Les organisations ne sont généralement pas conscientes des problèmes croissants du stockage plus ou moins contrôlé et même à leur insu des informations numériques sur des supports internes (ordinateurs individuels, serveurs de fichiers et de courriels, tablettes de lectures, téléphones mobiles, périphériques de stockage amovibles, pour ne nommer que ceux-là). Sans compter la résurgence potentielle de documents technologiques qu’on aurait crus détruits. Quel organisme peut se targuer d’harnacher efficacement ses données numériques sans qu’une partie de celles-ci se retrouve de façon volontaire ou par malveillance dans la globoshère : dans une boîte de courriel quelconque sur un autre continent, sur un iPod nano dérobé sur une plage, par exemple.Quand on y pense, les moyens extraordinaires que les sociétés modernes disposent aujourd’hui pour partager, pour collaborer et pour diffuser de l’information ont une puissance telle qu’ils contribuent à une meilleure efficacité et une efficience jusqu’alors jamais égalée. Mais cette qualité indéniable fragilise aussi les organisations et la protection des renseignements personnels. Tout un paradoxe!
Nous savons tous, même si nous ne sommes pas toujours en mesure de l’évaluer précisément, que la production des données numériques connaît une croissance exponentielle. Celles-ci sont généralement sous la gouverne des unités de gestion des ressources informationnelles ou grâce au Web 2.0, susceptibles de s’incruster dans des puits sans fond des unités de copies de sécurité ou des médias sociaux, par exemple. Sans compter, évidemment, la surmultiplication des exemplaires dans un contexte d’absence de gestion de leur cycle de vie.
Les spécialistes de la gestion documentaire et les archivistes de la deuxième décennie du XXIe siècle sont confrontés avec de tels « gisements » plus ou moins structurés dont la gestion et l’élagage sont souvent humainement impossibles. C’est pourquoi, il est devenu urgent que la formation des futurs intervenants professionnels et techniques soit revue en fonction de cette réalité et qu’elle soit associée à un champ d’expertise priorisant l’acquisition des connaissances et le développement d’un savoir-faire en management d’une ressource. Ressource organisationnelle et sectorielle d’ailleurs, on en conviendra toutes et tous, la plus difficile à gérer dans une organisation en raison de ses caractéristiques, de la variété des contenus et de la quantité.
Une réflexion à poursuivre dans un prochain billet.
Michel Roberge
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