérieure, l’exemple qui accompagne la théorie [expliquée dans le détail à l’article 4.2.2.2 de 15489-2 :2011(F)] est une belle illustration de ce qu’il ne faut pas faire. Espérons que les correctifs seront apportés lors de la révision annoncée de la norme.

Si les schémas de classification sont déficients pour une utilisation interne avec les conséquences qu’on peut anticiper sur la gestion du cycle de vie des dossiers et des documents, je suis tout à fait d’accord pour affirmer qu’ils sont inadéquats comme « portes d'entrée pour l'accès aux documents publics ».

Dans une organisation, quelle que soit sa localisation sur la planète, ce sont les activités menées au quotidien qui génèrent des documents en format papier ou technologiques. Ceux-ci, mis en relation les uns avec les autres, constituent des dossiers et il n’est pas nécessaire d’écrire une thèse universitaire pour définir ce qu’est un dossier et de constater qu’il fait partie d’une série de dossiers de la même famille : ensemble de documents relatifs à une activité (une action sur un objet) ou à un objet de gestion.

Si le schéma de classification représente la hiérarchisation et la répartition logique (tenant compte de l’ordonnancement des processus et du déroulement des activités) de toutes fonctions et de toutes activités qui en découlent, tant pour le domaine de la gestion interne que pour les domaines d’affaires issus de la mission de l’organisme, il est d’abord un outil de gestion interne efficace.

Tout « citoyen lambda » est alors en mesure de déduire, par l’énoncé des activités et des objets de gestion qui lui sont présentés l’existence potentielle de « l'information qu'il cherche » et le schéma de classification devient un instrument d’accès aux documents des services publics. Car on ne peut repérer le bon document recherché que par sa mise en contexte.

Si certains professionnels du métier persistent à abdiquer dans la construction de structures classificatoires de qualité, ce n’est pas mon cas. J’ai consacré plus de 35 ans à réfléchir sur ce sujet et à constater l'étendu des dégâts sur le terrain et plusieurs mois pour coucher sur papier et en format électronique le fruit de cette réflexion. Pratiquer ce métier, c’est plus que pérorer : il faut mettre ses bottes de travail, relever ses manches, bosser, voire patauger dans le magma organisationnel, en se rappelant que les solutions technologiques ne viennent qu’appuyer l’intelligence humaine, la seule qui puisse analyser et concrétiser. Tout en se rappelant que la clé du succès en gestion documentaire est la combinaison entre des outils techniques et technologiques de haute qualité et une gouvernance documentaire efficace et efficiente.

Michel Roberge

452 - Anticiper l’évolution technologique

En 2011, pouvez-vous imaginer ce que sera l’environnement technologique de la gestion des documents administratifs (documents d’activités) et des documents d’archives de conservation permanente dans 20 ans?

C’est indirectement à cet exercice que le célèbre auteur d’origine écossaise Philippe Kerr s’est prêté dans son polar intitulé Une enquête philosophique (Paris : Éditions du Masque, 2011. – 390 pages). En fait, la publication originale de ce roman date de 1992 et l’action se déroule en 2013, à une époque où les sentences d’emprisonnement à vie ont été remplacées par le coma punitif…

Le romancier n’a pas prévu la disparition des disquettes qui semblent encore omniprésentes. Les cédéroms sont mêmes réduits à une taille réduite puisque son héroïne Jake Jacowicz en retrouve un laissé dans la bouche d’un des cadavres retrouvés au cours de l’enquête. Il y est aussi question de visiophones qui permettent d’enregistrer automatiquement les conversations audiovidéos entre interlocuteurs. Et de toute une panoplie de technologies de communications et de traitement de données, dont une base de données nommée Lombroso qui cumule une très grande quantité de renseignements personnels relatifs aux criminels violents de type NVM-négatifs et qui est au centre de l’intrigue.

L’auteur y décrit aussi, par la bouche de son serial killer, une machine de Réalité virtuelle : « L’essentiel en est constitué par une simple boîte, grosso modo, de la taille d’un paquet de céréales, que vous branchez sur votre ordinateur. Mais il y a aussi un casque, qui recouvre tout le visage et ressemble à un casque de motard, et un exosquelette caoutchouté qui n’est pas sans rappeler une combinaison d’homme-grenouille. À l’intérieur du casque, la visière joue le rôle d’un écran ou se projette le monde virtuel qu’un ampli sur chaque oreille vous permet d’entendre. Étant donné que la combinaison est élastique, vous avez la possibilité de toucher les objets et les êtres virtuels aussi bien que d’être touchés par eux. Pour brancher ou débrancher l’appareil, il suffit de baisser ou de lever la visière. »

Une anticipation romanesque, à mi-chemin entre la réalité et la fiction. D’ailleurs qui, même aujourd’hui, peut prétendre imaginer la réalité technologique des années 2030?

Michel Roberge

451 - Êtes-vous « geek " de la gestion documentaire ?

450 - Le calendrier de conservation dans les médias

Ce n’est pas tous les jours qu’il est question de gestion du cycle de vie des documents et de l’application des règles de conservation dans les grands quotidiens. Dans un contexte de controverse, on en fait parfois mention.

Dans le journal Le Soleil de Québec et dans La Presse de Montréal du 22 juin 2011, dans un article intitulé « La SAQ [Société des alcools du Québec] a englouti 14 M4 dans son site Web » où semble-t-il « une partie de cette somme a été dépensée en pure perte », il est question de « documents détruits » qui empêchent de faire la lumière sur l’utilisation réelle des fonds publics. On y mentionne, entre autres que la SAQ a détruit « en raison de l’application de son calendrier de conservation » plusieurs documents et factures, « notamment ceux de 1996 à 2000 ». Généralement, ce type de documents est conservé de six à sept ans afin de respecter les exigences du Code civil du Québec en matière de transactions financières de ce type (prescriptions légales).

Sans égard au problème soulevé dans cet article, voilà un bel exemple de l’importance des règles de conservation comme instrument pour la protection des droits d’une organisation et la gestion des risques. En toute légalité, en 2011, ces documents ne sont plus disponibles… à moins qu’ils aient été numérisés et qu’ils se cachent sur quelque support technologique sous forme de copies de sécurité non détruites. Qui sait? Il aurait fallu faire une demande d’accès avant 2007.

Michel Roberge

449 - #AskArchivists... sur Twitter

Voici trois courtes et amusantes vidéos produites diffusées par #AskArchivists à l'occasion de la Journée internationale des archives le 9 juin 2011 :







Merci à Archives Online pour la mention de cette « très belle initiative pour mieux faire connaître la profession ! Non, les archivistes ne sont pas des personnes aigries par la vie au fond de leurs magasins d’archives et qui n’ont pas vu la lumière depuis 70 ans ».

Michel Roberge