Dernier billet/partage de veille sur la gestion intégrée des documents d’activité

Ceci est mon dernier billet dans ces Carnets d'observations en gestion de l'information portée par tout type de support et mon dernier partage de veille sur la gestion intégrée des documents d’activité. Huit années de publications régulières, près de 1500 billets et notes de lectures et un nombre impressionnant de plus de 455 000 clics. Merci à vous toutes et à vous tous pour votre intérêt et votre fidélité.

Après plus de 42 années de vie professionnelle dédiées à la gestion documentaire, je tourne la page avec le sentiment du devoir accompli auprès des nombreux organismes des secteurs publics et privés avec lesquels j'ai partagé mon expertise et contribué, je l'espère, à une gestion plus efficace et efficiente de leurs documents d'activité.

Je me consacrerai désormais à une de mes passions : l’écriture et l'édition.

Ouvrages techniques - Je tenais d'abord à faire paraître, en format numérique PDF, une version mise à jour de mon livre La gestion intégrée des documents d'activité technologique et en format papier et technologique (titre actualisé) qui prend en considération les recommandations de la 2e édition de la norme ISO 15489 désormais intitulée Gestion des documents d'activité et celles de la série 30300 Système de gestion des documents d'activité. Et ce, à un prix plus abordable (29,95 $ CAN) que la version précédente. J'y propose, entre autres, un modèle de gestion du cycle de vie des documents plus approprié pour un environnement de plus en plus technologique. Et l'amorce d'une réflexion pour une nouvelle vision d'affaires centrée sur les documents les plus importants pour une organisation. De plus, l’ouvrage Le schéma de classification hiérarchique des documents administratifs est maintenant aussi disponible en version PDF à 29,95 $ CAN. D'autres projets de publications en co-écriture seront annoncés au cours des prochains mois. Quant aux Éditions Michel Roberge (site Web en cours de révision), elles offriront aux spécialistes du métier la possibilité de publier, en format numérique, le fruit de leurs réflexions et de leur expérience.

Ouvrages de fiction - Après avoir publié un premier roman (Zébrures écarlates, un polar mettant en vedette le premier détective archiviste québécois Ives d’Arch), j’ai entrepris l’écriture d’une nouvelle fiction que je souhaite présenter à des éditeurs, en décembre 2016 : un thriller contemporain à Québec, un meurtrier en série obsédé par le temps, de nouveaux personnages qui évoluent dans le Vieux-Québec et dans le quartier de mon enfance : Limoilou. Tout en cogitant sur une suite à Zébrures écarlates, toujours sur la thématique de la disparition de documents d'archives, mais cette fois-ci à Québec, avec, entre autres, comme décor, la Maison des Archives, comme il était convenu d'appeler, au début des années 80, le centre d'archives de Québec des Archives nationales. Un manuscrit que j’aimerais bien déposer d’ici la fin 2017. Avec en tête plusieurs autres projets de romans.

Si vous le souhaitez, vous pouvez désormais me suivre en vous inscrivant sur mon site Michel Roberge écrivain.

1187 - Gestion des documents d'activité : vision pour la prochaine décennie

Combien de fois entendons-nous ou lisons-nous dans les médias « ceci ou cela est très tendance » en gastronomie, en mode, en décoration. Mais qu’en est-il pour le domaine de la gestion des documents d'activité ? À la lumière de mes observations sur le terrain et de ma veille quotidienne, j’oserais énoncer ma vision de la gestion des documents d'activité pour la prochaine décennie. Vous pouvez la compléter ou en débattre si vous le souhaitez :

• Arrimage du métier avec la 2^e version de la norme ISO 15489 et à la série 30300 et adoption de l’expression « gestion des documents d’activité » dans le langage courant.
• Certification ISO 30300 des organisations pour la gestion de leurs documents d’activité.
• Abandon de la théorie des trois âges et adoption d’un modèle conceptuel répondant à la réalité numérique reposant sur la durée de vie utile des documents d’activité jusqu’à leur sort final pour la gestion de leur cycle de vie.
• Disponibilité de solutions logicielles de gestion des documents d’activité plus abordables et sans limites du nombre d’utilisateurs.
• Modélisation des activités de développement des outils de gestion des documents d’activité afin de réduire au minimum les coûts souvent faramineux, injustifiés et injustifiables.
• Concentration des efforts et des coûts de déploiement sur la formation, l’accompagnement initial et le soutien permanent des utilisateurs des documents d’activité.
• Réalisation et adoption par la haute direction des organisations de plans de gouvernance documentaire détaillés avant d’amorcer la conception, le développement et le déploiement de systèmes de gestion des documents d’activité.
• Programmation de plans de maintenance à court, moyen et long terme du système et des outils de gestion des documents d’activité, incluant des audits sectoriels et organisationnels.
• Concentration des efforts sur la gestion systématique et rigoureuse des documents ayant une forte valeur qui engagent la responsabilité de l’organisation et qui assurent la traçabilité de ses actions engageantes (vision d’affaires centrée prioritairement sur la prévention des risques) en y associant des acteurs clés pour leur enregistrement et la gestion de leur cycle de vie.
• Professionnalisation de la fonction "gestion des documents d'activité" en tant que spécialité reconnue du management des organisations tant au niveau de la formation académique que dans la pratique courante. (Reconnaissance d'une nette distinction avec les fonctions "gestion des documents d'archives de conservation permanente" et "gestion de la documentation de référence")
• Sensibilisation et formation académique des futurs intervenants professionnels et techniques au rôle principal qu’ils auront à jouer dans les organisations : transmission de leur savoir (formation) et de leur savoir-faire (accompagnement et soutien) en mettant leur savoir-être (attitude proactive auprès des utilisateurs des documents) au service de leur organisme.
• Et pour le Québec, une Loi sur la gestion des documents d'activité et des documents d'archives adaptée à la gestion des documents technologiques, obligeant tous les organismes publics à se doter d'une politique de gestion de leurs documents d'activité et d'un schéma de classification auquel devraient être intégrées les règles de gestion du cycle de vie des dossiers.
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Notes de lectures : Quand on a des convictions…

Lu dans Journal d’un étudiant en histoire de l’art (Maxime Olivier Moutier. – Montréal : Éditions Marchand de feuilles, 2015) :

« … il faut être indépendant des valeurs dominantes de son époque. Il faut du courage, du sang-froid, aimer les vérités tranchantes et dérangeantes et ne pas avoir peur de déplaire. Il ne faut pas craindre non plus d’être exclu. » (p. 35)

Notes de lecture : Quand l’ordinateur ne trouve pas les documents recherchés

Lu dans Les brumes du passé de Leonardo Padura (Paris : Éditions Métailié, 2015) :

« La recherche s’avéra plus ardue que ne l’avait supposé le sergent, et Conde se sentit satisfait quand, après plusieurs tentatives, le prétentieux policier cybernétique se vit obligé d’utiliser le téléphone pour demander à un spécialiste où se trouvaient certaines archives. » (p. 271)

Notes de lecture : L’armoire aux dossiers

Lu aussi dans Mariachi Plaza (Michael Connelly. – Paris : Calmann-Lévy, 2016).

« En fait d’armoire, il s’agissait plutôt d’une énorme pièce de rangement où étaient entreposés tous les livres du meurtre et cratons à éléments de preuve que l’unité des Affaires non résolues envisageait d’étudier. Il ne manquait pas de place, mais les affaires étaient si nombreuses que, l’année précédente, le service avait fait installer un système de rayonnages mobiles comme ceux qu’on trouve souvent dans les bibliothèques universitaires et les grands cabinets d’avocats. Montés sur rails, ils peuvent basculer et permettre de ranger plus de choses dans un espace confiné. Lorsqu’il avait besoin de consulter tel ou tel autre livre de meurtre, l’inspecteur devait ouvrir à l’aide d’une roue à manivelle la rangée où il était classé. Toutes les équipes de l’unité pouvaient utiliser les deux côtés de chaque rangée pour leurs affaires. » (p.90)

1186 – Acquérir une solution logicielle de GID : recommandations

Quand vient le temps d’acquérir une solution informatique pour classer, enregistrer, repérer, utiliser et gérer le cycle de vie des documents d’activité d’une organisation, voici quelques recommandations afin de tirer le maximum d’un investissement minimum :

• Refuser d’être facturé pour compléter la solution par l’ajout de fonctionnalités de base de gestion documentaire non encore disponible (vieux truc des concepteurs de logiciels inexpérimentés).
• Refuser d’être facturé par utilisateur ou par groupe d’utilisateurs de l’application informatique : la solution doit être universelle sans restriction du nombre d’utilisateurs simultanés.
• Au Québec, si le produit est québécois, s’assurer que la programmation informatique est réalisée à 100% au Québec et que le service technique est assuré à partir du Québec (question de protéger une expertise et des emplois spécialisés dans le domaine).
• S’il s’agit d’une solution de logiciel libre, son coût « d’acquisition » généralement associé à des services professionnels (ex. : soutien informatique de départ et annuel) ne doit pas être plus élevé que l’équivalent d’une solution propriétaire.
• Ne pas accepter que le coût d’acquisition de la solution soit plus élevé qu’une autre sous prétexte qu’elle contient des fonctionnalités parfois attrayantes qui ne seront probablement jamais utilisées par l’ensemble des utilisateurs.
• S'assurer que les règles de gestion du cycle de vie des documents s'appliquent, quels que soient le format et le support sur lequel est consignée l'information.
• Prendre le temps de s’informer auprès d’autres organisations utilisatrices sur la satisfaction tant du produit que de la qualité du service après-vente.
• Demander à l'éditeur du logiciel de vous démontrer comment son entreprise tire elle-même profit du produit qu'il offre appliqué à la gestion effective de ses documents d'activité. 

Toujours se rappeler qu’une solution logicielle de gestion intégrée des documents d’activité doit être d’un coût abordable, simple d’utilisation, complète et sans artifice pour assurer avec toute la rigueur requise le classement, l’enregistrement, le repérage, l’utilisation et la gestion du cycle de vie des documents d’activité (fichiers informatiques, courriels, dossiers physiques, s'il en existe encore) d’une organisation.

Parce que la gestion documentaire, on en conviendra, ce n’est pas la « tasse de thé » du personnel de l’organisation qui est au coeur du succès de son déploiement, de son utilisation et de sa maintenance. Aussi qu’on doit mettre en place un système dont la pérennité doit être assurée à long terme. Et rester zen.

Notes de lecture : Une façon pour enrayer la désintégration du papier

Lu aussi dans Mariachi Plaza (Michael Connelly. – Paris : Calmann-Lévy, 2016).

« L’enveloppe était pleine de coupures de presse pliées et jaunies, tout aussi fragile que l’organigramme du gang qu’il avait ouvert la veille. Les plis se déchirèrent dès qu’il les ouvrit, même très lentement et avec le plus grand soin. Cela se produisait souvent lorsqu’il reprenait de vieilles affaires, son habitude étant alors de coller les morceaux séparés sur du papier brun – il y en avait un rouleau dans la salle des inspecteurs – de façon à enrayer les effets de cette désintégration et pouvoir replier les articles. » (p.173)