164 – Un cordonnier mal chaussé

Vous vous rappelez la vidéo et le diaporama sur le dépotoir technologique ghanéen (billet 142). Eh bien, les mêmes étudiants en journalisme de l’University of British Columbia (UBC) qui y réalisaient une enquête sur les « déchets électroniques » ont acheté, dans un marché public du Ghana, un ordinateur fonctionnel qui possédait sur son disque dur toutes les données de son ancien propriétaire, d’un grande compagnie américaine spécialisée en sécurité! Selon le responsable de l'équipe, Peter Klein, « Le disque dur contenait des centaines de documents concernant des contrats gouvernementaux ». Est-ce que c’est ce qu’on appelle un « cordonnier mal chaussé »?

Michel Roberge

163 – Le Records Management… selon GARP

L’Association for Records Managers and Administrators (ARMA International) énonce dans un document intitulé Generally Accepted Recordkeepind Principles (GARP) huit principes fondamentaux associés à un système performant pour la gestion des documents en format papier ou technologiques d’une organisation.

En préambule, ce texte, qui s’appuie entre autres sur la norme ISO 15489 - Records Management, affirme que les documents et les dossiers sont inextricablement liés aux activités de tout organisme et que c’est grâce à sa mémoire informationnelle enregistrée dans un système pérenne que celui-ci est en mesure de s’appuyer sur les décisions et les actions prises dans le passé et de planifier celles à venir. De plus, les documents et les dossiers d’une organisation sont décrits comme une ressource clé pour dans son fonctionnement et l’atteinte de ses objectifs. Il est alors impératif qu’ils soient créés, organisés, sécurisés, tenus à jour et utilisés de façon à documenter les actions quotidiennes y compris leur planification, l’aide à la décision et le respect de l’environnement légal, réglementaire et normatif.

Un organisme public ou une organisation du secteur privé doit donc s’assurer que son système de gestion documentaire s’appuie sur les principes suivants :

La responsabilité - Le système doit être sous la responsabilité directe d’un membre de la haute direction qui doit s’assurer de l’adoption et de l’application des politiques et des procédures et de l’évaluation régulière (audit) des performances du système. Par délégation, la gestion du système doit être déléguée aux personnes spécialement désignées dans l’organisation.

L'intégrité - Le système doit offrir une garantie raisonnable et appropriée quant à l'authenticité et la fiabilité des documents qu’il prend en charge.

La protection - Le système doit assurer la protection des renseignements personnels, de l’information confidentielle, privilégiée, secrète et des documents essentiels à la poursuite des activités à la suite d’un sinistre.

La conformité - Le système doit se conformer aux lois et aux règlements applicables, aux exigences des autorités administratives ou archivistiques ainsi qu’aux politiques internes de l’organisation.

La disponibilité - Une organisation doit gérer ses documents et ses dossiers de façon à assurer leur accès dans les délais requis pour leur consultation et leur utilisation.

Le cycle de vie - Une organisation doit conserver ses documents et ses dossiers selon une durée de conservation et un sort final appropriés en tenant compte des exigences légales, réglementaires, fiscales, administratives ou de leur valeur archivistique, historique ou patrimoniale.

La disposition - Une organisation doit s’assurer de détruire de façon sécuritaire les documents et les dossiers devenus inutiles dans le respect absolu des lois et de ses politiques internes.

La transparence - Les caractéristiques et les processus d’un système de gestion des documents d’une organisation doivent être documentés dans de façon compréhensible. Les politiques, les normes, les directives et les procédures doivent être accessibles pour tous les membres du personnel et toute autre personne intéressée.

Je vous invite à poursuivre votre réflexion en consultant le document original publié sur le site Web de l’ARMA.

Michel Roberge

162 - Valeur juridique de contraventions électroniques non signées

Elle est intéressante cette nouvelle de Radio-Canada qui nous apprend que plusieurs milliers de contraventions émises depuis janvier 2008 par la Ville de Montréal pourraient être illégales selon une avocate qui conteste devant la Cour supérieure les constats d'infraction électroniques non signés par les policiers. Car, selon le code de procédure pénale, un constat d'infraction doit inclure « la signature de la personne qui atteste les faits et de la personne qui effectue la signification [...] leur signature apposée au moyen d'un procédé électronique ou le code de validation ».

Comme ni la signature manuscrite ou électronique ni le code de validation n'apparaissent sur les constats en question, il est impossible que l’émetteur du document puisse reconnaître sa signature, à la demande d’un juge, lors d’une contestation en Cour. L’enjeu est important : en 2008, la Ville de Montréal a émis plus de 135 millions de dollars en contraventions. Si la valeur juridique de ces documents n’est pas reconnue, les citoyens qui contesteraient leurs constats pour enclencher un recours collectif pourraient afin d’être remboursés.

Une affaire à suivre quant à la valeur juridique des documents technologiques.

Michel Roberge

161 - La bibliothèque de l'avenir

Lu dans le journal Les affaires, édition du 13-19 juin 2009 (article de Dominique Froment).

Pour répondre aux besoins de communiquer et de socialiser des jeunes d’aujourd’hui, les bibliothèques devront s’adapter pour offrir des services 24/24 heures : « […] pour la bibliothèque du futur, oubliez l'atmosphère feutrée ! Elle sera un lieu de rencontre et d'échange offrant une foule de services : un cabinet médical, un bureau de service aux étudiants, un centre de photocopie, une cafétéria, un petit bistro, etc. Et pourquoi pas une galerie d'art, des écrans de télévision, un centre multimédia et une salle pour répéter une présentation PowerPoint...? »

Les utilisateurs « […] pourront consulter le fonds documentaire au moyen d'une barre de navigation Internet, directement sur Facebook ou par téléphone cellulaire, envoyer un message texte ou clavarder avec un bibliothécaire […]. On peut même penser à la livraison à domicile de documents. »

Et pourquoi pas un système de gestion intégrée des documents (GID) accessible directement à partir d’un téléphone cellulaire! Une réalité envisageable à très court terme. C’est d’ailleurs l'un des objets de la conclusion de mon nouveau livre sur La gestion intégrée des documents en format papier et technologiques : documents administratifs, documents d’archives, documentation de référence publié à la fin de l’automne 2009.

Michel Roberge

160 - Préservation des données numériques et désastre nucléaire

Voici pour vous divertir une courte vidéo de trois minutes créée par Digital Preservation Europe (DPE) afin de sensibiliser les organisations à la préservation des informations numériques en situation de crise. Le tout sous la forme d'un dessin animé et assez amusant.



Michel Roberge

159 – La durée de vie d’une photocopie

Un collègue de travail, Martin Pelletier, m’a transmis un article du magazine Science et Vie publié en février 2009 et intitulé « Quelle est la durée de vie d’une photocopie? » Réponse de l’auteur : minimum quarante ans, « mais en réalité, elle est presque infinie! »

Explication : « l'encre qui constitue le dessin de la photocopie, le toner, se présente sous la forme d'une multitude de fines particules de carbone, enrobées d'un liant (un matériau plastique). Lors de la photocopie, la feuille et l'encre sont portées à une température de 150 o C. Le liant fond alors et s'incruste dans les fibres du papier. Et rien ne pourra l'en décoller. Ni l'humidité ni la lumière. »

Et il semble que le problème se situe davantage sur la durabilité du support qui porte l’information : le papier. Le principal danger étant la lumière : « Lorsqu'elle bombarde la feuille de ses rayons, elle désorganise les liaisons de la lignine qui le constitue. Résultat : le papier change de comportement vis-à-vis de la lumière. Il l'absorbe en partie, au lieu de la réfléchir... et il jaunit. »

« L'humidité peut également faire beaucoup de dégâts. La faute aux liaisons O-H présentes dans le papier qui se rompent au contact des molécules d'eau. La feuille se ramollit alors progressivement et se fragilise. » Et il ne faut pas oublier « les bactéries et autres moisissures, friandes de l'amidon qu'il contient ».

Bien protégée de « tous ces assaillants potentiels », il semble qu’il n’y aurait aucune raison qu’une photocopie ne puisse être lisible plus de cent ans après sa création.

Pour plus de détails sur les techniques de photocopie et d’impression au laser, je vous invite à lire cet extrait du cours Sciences physiques 416-430 dispensé à l’Université Laval de Québec.

Michel Roberge

157 – Le Moulin à paroles de Québec : la mémoire consignée d’une Nation

Les 11 et 12 septembre 2009 s’est tenu à Québec un exercice fort éloquent de liberté d’expression. Pendant 24 heures, une centaine de personnalités, politiciens, comédiens, artistes et poètes ont lu plus de 150 textes choisis, documents d’archives et documents publiés relatant l’histoire du Québec dont « 6 textes amérindiens, 10 récits, 1 texte de botanique, deux recettes de cuisine, 3 textes historiques, 3 manifestes, 13 romans, 4 pièces de théâtre, 16 poèmes, 14 chansons, 8 lettres, 8 discours, 5 édits ». L’événement qui avait pour objectif de rendre « hommage aux gens d’ici et d’ailleurs qui, par leurs mots, leurs écrits, leurs voix ont façonné ce coin du monde ».

Un exercice de mémoire collective, un livre d’histoire grand ouvert pour se souvenir que les Québécois sont « nés sous le lys » et ont « grandi sous la rose ». Une illustration de l’importance de préserver notre mémoire collective publiée et non publiée. Une belle utilisation de cette mémoire pour commémorer sur les Plaines d’Abraham la prise de Québec par les troupes anglaises de James Wolfe et la chute de la Nouvelle-France, le 12 septembre 1759, et pour rappeler les jalons de la survivance de la Nation québécoise. Une manifestation pacifiste qui s’est terminée avec les paroles de la chanson À la claire fontaine qu’entonnaient les patriotes déchus de 1837-38 : « Il y a longtemps que je t’aime, jamais je ne t’oublierai ».

J’y étais et je n’ai pu m’empêcher de penser qu’il faut s’assurer de préserver notre nouvelle mémoire technologique afin que dans 100 ans nous puissions encore dire « Je me souviens »

Michel Roberge

156 - Le marché mondial des déchets technologiques

Vous allez certainement penser que j’en fait une obsession, mais il y a toujours deux faces à une médaille.Et le côté sombre de celle des TI fait parfois peur. À preuve, cette carte du Global Trade in Electronic Waste.

Michel Roberge

155 – La dématérialisation des archives

Deux définitions du mot « dématérialistation » :

« Disparition des particules matérielles d’un corps, accompagnée d’apparition d’énergie » (Antidote).

« Désintégration complète de la matière, souvent pour la matérialiser ailleurs, comme dans les cas de poltergeist, où des objets sont traversés d'une pièce à l'autre » (Le Grand dictionnaire terminologique de l’Office québécois de la langue française).

Quelle étrange expression et je crois que je ne m’y habituerai jamais! Je préfère nettement le transfert de support.

Michel Roberge

154 – Les effets positifs ou négatifs des TI sur l’environnement

Selon la firme Gartner qui tente d’évaluer les effets positifs ou négatifs des technologies de l’information (TI) sur l’environnement :

- les constructeurs informatiques utilisent de grandes quantités d’eau pour produire le matériel acheté par les administrations publiques;
- les ordinateurs actuellement envoyés aux ordures peuvent contenir des contaminants dangereux;
- l’utilisation des ordinateurs entraîne une consommation élevée d’électricité;
- certains ordinateurs contiennent plus de matériaux polluants (ex. : cadmium ou chrome hexavalent) que d’autres;
- tous les portables ne sont pas expédiés au client dans un emballage recyclable;
- certains moniteurs sont plus énergivores que d’autres;
- certains appareils sont plus difficiles à désassembler que d’autres, ce qui complique leur réutilisation ou recyclage éventuels.

Par contre,

- les administrations utilisent du papier pour produire des dépliants ou des guides destinés aux citoyens et aux entreprises : l’utilisation du Web pour diffuser ces mêmes renseignements contribue à réduire l’impression de documents;
- le personnel dépense de l’essence pour participer à des réunions : le recours à la visioconférence permet dans certains cas d’éliminer des déplacements coûteux sur le plan environnemental;
- les citoyens qui se rendent en automobile au comptoir d’un ministère ou d’un organisme public pour obtenir un service contribuent à l’augmentation des gaz à effet de serre; les TI, en l’occurrence les services publics électroniques, peuvent réduire cet impact en évitant des déplacements;
- la réduction des achats : un ordinateur que personne n'acquiert en est un que le producteur n'a pas à fabriquer, à emballer et à livrer;
- une machine dont on allonge la durée de vie en est une que l'on n'a pas à mettre au rebut ou à faire recycler.

Source : CEFRIO – Veille stratégique, mars 2008.

Michel Roberge

153 – Millénium et les archives photographiques d’un journal

Dans le tome 1 du polar Millenium – Les hommes qui n’aimaient pas les femmes (Actes Sud, 2006 – p. 304), l’auteur, Stieg Larsson, décrit ainsi les archives photographiques du journal Hedestads-Kuriren.C’est la responsable des archives qui parle :

« À vrai dire, il règne une assez grosse pagaille. Depuis que nous avons les ordinateurs et les photos numériques, nous archivons tout sur des CD. Un de nos stagiaires a scanné toutes les photos anciennes importantes, mais ça ne fait qu’un ou deux pour cent de toutes les photos des archives qui sont répertoriées. Les photos plus anciennes sont rangées dans des classeurs à négatifs par dates. Elles se trouvent soit ici à la rédaction, soit au grenier ».

La réalité ne dépasse-t-elle pas la fiction?

Michel Roberge

152 - Cartographie des documents dans une organisation (suite 2)

Dans les billets 93 et 94, j’avais dressé une liste non exhaustive de localisations potentielles de documents et de dossiers d’une organisation. Pour compléter le portrait, il faudrait y ajouter les réservoirs d’information numérique suivants susceptibles de contenir des données d’intérêt institutionnel ou corporatif :

· Sites des des réseaux sociaux (Twitter, Yarmer,Linkedin, Facebook, Videao,Xing, Ziki, 6nergies…)
· Tiers hébergeurs de fichiers ou de solutions logicielles
· Voûtes électroniques Web
· Sites FTP
· Blogues individuels (d’employés) ou organisationnels
· Serveurs de téléphonie cellulaire
· Boîtes de courriels privées**

** Un juge de l’Alaska a reconnu que le bureau de la gouverneure Sarah Palin pouvait gérer des affaires de l’État en utilisant sa boîte privée de courriels (The New York Times - 2009.08.12)

Michel Roberge