96 - La population est invitée à détruire ses documents

Le 20 mars, lu dans le journal Le Soleil de Québec : un article intéressant où on recommande aux citoyens de ne pas jeter de documents contenant des informations personnelles dans un bac à recyclage (titre de l'article : La population invitée à détruire ses documents, auteur: Pierre Asselin). La Sûreté du Québec qui a organisé une opération déchiquettage dans un centre commercial de Québec insiste pour que ces documents soient détruits de manière sécuritaire. Au cours de cette activité publique qui est l’occasion pour la population de se débarrasser de papiers personnels, des informastions et des conseils ont aussi été dispensés. Il est prouvé que certains fraudeurs volent le contenu des bacs à recyclage à la recherche de numéros d'assurance sociale, de noms, de dates de naissance... Deux sources à consulter sur le sujet : le Centre d'appels antifraude du Canada et le Bureau de la concurrence du Canada dont certaines pages portent sur les fraudes médicales.

Véronique Boucher

95 - Les documents technologiques qui s’incrustent

Une des fonctions d’un système de gestion intégrée des documents consiste à offrir la possibilité de détruire les documents à la fin de leur cycle de vie administrative. On dit qu’en moyenne 80 % à 85 % des documents administratifs ont, à l’état inactif, comme sort final, la destruction. On le fait avec les documents en format papier et on peut être presque certain que tout ce qui doit être détruit le sera effectivement. Ce support d’information est tangible, visible, encombrant et relativement contrôlable. Mais qu’en est-il des documents technologiques?

Les fichiers informatiques pullulent. Ce sont des objets virtuels, intangibles. On ne les voit pas. Ils sont quelque part sur un support, dans un ordinateur. Que le disque interne soit plein ou vide, la machine n’occupe pas davantage de place sur la table de travail. Un très grand nombre de documents technologiques n’existent que dans leur format électronique ou optique. Bien sûr, certains sont imprimés, mais pas la majorité. Pensez à une base de données, par exemple. Ils sont très facilement dupliqués et diffusés à l’interne comme à l’extérieur des organisations (courriels, site Web, extranets…) souvent sans que les personnes qui les ont créés ou reçus le sachent. Lorsqu’ils ne sont pas sécurisés, ils peuvent être modifiés encore une fois sans que leur créateur en soit informé.

Comment savoir où s’en trouvent des copies? Et, bien sûr, on peut les retrouver sur les différentes générations des unités de stockage de copies de sécurité. Ils peuvent être transformés en fichiers cachés, prétendument effacés (et on sait jusqu’à quel point il est difficile d’effacer les données d’un fichier informatique) et les métadonnées qu’ils contiennent peuvent ajouter des informations complémentaires à leur contenu. Il y a de quoi paniquer n’est-ce pas? Comment s’assurer de l’application réelle des règles de conservation sur ces documents? Comment peut-on être certain que l’information qui a déjà existé a été vraiment supprimée, dématérialisée et qu’il est impossible d’en consulter même quelques bribes?

Petites mises en situation : en vertu d’une loi sur l’accès aux documents ou à l’information, comment un organisme public peut-il répondre en toute assurance que le document ou l’information demandée n’existe plus? Et si elle existe, quelque part parmi les supports énoncés dans le billet 94, a-t-on l’obligation de la rendre accessible si elle est jugée comme telle par la loi? Poser la question, c’est peut-être y répondre. Et dans le cadre d’une poursuite judiciaire, imaginez les conséquences…

En passant, il semble qu’un gigaoctet de documents numériques peut contenir entre 70 000 et 80 000 pages d’information selon les formats de fichiers. Dans une boîte ou un carton de documents semi-actifs, on peut compter environ 2 000 pages. Dans un tiroir de classeur latéral d’un mètre, 6 000 pages…

Michel Roberge

94 – Cartographie des documents dans une organisation (2)

Dans le billet 93, j’énonçais la liste des lieux de conservation des documents en format papier dans un organisme. Et si on faisait le même exercice pour les documents technologiques. Voici un certain nombre de sites potentiels susceptibles de contenir des fichiers informatiques. En consultant cette liste, demandez-vous combien de pages d’informations sont accumulées dans un gigaoctet d’espace disque? Sur le disque dur d’un poste de travail? Sur celui d’un serveur de fichier? Dans la somme des supports d’information utilisés dans votre organisation?

Documents technologiques :

• Postes de travail individuels fixes (unité de disque C) dans des arborescences de répertoires
• Ordinateurs portables individuels
• Espaces de conservation via Internet
• Prestataires de services de conservation externes
• Clés USB
• Mémoires Flash
• Cartes mémoire
• Serveurs de fichiers dans des arborescences de répertoires publiques et privées
• Boîtes de courriels individuelles ou collectives
• Unités de disques durs externes
• Rubans et cassettes de copies de sécurité conservées à l’interne ou à l’externe
• Rubans et cassettes vidéo et sonores
• Collections de cédéroms, de dévédés et bientôt de Blu-rays
• Peut-être encore sur des disquettes, disques ZIP...
• Bientôt dans des unités de lecture de papier électronique (e-paper, e-book)
• Bientôt dans des mémoires holographiques
• Serveurs WEB, d’intranet et d’extranet
• iPod


• Sans oublier les meubles de rangement des microformes (microfiches, cartes à fenêtre, microfilm en rouleau)

Alors, dans l’ensemble de tous les documents tant en format papier que technologiques, dites-moi comment s’y retrouver? Au Québec, on dirait qu’ « une chatte n’y retrouverait pas ses petits ». Comment protéger ce qui est essentiel à la reprise des activités à la suite d’un sinistre, protéger les informations stratégiques et confidentielles ainsi que les renseignements personnels? Et comment s’assurer de ne conserver que ce qui est utile d’un point de vue administratif, financier ou légal ou archivistique, historique ou patrimonial sans un système organisationnel de gestion intégrée des documents? Et comment s’assurer de détruire ce qui doit être effectivement détruit?

Suite au billet 95.

Michel Roberge

93 - Cartographie des documents dans une organisation (1)

Avez-vous déjà fait la cartographie potentielle les lieux de conservation des documents dans une organisation? À partir des nombreux états de situation et plans d’action que mon équipe et moi avons réalisés, voici ce que j’ai constaté à ce jour :





Documents en format papier :

• Tiroirs de classeurs dans des îlots centralisés ou dans les espaces de bureau individuels
• Tablettes d’étagères centralisées, sectorielles ou individuelles
• Tiroirs de bureau
• Boîtes (cartons) dans des locaux dédiés à la conservation des documents semi-actifs à l’interne ou auprès de prestataires de services
• Boîtes (cartons) dans des locaux dédiés à la conservation des documents d’archives de conservation permanente à l’interne ou par une autorité archivistique externe
• Boîtes (cartons) dans les espaces de bureau individuels, dans des garde-robes, des corridors, des roulottes, sous des escaliers, dans l’entretoit ou au-dessus des plafonds suspendus, dans des sous-sols humides, dans des garages, sur des tables à pique-niques…
• Coffres-forts
• Voûtes sécurisées
• Dessus/dessous de table de travail ou de tables de la cafétéria
• Dessus de tablettes de fenêtres
• Porte-documents
• Résidence personnelle
• Pigeonniers ou mobilier spécifique pour la conservation des cartes, des plans et des dessins
• Mobilier de conservation des diapositives
• Centres de documentation ou bibliothèques centralisés ou sectoriels

Suite au billet no 94.

Michel Roberge

92 – La numérisation des archives médicales

Un article intéressant paru le 10 mars 2009 dans le journal Le Soleil de Québec, sous la plume de Claudette Samson, fait le point sur la numérisation des « dossiers de patients » de deux hôpitaux de Québec : l’Hôpital de l’Enfant-Jésus et l’Hôpital Saint-Sacrement. Plus de 3,5 kilomètres linéaires de dossiers inactifs qui s’empilent dans des locaux loués. Une situation comparable vécue dans la majorité des centres hospitaliers (CH) du Québec. Comme la loi oblige les institutions de santé et de services sociaux à conserver en permanence certains documents qui constituent ces dossiers, une partie de la solution passe par l’épuration des contenus, la destruction des documents inutiles et la numérisation potentielle du reste.

Pas si simple compte tenu de la nature même des documents : le processus de numérisation doit être de haute qualité et aucune information ne doit être perdue, « ce qui inclut par exemple la petite note manuscrite d’un médecin au dos d’un dossier ».

Va pour le passé. Mais de tels projets doivent d’abord être proactifs, c’est-à-dire amorcer la numérisation des documents lors de la constitution des dossiers de patients ou, si les dossiers actifs existent déjà, leur numérisation et leur disponibilité numérique « la veille d’un rendez-vous » et leur alimentation numérique future.

Après avoir relaté l’expérience de l’Hôtel-Dieu-de-Lévis qui a pris le virage numérique depuis 2005, la journaliste fournit aussi quelques statistiques intéressantes : au Centre hospitalier universitaire de Québec (CHUQ), par exemple, qui regroupe trois grands hôpitaux (le Centre hospitalier de l’Université Laval, l’Hôtel-Dieu-de-Québec et l’Hôpital Saint-François-d’Assise), plus de 60 000 nouveaux dossiers sont créés chaque année. À ce jour, l’institution possède environ 27 millions de dossiers actifs, semi-actifs et inactifs. Et les archivistes médicales y classent annuellement près de 7,5 millions de feuilles.

Les coûts anticipés pour la numérisation de ces documents : plusieurs millions de dollars, et ce, pour trois centres hospitaliers. Multipliez le tout pour l’ensemble du réseau!

Michel Roberge

91 – Repérage automatique de documents photographiques à partir du contenu

Vu sur le site Web de la compagnie Apple. Sa solution logicielle iPhoto 09 qui détecte automatiquement et peut reconnaître le visage des personnes qui apparaissent sur des photos numériques. Selon l’éditeur du logiciel, le système est en mesure de détecter les photos sur lesquelles apparaissent des personnes pour ensuite associer les visages qui se ressemblent et ce, même dans un très grand ensemble de photos. Comme l’utilisateur peur associer un nom aux visages d’une même personne, le logiciel offre un ensemble de correspondance pour lesquelles il ne reste qu’à confirmer l’identification commune. Des outils d’affichage des groupes de photos par personne ou de création d’albums intelligents qui se constituent au fur et à mesure d’ajout de photos sont aussi disponibles avec l’application.

Bien plus, la version 2009 du logiciel iPhoto permet de regrouper des photos en fonction des lieux en exploitant les données provenant des appareils de photos numériques ou des iPhone qui intègrent un GPS. Automatiquement, chaque photo peut être étiquetée en fonction du site photographié; par exemple : « Château Frontenac », « Ville de Québec », « Québec ». Si on ne possède pas de tels appareils, il est aussi possible de faire correspondre les photos à un lieu géographique en les associant à un point sur une carte.

On connaissait le classement thématique, alphabétique, numérique, alphanumérique, chronologique… iPhoto 09 repousse plus loin les capacités humaines d’organisation des documents visuels.

Michel Roberge

90 – Des nouvelles de Cologne

J’ai reçu un courriel qui m’invitait à prendre connaissance d’un document qui décrit comment un groupe d’archivistes et d’étudiants de Marburg est intervenu après l’écroulement de l’édifice qui abritait les archives de la ville de Cologne (voir billet 84 afin de sauver les documents d’archives. Comme une image vaut 1000 mots, je vous laisse consulter ce document en format PDF.

Michel Roberge

89 – Le cédérom a trente ans et un pied dans la tombe

Hé oui! Le cédérom comme objet de commercialisation et d’écoute d’œuvres musicales a 30 ans et il est menacé, depuis que les années, par la technologie MP3. Ses versions inscriptibles (R et RW), utilisables pour la sauvegarde de données et de documents rivalisent avec celles des dévédés à capacité plus grande. Sans compter les nouveaux Blu-rays qui ont tué en très bas âge les HD DVD.

On le sait, les générations de supports optiques se suivent à un rythme effréné. 30 ans, c’est déjà l’âge d’or avancé pour les cédéroms dont la durée de vie aura été plus longue que celle des disquettes. Parions que celle des DVD dont la première génération est apparue en 1995 sera encore plus courte.

D’un point de vue de gestion documentaire, particulièrement pour les documents technologiques de conservation permanente, cette chronique de mort annoncée n’augure rien de rassurant pour stabilité et la pérennité des mémoires organisationnelles. La migration future des supports technologiques est incontournable. Une fonction que doit, sans l’ombre d’un doute, prendre en charge un système de gestion intégrée des documents (GID).

Michel Roberge

88 – 1000 km de livres de poche à la poubelle par année

Vous souvenez que dans mon billet 31, je m’insurgeais contre le gaspillage incroyable de papier publicitaire reçu chaque semaine dans les foyers québécois. Eh bien, il y a du nouveau sur le sujet. Le journal Le Soleil du 7 mars 2009 nous informait qu’un adolescent de Saint-Augustin-de-Desmaures, en banlieue de Québec, a fait l’exercice d’accumuler les documents publicitaires non sollicités reçus à son domicile.


En un an : 1,27 mètre. Plus de 5 mètres linéaires de livres de poche. Dans une seule résidence. En multipliant cette donnée par le nombre de portes sur le territoire de la ville de Québec, on en arriverait à une distance d’environ 267 kilomètres, soit la distance entre la capitale nationale du Québec et Montréal. Seulement pour la ville de Québec, une ville de près de 500 000 habitants. Pensez-y : plus de 1000 km de livres de poche alignés les uns derrière les autres! En passant, combien de bibliothèques comptent 1000 km linéaires de tablettes?

Michel Roberge

87 – Les codes de classification : sortir des ornières

Le choix d’un format de code à associer à un schéma de classification est une opération délicate. En effet, la structure interne d’un système de codification a un impact sur les capacités d’expansion de cet outil fondamental d’organisation logique de l’information. Un code trop court, dit plus simple à utiliser, laisse peu de marge de manœuvre. Un code trop long rend plus complexe son utilisation.

Prenons, par exemple, un code logique de classification composé d’un maximum de 4 chiffres : 3000 / 3100 / 3110 / 3111. Une telle codification ne pourra s’appliquer qu’à une structure composée d’un maximum de 4 niveaux avec un maximum de 9 rubriques par niveaux. Avec comme impact l’obligation à limiter la taille de l’arbre de classification, ce qui va à l’encontre de tout principe d’établissement naturel d’une structure de classification devant couvrir de façon adéquate l’ensemble des activités et des sous-activités génératrices de documents et de dossiers des fonctions d’une organisation. Car il est reconnu par tout architecte documentaire qui se respecte qu’un schéma de classification doit contenir le nombre de niveaux et de rubriques qui satisferont les besoins. Ceux d’aujourd’hui qui sont connus et ceux de demain qui résulteront de l’évolution de l’organisme.

Traditionnellement, le réflexe est de mettre en place des codifications logiques dont la disposition des chiffres ou des lettres qui composent les codes représente les niveaux de la structure de classification. Et la tendance est souvent d’utiliser des modèles qui n’ont rien à voir avec les besoins, comme le sempiternel code 4-2-2 (9999-99-99) appliqué à toutes les sauces. Pourquoi 4-2-2 ? Un jour, dans les années 70, une firme de consultants québécois en a fait une norme parce qu’elle utilisait une solution logiciel dont le masque de la métadonnée « code » correspondait à ce format!

Depuis le milieu des années 90, à la suite de recherches et d’expérimentations antérieures réalisées dans le cadre d’un projet conjoint Archives nationales du Québec – Régie de l’assurance maladie du Québec de Système intégré de gestion des documents administratifs (SIGDA), j’ai pu mettre au point une autre approche. Celle de la codification semi-logique. La première partie du code numérique ou alphanumérique représentant la fonction (par exemple : la fonction Gestion des ressources humaines) et la seconde, une séquence numérique des activités composée d'un nombre maximum de caractères établi après analyse du schéma avec intervalles permettant la mise à jour de l’ensemble tout en respectant la rigueur et logique initiale de la structure. Résultat : des codes courts qui peuvent prendre en charge un nombre illimité de niveaux et de rubriques par niveau et une capacité d’expansion future hors du commun. Et les organisations qui utilisent ce type de codification ne s’en portent que mieux : le classement et le repérage des unités documentaires en format papier ou technologiques est simplifié. Comme quoi il faut toujours être à la recherche de nouvelles solutions plus performantes et… sortir des ornières.

Michel Roberge

86 – Une méthodologie propriétaire en GID

Dans un cabinet-conseil en gestion documentaire, les bonnes pratiques et les processus d’affaires en matière de Gestion intégrée des documents (GID) se doivent d’être documentés afin d’assurer un niveau de qualité constant dans la livraison des produits et des services.

Depuis près de quatre ans, sur la base des connaissances, l’expertise et du savoir-faire acquis par mon entreprise auprès de plus de 1800 organisations clientes des secteurs publics et privés québécois et de l’extérieur du pays, un ensemble modélisé, structuré et codifié de nos pratiques a progressivement vu le jour : une méthodologie propriétaire exclusive et unique dans le métier nommée DocumentFaire™ et enregistrée auprès de l’Office de la propriété intellectuelle du Canada (OPIC).

Un modèle de gestion des activités relatives à la conception, au développement, au déploiement, à l’évaluation et à la maintenance des composantes de systèmes de gestion documentaire qui s’intègre dans le schéma de classification des dossiers de l’entreprise. Les activités pour la livraison de chaque produit ou de chaque service y sont découpées en blocs d’activités variables selon les produits et les activités. Chaque bloc d’activité est détaillé en séquence des activités à réaliser. Le tout appuyé par des outils de travail informatisés et normalisés.

Un outil puissant qui assure, entre autres et au besoin, le transfert d’expertise dans un contexte de relève pour la réalisation des mandats. Une valeur ajoutée au panier de produits et de services offerts. Une gestion des processus adaptable selon le contexte légal et réglementaire propre à chaque client et qui tient compte, entre autres, des recommandations de la norme ISO 15489 « Records Management ». Une approche qui est une source d’inspiration importante dans l’écriture en cours de mon nouveau livre sur la gestion intégrée des documents.

Michel Roberge

85 – On attend toujours le règlement

En 2001, le gouvernement du Québec adoptait la Loi concernant le cadre juridique des technologies de l’information (Lois refondues du Québec, chapitre C-1.1). Cette loi qui a, entre autres, comme objectif de reconnaître la valeur juridique des documents lorsque l’information est transférée par numérisation du support papier vers un support technologique, précise à l’article 20, les modalités de destruction des documents sources impliqués dans ce transfert :

« Les documents dont la loi exige la conservation et qui ont fait l'objet d'un transfert peuvent être détruits et remplacés par les documents résultant du transfert. Toutefois, avant de procéder à la destruction, la personne qui en est chargée :

1° prépare et tient à jour des règles préalables à la destruction des documents ayant fait l'objet d'un transfert, sauf dans le cas d'un particulier;

2° s'assure de la protection des renseignements confidentiels et personnels que peuvent comporter les documents devant être détruits;

3° s'assure, dans le cas des documents en la possession de l'État ou d'une personne morale de droit public, que la destruction est faite selon le calendrier de conservation établi conformément à la Loi sur les archives (chapitre A-21.1).

Toutefois, doit être conservé sur son support d'origine le document qui, sur celui-ci, présente une valeur archivistique, historique ou patrimoniale eu égard aux critères élaborés en vertu du paragraphe 1° de l'article 69, même s'il a fait l'objet d'un transfert. »

Et le paragraphe 1 de l’article 69 en question se lit comme suit :

« En outre des normes de substitution qu'il peut édicter en vertu de l'article 67 [faisant appel à un autre règlement à venir, j’y reviendrai dans un autre billet], le gouvernement peut déterminer par règlement :

1° des critères qui permettent de reconnaître qu'un document présente, sur son support d'origine, une valeur archivistique, historique ou patrimoniale ; »

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Huit (8) ans après l’adoption de la loi, ce règlement n’a toujours pas été adopté. Et on ne sait toujours comment déterminer si un document présente une ou plusieurs de ces valeurs. Surtout qu’au Québec le sens donné par certains professionnels du métier au mot « archivistique » englobe l’ensemble du cycle de vie des documents d’une organisation! Mais qu’attend donc le législateur pour compléter le travail extraordinaire amorcé en 2001 ?

84 – Quand un bâtiment d’archives s’écroule

La nouvelle est sortie sur CNN : un bâtiment d'archives de construction relativement récente (1971) s'est effondré à Cologne. Il semble qu’à la suite de travaux d’excavation et d’extension du métro, l’édifice aurait pu être fragilisé. Il s’agissait d’un édifice de cinq étages dans lequel des fissures avaient été repérées il y a deux ans. Elles avaient été jugées sans danger. Les archivistes qui avaient entendu des craquements peu de temps avant le sinistre ont pu quitter à temps les lieux avant l’effondrement de la structure.

L’édifice assurait la conservation de la plus importante collection d’archives au nord des Alpes : plus de 65 000 documents relatant l’histoire de la ville de Cologne, dont le plus ancien document date de 922 et un demi-million de photographies. Tout un travail en perspectives pour récupérer cette richesse patrimoniale.

Michel Roberge

83 – Approche conceptuelle et opérationnelle en GID

Lorsque vient le moment de mettre à niveau ou d’adopter une politique de gestion intégrée des documents dans une organisation, il me semble important de préciser, avec la haute direction, l’approche conceptuelle et opérationnelle du système de gestion documentaire que l’on souhaite mettre en place. Cette rencontre de remue-méninge doit permettre de dégager un consensus sur les orientations à donner au système et d’adopter les principes directeurs qui en découlent.

Cette démarche doit tenir compte de l’environnement légal et réglementaire ainsi que des normes, des bonnes pratiques et des besoins de l’organisme. On peut alors consigner les orientations définies dans une politique organisationnelle de gestion intégrée des documents : caractéristiques intrinsèques du système, exigences d’une véritable intégration de ses composantes, documents et dossiers qui seront effectivement pris en charge, modalité de conservation, d’enregistrement et de gestion du cycle de vie des unités documentaires tant en format papier que technologiques.

Il va sans dire que cette réflexion doit également permettre de définit les responsabilités intervenants, à commencer par celle de la haute direction qui doit manifester sa volonté d’agir, les gestionnaires qui doivent s’engager à des résultats, à la personne responsable de la gestion documentaire qui doit appuyer le personnel des unités administratives qui doit mettre en application la politique, les directives, les normes et les procédures.

Pour avoir fait cet exercice avec certains organismes, je constate qu’il n’y a pas meilleur façon de démarrer un projet de gestion documentaire.