333 – Des fantômes érudits

En ce jour d’Halloween célébré particulièrement en Amérique du Nord, les fantômes viennent aussi hanter certains édifices publics. À preuve, cette vidéo tournée à la New York Public Library que j’ai déjà visitée il y a quelques années, magnifique édifice protégé par deux lions en marbre rose et jouxtant l’agréable Bryant Park. Heureusement, labrigade Ghostbusters est toujours active :



Michel Roberge

332 - Un grand cru aux arômes... d’archives

Pierre Berloquin, ingénieur civil français passionné de codes secrets, rapporte dans son plus récent et passionnant ouvrage, Codes. La grande aventure, que j’ai dévoré il y a quelques semaines, les pratiques « archivisticovinaires » des compagnons maçons et charpentiers :

« Ne nous attendons à trouver des codes écrits dans les archives papier des compagnons ; il n’y en a pas. Les compagnons ont toujours été des artisans pratiques qui s’expriment dans leur métier et ont peu à dire et à écrire. En outre, les persécutions leur ont appris à ne pas laisser de documents derrière eux. Selon la légende, ils se réunissaient, et se réunissent encore, chaque année, avec tous les papiers qu’ils ont utilisés pendant douze mois, ils en font un grand feu, mélangent les cendres dans du vin, puis boivent le tout. »

Pierre Berloquin. – Codes. La grande aventure. – Neuilly-sur-Seine : Éditions Michel Lafon, 2010. – pp. 163-164).

À la bonne vôtre!

Michel Roberge

331 - Les bœufs devant la charrue

Pour gérer le cycle de vie des documents administratifs, il faut mettre les bœufs devant la charrue et non l’inverse. C’est une vérité de La Palice. D’abord, il est insensé d’établir des règles de conservation (durée et sort final : à archiver pour une conservation permanente ou à détruire) pour chacun des types de documents qu’une organisation produit, reçoit ou expédie. Sachant que les documents qui ont des liens entre eux constituent des dossiers physiques, technologiques ou le plus souvent hybrides et que ces dossiers existent généralement en séries composées de 1 à x dossiers, c’est pour chacune de ces séries que l’on doit établir le profil de conservation et le sort final à la fin de leur utilité administrative, financière ou juridique.

Pour y arriver de façon méthodique, c’est à partir du schéma de classification hiérarchique des documents administratifs qui représente l’ensemble des séries de dossiers pris en charge par le système de gestion documentaire qu’on peut facilement y arriver. À chaque rubrique de l’arborescence de classification sa règle de conservation (exemplaire principal associé à un détenteur – exemplaires secondaires des autres détenteurs – supports d’information). Si la structure classificatoire est composée de 300 rubriques, on aura autant de règles de conservation dont, il va sans dire, plusieurs semblables pour un certain nombre de séries de dossiers. Une telle approche devient très facilement automatisable : en enregistrant le schéma de classification et les règles de conservation associées dans une solution logicielle de Gestion intégrée des documents (GID), le calcul de la durée de vie et la mention de sort final officiel sont effectués automatiquement lors de l’enregistrement de chacun des dossiers. Les documents composant chaque dossier, élément d’une série de dossiers, qu’ils soient en format papier ou technologiques, héritent des informations de gestion de leur cycle de vie. Le tout est entièrement transparent pour l’ensemble des utilisateurs.

Plutôt que d’exiger qu’on associe document ou dossier à une règle de conservation (ce qui peut se concrétiser par des choix arbitraires individuels) dans un souci d’archivage des documents de conservation permanente, il est préférable de mettre l’accent sur la structuration de l’information portée par tout type de support en constituant d’abord des dossiers pour lesquels le cycle de vie a été initialement planifié, adopté, approuvé et officialisé. Car il ne faut surtout pas oublier que l’objectif d’un système de gestion documentaire (« Records Management » est de « donner accès aux personnes accréditées à toute l’information pertinente portée sur un support ». « Donner accès » à partir d’une structure organisationnelle de dossiers (schéma de classification) à « toute l’information pertinente » grâce à l’application facile des règles de conservation qui assurent la destruction des documents et des dossiers devenus inutiles.

Cette approche qui a fait ses preuves au Québec depuis près de 30ans ans s’inscrit dans une démarche de gestion qui propose d’investir d’abord dans la planification des activités (élaboration du schéma de classification et des règles de conservation), puis dans l’organisation de celles-ci (intégration du schéma est des règles dans une solution logicielle de gestion documentaire) pour en assurer l’administration (application, au moment voulu, du schéma et du calendrier de conservation) et être en mesure d’évaluer et de contrôler les résultats attendus.

Dans le métier, il émerge régulièrement de nouvelles théories et méthodes individuelles parfois qualifiées de révolutionnaires, quelquefois loufoques, par leurs auteurs. L’innovation a sa place si elle améliore des pratiques actuelles non efficientes. Il faut toutefois éviter d’échafauder des modèles de travail illogiques et incontrôlables qui correspondraient à placer la charrue devant les bœufs, au risque de mettre en péril la récolte des bénéfices escomptés.

Michel Roberge

330 - ExoPC ou Vibe : enfin la tablette de lecture québécoise!

Source : technaute.cyberpresse.ca : Voici en primeur la « tablette sur laquelle repose une grande pression : son nom a circulé à travers la planète depuis l'hiver, la blogosphère la positionnant comme le produit qui pourrait rivaliser le mieux avec l'iPad, d'Apple » :



Doté « d'un écran tactile de 11 pouces, d'une interface gestuelle unique et de Windows 7, l'appareil pourrait être à la hauteur de sa réputation, si les prévisions de son créateur tiennent la route : l'entreprise prévoit pas moins d'un millier d'applications conçues exprès pour sa tablette d'ici la fin de l'année. En ajoutant à cela les applications plus génériques conçues pour Windows 7, et la probable compatibilité des protocoles associés à Windows (Flash et Silverlight)… ».

Et, aux dernières nouvelles, contre toute attente, la tablette québécoise a éliminé l'iPad lors d’un concours organisé par le magazine Laptop en se qualifiant, en demi-finale du Tablet World Series avec l’Archos 101 dont l’autonomie de la batterie est de dix heures, « un avantage par rapport à celle de l'ExoPC, qui offre une autonomie de quatre heures ».

J'ai hâte de l'expérimenter.

Michel Roberge

329 - La GID et la gestion des versions de documents

Lorsqu’il est question de gestion documentaire, la question des versions de documents est immédiatement soulevée. Doit-on intégrer dans un système de gestion documentaire les différentes versions d’un même document? La raison d’être d’un tel système, donner accès aux personnes accréditées à toute l’information pertinente pour prendre la bonne décision et agir en conséquence nous fournit la réponse.



Versions antérieures et version officielle. Comme je l’ai expliqué dans mon dernier livre sur La gestion intégrée des documents (GID) en format papier et technologiques à la page 8.3 (voir graphique ci-dessus), la création, la validation de versions en versions d’un document se situe en amont du système de GID. Prenons par exemple un compte rendu de réunion du Conseil d’administration d’un organisme ou la production d’un rapport à la suite d’une étude commandée par la direction. C’est la version terminée et officielle qui est importante pour la gouvernance d’une organisation. C’est elle qui doit être enregistrée et associée au(x) dossier(s) qu’elle documente dans le système de GID. C’est elle qui sera repérable, consultable et utilisable lorsqu’on en aura besoin pour appuyer les prises de décision et les actions. Les versions préalables n’ont aucune valeur administrative puisqu’elles ne sont pas officielles. Elles peuvent être informatives sur le chemin qui a été parcouru jusqu’à la version terminée, mais sans plus. Elles n’auront évidemment aucune valeur historique, archivistique ou patrimoniale pour en justifier la conservation permanente dans les archives.


Versions subséquentes. Mais, dans certains cas (par exemple, un organigramme ou une procédure de travail), la version dite « finale » peut continuer à évoluer comme je l’ai illustré à la page 8.14 du même ouvrage (voir graphique ci-dessus). Elle peut être mise à jour et, encore une fois, c’est la version mise à jour qui sera utile. Selon les documents, la ou les versions antérieures n’auront plus d’utilité administrative alors que d’autres pourraient en avoir à des fins de rétrospective de gestion. Quant à savoir si la dernière mise à jour et les versions antérieures du document officiel doivent être versées dans les archives, c’est la règle de conservation adoptée et approuvée qui pourra le déterminer. C’est d’ailleurs pour cette raison qu’il existe un code de durée de conservation à l’état actif « 999 — jusqu’au remplacement par une nouvelle version » qui peut être utilisé dans la gestion du cycle de vie des documents des organismes publics québécois. Il va sans dire que cette notion associée à une « nouvelle version » ne concerne pas les versions antérieures à la version officielle dont il était question précédemment.

Michel Roberge

328 - Quand un pays perd le document qui confirme son accès à l’indépendance!

Lorsqu’une entreprise ou un organisme public perd la trace d’un document important pour son fonctionnement, ce qu’on appelle généralement un document essentiel, il est peut-être temps de penser à la mise en place d’un système de gestion documentaire. Imaginez maintenant quand un pays perd le document qui légitime son accession à l’indépendance. Selon Figaro.fr du 15 octobre 2010, « l'Ordre d'indépendance, où sont écrits les fondements de la Constitution de Fidji, a disparu il y a cinq ans ».

Selon la responsable des archives du gouvernement, Salesia Ikaniwai , les « responsables ont cherché partout dans les archives et contacté plusieurs services gouvernementaux, mais en vain […]. Ce document avait été remis formellement au nouveau pays indépendant par le prince Charles. »

Le gouvernement en est réduit à demander une copie aux autorités britanniques!

Michel Roberge

327 - Une cachette pour un microfilm

Hiver 1953, Moscou. Le corps d'un petit garçon est retrouvé sur une voie ferrée.

Agent du MGB, la police d'État chargée du contre-espionnage, Loo est un officier particulièrement zélé. Alors que la famille de l'enfant croit à un assassinat, lui reste fidèle à la ligne du parti : le crime n'existe pas dons le parfait État socialiste, il s'agit d'un accident. L'affaire est classée mais le doute s'installe dans l'esprit de Leo.

Tombé en disgrâce, soupçonné de trahison, Leo est contraint à l'exil avec sa femme, Raïssa, elle-même convaincue de dissidence. C'est là, dans une petite ville perdue des montagnes de l'Oural, qu'il va faire une troublante découverte : un autre enfant mort dans les mêmes conditions que l' « accident » de Moscou.

Prenant tous les risques, Leo et Raïssa vont se lancer dans une terrible traque, qui fera d'eux des ennemis du peuple...

À la page 126 de l'exellent roman de Tom Rob Smith, Enfant 44, publié en 2009 chez Belfond, Leo fait une découverte :

« Tandis qu’il soulevait un chemisier en coton, un minuscule objet tomba sur son pied et roula par terre. Il se baissa pour le ramasser. C’était une pièce d’un rouble. Il la lança sur son chevet. La pièce s’ouvrit, les deux moitiés partirent dans des directions opposées. Leo s’approcha du petit meuble. À genoux, il récupéra les deux moitiés. L’intérieur de l’une d’elles était creuse. Reconstituée, la pièce ressemblait à un rouble ordinaire. Leo en avait déjà vu une du même genre. Elle servait à dissimuler un microfilm. »

Michel Roberge

326 – Une image vaut mille mots

Pour boucler la boucle et en guise de synthèse des derniers billets sur le métier et sur la fonction « Records Management », voici un graphique qui permet de catégoriser les documents d’entreprise dans un contexte de gestion des connaissances avec quelques brèves définitions :

Connaissances : information que possède une organisation et savoir, savoir-faire, expertise… de ses ressources humaines.

Information : renseignements qu’une organisation collecte et possède sur une personne, sur un autre organisme, sur un sujet ou sur une activité administrative ou de gouvernance.

Documents : information portée par un support : papier, film, support informatique…

Documents de référence : monographies, livres, publications en séries, dépliants…
Spécialité du métier : bibliothécaires.

Documents administratifs ou de gouvernance (« Records ») : correspond aux documents courants ou actifs pour tous les supports et semi-courants (semi-actifs) pour le papier.
Spécialité du métier : conseillers en gestion des documents administratifs (« Records Managers »).

Gestion interne : documents associés à des dossiers relatifs à des fonctions et des activités de gestion administratives en général, de gestion des communications, des affaires juridiques et des ressources humaines, financières, matérielles, immobilières et informationnelles.

Domaines d’affaires : documents associés à des dossiers relatifs à des fonctions et des activités découlant de la mission de l’organisation.

Archives : portion des documents et des dossiers administratifs devenus inactifs (inutiles à des fins administratives ou de gouvernance) conservés en permanence à cause de leur valeur archivistique, historique ou patrimoniale.
Spécialité du métier : archivistes.

Gestion intégrée des documents (GID) : gestion globale des documents de référence, des documents administratifs ou de gouvernance et des documents d’archives de conservation permanente et format papier et technologiques.

Michel Roberge

325 - Une définition tordue du « Records Management »

Dans son appel de candidature pour l’embauche d’un nouveau professeur au département d’histoire de l’Université Laval de Québec pour l’enseignement en archivistique, l’institution définit ainsi le « Records Management » : « évaluation, accumulation, organisation, traitement, description, maintenance technologique, préservation et conservation des documents dans les dépôts d’archives ». Cette nouvelle définition s’inscrit dans la description des qualifications recherchées entre le « Document Management : relations avec les auteurs des documents et conception des systèmes encadrant leur production, classification, description (métadonnées), contrôle de l’accès et intégration des formes analogiques et numériques » et la fonction « Exploitation et mise en valeur des archives : diffusion, référence, valorisation, expositions, activités culturelles, numérisation d’archives, etc. » (ici, soit dit en passant, on ne sait trop de quelles « archives » il est question, mais on devine que ce sont les documents d’archives de conservation permanente).
J’en perds mon latin! Car je suis de la génération qui a étudié cette langue ancienne qui m’incite, avec le grec, à utiliser le mot juste. Si on se fie à ces définitions qui semblent émerger d’un souci de faire original par rapport à la réalité connue, au Québec d’une part, et dans le monde anglo-saxon, le « Records Management » engloberait maintenant la gestion des documents dans les « dépôts d’archives ». Il n’y a pas beaucoup de « dépôts d’archives » dans les entreprises, dans les ministères et les organismes gouvernementaux! Il s’agit là d’une terminologie du secteur public consacrée au centre de responsabilité de conservation et de préservation des documents devenus inactifs d’un point de vue administratif mais de conservation permanente. Si on adhère à ce raisonnement, l’autorité archivistique québécoise qu’est Bibliothèque et Archives nationales du Québec devrait-elle être renommée Bibliothèque et Records Management Québec!

C’est le monde à l’envers. Avec aussi une définition qui me semble tout à fait erronée du « Document Management ». Celle de Wikipedia, avec laquelle je suis pleinement d’accord, correspond davantage au concept : « A document management system (DMS) is a computer system (or set of computer programs) used to track and store electronic documents and/or images of paper documents. The term has some overlap with the concepts of content management systems. It is often viewed as a component of enterprise content management (ECM) systems and related to digital asset management, document imaging, workflow systems and records management systems. »

Rappelons-nous deuxdéfinitions énoncées dans ISO 15489 : 2001 qui situent la fonction au cœur de la gouvernance des organisations et qui ne font référence, dans aucun cas, aux « archives historiques » :

Records Management : « the field of management responsible for the efficient and systematic control of the creation, receipt, maintenance, use and disposition of records, including the processes for capturing and maintaining evidence of and information about business activities and transactions in the form of records ».

Records : « information [« document » serait plus approprié] created, received, and maintained as evidence and information by an organization or person, in pursuance of legal obligations or in the transaction of business ».

J’en viens à penser que si les personnes qui décrivent ainsi le métier étaient des praticiens, des gens de terrain, la transmission des connaissances, du savoir-faire et du savoir être s’appuierait sur des expertises variées et concrètes et les nouvelles théories « personnelles » n’auraient aucune justification. Quand on a la responsabilité de former de futurs intervenants dans la gestion intégrée des documents en format papier et technologiques, on a le devoir de bien camper les concepts tout en s’adaptant à l’évolution des moyens technologiques actuels et futurs qui s’offrent à nous. Et ces moyens technologiques ne doivent surtout pas nous écarter des fondements du métier qui consiste dans un premier temps, d’organiser et de rendre accessibles les documents produits, reçus et expédiés, peu importe les supports, dans un contexte de gouvernance (« Records Management ». Puis, par la gestion de leur cycle de vie, d’assurer la destruction de ceux qui devenus inactifs d’un point de vue de gestion interne ou des domaines d’affaires, doivent être détruits et la préservation de ceux qui doivent être conservés en permanence à cause de leur valeur archivistique, historique ou patrimoniale (préservation des documents d’archives de conservation permanente, conséquence du processus de systématisation).

À la fin des années 80, j’avais réformé le programme de Certificat de premier cycle en gestion des documents administratifs et des archives (le titre était très éloquent comme l’est d’ailleurs celui du programme actuel de l’Université Laval – Certificat en gestion des documents et des archives – qui marque bien la distinction entre les deux volets du métier jusqu’à ce qu’il soit renommé Certificat en Records Management!) sur la base de ces prémisses et les étudiants dont un grand nombre provenait du marché du travail d’alors y trouvaient leur compte.

Oeuvrant depuis 25 ans dans la fonction-conseil aux organisations, c’est le discours que je continue d’utiliser dans mes démarches et mes relations avec mes clients : c’est simple, tous comprennent et s’y retrouvent dans leurs préoccupations de gestionnaire des ressources informationnelles de plus en plus variées. Alors, pourquoi faire compliqué quand on peut faire simple?

Michel Roberge

324 - La formation pour l’avenir de la profession

Dernièrement, sur son blogue Archives on line, Lourdes Fuentes Hashimoto soulevait une question importante : « L’archiviste du XXIe siècle est-il bien formé? », tout en constatant « que très peu de personnes s’interrogent sur l’importance de la formation pour l’avenir de la profession ». Et à la question, elle concluait que non. Je ne connais pas le contexte français de la formation des intervenants en gestion des documents administratifs (« Records Managers ») et des archivistes. Par contre, ayant moi-même enseigné pendant environ sept ans à l’Université du Québec à Montréal (UQÀM) en tant que responsable du Certificat de premier cycle en gestion des documents administratifs et des archives, j’ai une bonne idée de ce qui se fait, de ce qui ne se fait pas et de ce qui devrait se faire de ce côté-ci de l’Atlantique. Et mon expérience personnelle en est une majoritairement de consultant auprès d’organisations qui, la plupart du temps, ne disposent pas de ressources spécialisées dans le domaine.

La formation professionnelle (universitaire) et technique (CÉGEP) doit répondre à des besoins de plus en plus complexes. Par exemple, dans mon dernier livre sur La gestion intégrée des documents (GID) et à partir d’un vécu dans des organisations de plus en plus complexes, j’ai tenté d’identifier les profils d’intervenants spécialisés en systèmes de GID qui seront de plus en plus demandés dans un contexte documentaire de plus en plus hybride (papier et technologique – électronique – numérique):

• Conception de systèmes : analystes en processus d’affaires capables de réaliser des états de situation et de proposer des plans d’action, de rédiger des politiques, des normes et des procédures…
• Développement de systèmes : architectes documentaires spécialisés en structures d’information
• Déploiement de systèmes : agents de changement, spécialistes de la formation et de l’accompagnement (coach), documestres à l’échelle corporative et sectorielle
• Évaluation et maintenance de systèmes : analystes auditeurs

• Archivistes responsables de la garde des documents d’archives de conservation permanente

Par curiosité, j’ai aussi relevé les différentes thématiques des cours offerts au Québec dans les programmes de premier cycle des universités francophones : difficile d’y trouver des lignes directrices. Il y est évident que le virage technologique est à peine perceptible. Et il est aussi étonnant, encore aujourd’hui, de constater à quel point tous ces programmes, à l’exception de ceux de l’Université de Montréal (EBSI), sont rattachés à des départements d’histoire!

Mais quel genre de professionnels souhaite-t-on former? Des archivistes, ceux qui ont la garde des documents des documents d’archives de conservation permanente (archives historiques) et qui doivent en assurer la conservation, la protection et la mise en valeur? Des spécialistes du conseil en GID, qui n’ont pas la responsabilité de gérer au quotidien les documents, mais qui ont pour rôle de concevoir, de développer, de soutenir l’ensemble des personnes (les vrais « Records Managers », en fait) qui gèrent effectivement leurs documents et ceux de leur unité administrative. Deux grandes catégories de gens de métier qui doivent posséder les qualités, les connaissances, les compétences et le savoir pour jouer le bon rôle dans leurs organisations.

J’ai toujours pensé, en tout cas depuis que j’ai enseigné dans le domaine, que la formation des intervenants du métier devrait relevée du secteur de la gestion et non pas de l’histoire. Les archivistes et les spécialistes du conseil en GID évoluent dans un contexte de gestion d’une des ressources organisationnelles : les ressources informationnelles. Leur efficacité et l’arrimage de leurs interventions reposent sur une maîtrise des principes et des outils de gestion et du contexte du management et de la gouvernance d’un organisme, qu’il soit public ou privé. Selon le champ d’action ou de spécialisation, cette formation de base (minimum premier cycle complet universitaire) doit nécessairement être complétée par l’acquisition de connaissances en histoire, en sciences de l’information, en technologies de l’information, en pédagogie, en communications… Et surtout, cette formation doit permettre à ceux et à celles qui veulent faire carrière dans ce métier d’être bien outillés pour intervenir aussi dans les organisations du secteur privé dont le contexte est différent des organismes publics et qui, pour la grande majorité, ne sont pas sensibilisées à l’importance d’une saine gestion documentaire. Une réflexion en profondeur s’impose « pour l’avenir de la profession ».

Pendant ce temps, l’Université Laval de Québec recrute un nouveau professeur pour son programme de formation des futurs archivistes et « Records Managers ». Qualifications requises : « doctorat, ou diplôme équivalent, en archivistique ou en histoire ou en sciences de l’information ou dans une autre discipline avec une spécialisation sur une problématique archivistique. Spécialisation en gestion de documents numériques dans l’une ou l’autre des perspectives suivantes : Document Management, […] », Records Management » [tiens tiens, la première université francophone d’Amérique s’anglicise!] [et] exploitation et mise en valeur des archives. […] Compétence complémentaire en histoire, histoire de l’art, ethnologie, archéologie ou muséologie. » Aucune mention des sciences de la gestion ni de compétences en technologies de l'information. Cherchez l’erreur.

Michel Roberge

323 – Le mur technologique de certaines archives électroniques

Dans le métier, depuis plusieurs années, la promotion de la gestion des documents en format électronique occupe une place importante dans la réflexion collective. Un grand nombre d’organisations visent l’élimination totale du papier comme support d’information. Pour des raisons d’efficience de la gouvernance. Parallèlement à cet ensemble de documents technologiques que sont les fichiers informatiques et les courriels, la très grande majorité des organismes utilisent le Web comme outil de communication : site Web, intranet, extranet, réseaux sociaux, tweeter… Mais lorsqu'il est question d'archivage de ces documents, une certaine incohérence semble émerger. Ainsi, face à Internet, quand vient le temps d’archiver les documents de conservation permanente de la toile qui ont une valeur archivistique, historique ou patrimoniale, il semble que les gouvernements du Canada et du Québec, en tout cas, se butent à un mur technologique.

Dans le journal Le soleil du 10 octobre 2010, un article émanant de La Presse Canadienne soulève une question : « Faut-il archiver les tweets? » Question importante s’il en est une et si on l’applique aux sites Web qui contiennent aussi des informations susceptibles d’être utilisées par les historiens et les historiens de demain. Alors que les échanges à caractères politiques se font de plus en plus avec de tels outils et que l’information, voire la propagande gouvernementale y est véhiculée, que restera-t-il aux historiens et aux historiennes de demain pour mieux comprendre telle ou telle décision ou pour décrire tel ou te personnage politique.

Dans cet article, on mentionne que Bibliothèque et Archives Canada a baissé les bras, jugeant que « le contenu était trop volumineux pour être conservé » [et on me dit qu’au gouvernement du Québec, on en est venu à la même conclusion].

Mais doit-on tout conserver? Faudrait-il plutôt faire un tri et un échantillonnage comme on le fait avec les documents en format papier? Effort humain considérable? Peut-être que si on mettait en place de véritables systèmes de gestion documentaire on se mettrait en mode proactif en planifiant et en automatisant la gestion du sort final de cet océan technologique. Et si le volume de cette information électronique est important, n’existe-t-il pas des moyens technologiques proportionnels pour la stocker? Trop coûteux? Comment alors expliquer qu’on investisse des millions dans le béton pour la conservation des archives sur papier? S’il ne se fait rien, c’est tout un pan de l’histoire d’un pays qui va s’évanouir.

Le Web, les intranets, les extranets, les réseaux sociaux, tweeter et les autres sont des véhicules d’information comme l’étaient autrefois les dépliants, les brochures, les prospectus, les documents publicitaires… distribués par le courrier traditionnel ou publiés dans les médias écrits. Ils contiennent des documents d’archives de conservation permanente.

Michel Roberge

322 - Le sempiternel classement alphabétique des archives

Lu dans Lee Child. – Du fond de l’Abîme. – Paris : Éditions Ramsay, 2003. - page 338.

Le classement des archives vu par un auteur de polars : « [Nous] pénétrâmes dans la salle des archives [du poste de police]. Margrave [ville de l’État de Géorgie imaginée par Lee Child] était une petite ville perdue au milieu de nulle part, mais [l’inspecteur] Gray avait passé vingt-cinq ans à remplir cette pièce de papier. Du sol au plafond, les quatre murs étaient couverts de meuble de rangement aux portes laquées de blanc. […] Chaque meuble contenait des rangées entières de dossiers. Il devait y avoir un bon millier de boîtes de carton, là-dedans. Avec l’étiquette sur la tranche, et un petit anneau en plastique dessous pour pouvoir sortir la boîte. La série démarrait à gauche de la porte, sur l’étagère supérieure, à la lettre A, pour finir tout en bas, à droite de la porte, avec le dernier Z ».

Comme quoi le classement alphabétique est semble être la panacée de la gestion documentaire.

Michel Roberge

321 – Peut-on vraiment gérer de l’information?

L’expression « gestion de l’information » est sur toutes les lèvres. Au cours des années 90, avec l’apparition progressive des « nouvelles » technologies de l’information et des communications (NTIC), il est devenu plus « glamour », comme disait Molière, de parler d’information plutôt que de document. En 1992, mon éditeur d’alors, Documentor, m’avait incité à renommer la nouvelle version de mon livre publié initialement en 1983 sous le titre « La gestion des documents administratifs » par « La gestion de l’information administrative », plus vendeur me disait-on. Et je suis tombé dans le piège. Huit ans plus tard, je revenais à « L’essentiel de la gestion documentaire – Système intégré de la gestion des documents analogiques et numériques ». Et je n’y ai pas dérogé depuis la définition toute simple énoncée dans la Loi concernant le cadre juridique des technologies de l’information : « information portée par un support ».

Si on utilise bien le sens des mots que l’on emploie, les objets à gérer dans notre métier doivent être composés à la fois d’information et de support (papier, microfilm, support électromagnétique, magnétique, optique, électronique ou logique). Sans support, il n’existe pas de document. Sans information consignée sur un support, il n’existe pas de document. Car l’information en soi n’est pas un objet réel, donc on ne peut pas gérer de l’information. L’Office québécois de la langue française, dans son Grand dictionnaire terminologique, la définit sous différents angles, tous virtuels :

« Indication, précision que l'on donne ou que l'on obtient sur quelqu'un ou sur quelque chose »
« Ensemble de données élémentaires visant l'acquisition de connaissances par un sujet »
« Élément de connaissance concernant un phénomène et qui, pris dans un contexte déterminé, a une signification particulière »
« Somme des connaissances et des expériences [d’une] personne »
« Action de faire connaître ou de transmettre certains renseignements »
« Action de fournir des connaissances à un sujet »
« Action d'informer quelqu'un, un groupe, de le tenir au courant des événements ».

Elle définit aussi le document comme étant de l’ « information portée par un support et susceptible de servir de preuve » et en donne des exemples : « un document papier, une pièce musicale stockée dans un fichier MP3, une facture d'essence sur un bout de papier, un texte sur microfilm, un dessin sur une toile, un plan d'ingénieur sur un support numérique, un contrat en braille ».

De plus, qui dit gestion, découpe généralement cette fonction ou cette activité de gouvernance en quatre étapes : la planification, l’organisation, la direction (ou l’administration) et le contrôle (PODC ou POAC) de ressources (humaines, financières, matérielles et informationnelles) et d’activités de gestion interne ou des domaines d’affaires (activités de mission).

Dans une organisation, on gère des activités administratives en général, des activités de communications, des ressources et des affaires juridiques. On ne gère que des éléments concrets. Quant à l’information, on la recherche, on la consulte, on l’exploite. Mais quand on l’identifie, on la décrit, on l’indexe, on l’enregistre, on la classe, on la reçoit ou on l’expédie, elle doit être fixée sur un support. Et c’est la combinaison information-support que l’on gère et qui peut être concrètement gérée. Gérer le cycle de vie de l’information « brute » est un non-sens. Les paroles sont évanescentes, les documents laissent des traces mémorielles à plus ou moins long terme : certains en permanence. Ce sont eux qui sont et doivent être gérés pour leur valeur administrative, financière, juridique...

C’est pourquoi je crois qu’il faut continuer d’imposer et d’expliquer en des termes simples la notion de « gestion des documents » tant en format papier que technologiques.

Michel Roberge

320 - L’AFNOR et la traduction de l’expression « Records Management »

L’International Stardard Organisation (ISO) publie en anglais des normes relatives au « Records Management » (RM). En 2001, la 15489 Records Management et plus récemment, les projets de normes 30300 les 30301 Information and documentation - Management system for records - Fundamentals and vocabulary, et Requirements. Dans ces deux deniers cas, l’Association française de normalisation (AFNOR) procède à leur traduction en français. Les projets déposés pour commentaires soulèvent des discussions sur les forums du métier (Archives et ADBS) : quelle expression francophone devrait-on utiliser pour désigner le RM?

Le concept de RM est né aux États-Unis en 1947. Il a été élaboré pour désigner la phase de gestion des documents au moment où ils sont utiles à des fins administratives, financières, juridiques et opérationnelles. Ces documents dont une infime portion (5 à 10 % en moyenne) pourront devenir, selon cycle de vie et leur sort final approuvé, des documents d’archives de conservation permanente. Ainsi, le terme « Records » servait à identifier les documents administratifs, de gouvernance. Ceux sur lesquels doit compter un organisme public ou une organisation du secteur privé pour réaliser sa mission et assurer sa gestion interne. Et par extension, comme les documents ont un sens par les liens qui existent entre eux, « Records » fait aussi référence à la notion de dossier : ensemble de documents relatifs à une activité, à une affaire, à une relation avec une autre organisation ou avec une personne (employé, client, citoyen…). Jamais, le mot « Records » n’a été employé dans ce métier pour désigner des « enregistrements » comme certains de nos collègues français le suggèrent.

Parce que depuis plusieurs années la forme physique des documents a grandement évolué, il semble qu’on est à la recherche de dénominations qui nous éloignent du vrai sens de la fonction RM. L’AFNOR propose de traduire « Records » par « information et documents », expression avec laquelle j'ai beaucoup de difficultés. Un document se définit par de l'information portée par un support (pas de support d'information, pas de document) et un dossier est un ensemble de documents. Associer au mot « Records » à « information et document », c'est faire référence à un premier objet intangible, l'information et un deuxième réel, le document. Gérer de l'information, c'est une activité virtuelle, gérer des documents et des dossiers, c'est une activité réelle. On n'a qu'à assister à des procès ou à suivre les travaux de commissions d'enquête, par exemple, pour constater que le document a primauté sur l'information (témoignage).

Il ne faut pas confondre la fonction globale VS ses composantes. Gérer des documents, c’est en faire l’inventaire, les identifier, les décrire, les indexer, les classer et en enregistrer l’existence et la localisation afin de les repérer et de les utiliser au moment opportun. C’est aussi en assurer la gestion du cycle de vie : durée de conservation et sort final officiellement évalué, approuvé et appliqué. Quand, par exemple, on fait intervenir la notion d’information (ou de gestion de l’information), on fait référence à une des composantes d’un système de RM : l’exploitation du contenu, une réalité et une nécessité pour l’accès aux documents technologiques (électroniques, numériques…). Concrètement, de l’information, ça ne se gère pas : on la recherche, on la consulte et on l’utilise. Ce qui se gère, ce sont les documents et, par extension, les dossiers.

Jusqu’à tout récemment, j’ai toujours considéré que l’expression « Gestion des documents administratifs » décrivait très bien en français le RM, par opposition à la « Gestion des documents d’archives de conservation permanente » pour désigner ce qu’on appelle à tort les « Archives historiques ». Je me suis rallié rapidement à l’expression « Gestion intégrée des documents (GID) » proposée par des groupes de travail du gouvernement du Québec. Je considère qu’elle met bien en évidence que l’effort doit porter autant sur les documents et les dossiers en format papier que ceux qui se présentent sous différentes formes technologiques.

En tout cas, continuer de parler de la « Gestion des enregistrements » pour désigner le RM, c’est complètement absurde. Ça me rappelle un certain congrès de l’ACFAS au début des années 80. Un conférencier anglophone qui traitait du RM avait vu son discours traduit simultanément par la « Gestion des disques ». L’éclat de rire de l’assistance, au grand étonnement du conférencier, illustrait bien le ridicule de la situation.

Vous excuserez la longueur excessive de ce billet. Ces discussions me désolent : ce métier ne réussit pas à se définir simplement pour s’imposer dans les organisations. Les interférences des spécialistes des TI et des fournisseurs de toutes sortes de technologies dites de RM y sont en grande partie responsables. À moins que les gens du métier se laissent distraire. Pour ma part, c’est un constat depuis plus de 35 ans. Verrons-nous un jour la lumière au bout du tunnel?

Michel Roberge

319 - La taille des cédéroms : une exigence de Beethoven

Saviez-vous que la taille du cédérom, inventé en 1980 par les ingénieurs de Philips et Sony pour enregistrer et lire de la musique, a été déterminée par la durée d’enregistrement de la Symphonie n° 9 en ré mineur, op. 125 de Ludwig Van Beethoven? Vous êtes-vous demandé pourquoi la durée d’enregistrement était de 74 minutes et non pas de 75? Et que les 12 cm de diamètre sont aussi devenus la norme pour les dévédés et les Blurays?

Au départ, pour être en mesure d’y enregistrer les deux faces d’un disque de vinyle 33 tours, les ingénieurs évaluèrent d’abord que le cédérom devait permettre d’y stocker 60 minutes de musique, soit sur une surface de 11,5 cm de diamètre. Cependant, le patron de Sony, Norio Oga, qui était un admirateur de la célèbre symphonie, souhaitait pouvoir écouter la version dirigée par Herbert Von Karajan qui durait 66 minutes. Il demanda alors aux ingénieurs d’augmenter la capacité d’enregistrement des futurs disques optiques. Ceux-ci, par prudence, recherchèrent la version la plus longue jamais enregistrée : elle datait de 1951 et durait 74 minutes. D’où la mise en marché de disques de 12 cm avec une capacité d’enregistrement de 74 minutes.

Source : Radio-Canada, Espace-Musique, 7 septembre 2010.

Michel Roberge