299 – La valeur probante d’un document et la protection de l’information confidentielle

Les échanges entre les protagonistes de la Commission Bastarache dont il est question dans mon billet précédent à propos de la nécessité de consulter un document papier dans sa facture originale avaient, entre autres pour but, je présume, de s’assurer que ce document était un « original » et de vérifier, je ne sais trop comment, s’il avait été créé effectivement en 2004 comme le mentionne son auteur.

Face à un document technologique, on sait qu’il est possible de demander une expertise technique afin de vérifier l’intégrité du fichier informatique tel qu’il a été créé. En effet, un ensemble de métadonnées renseignent sur tous les ajouts et toutes les modifications ou suppressions d’information depuis la sauvegarde initiale du document. J’imagine que, dans le cas du fameux carton du témoin, il serait aussi possible de demander un autre type d’expertise technique permettant de vérifier, entre autres, à quand remonte l’apposition de l’encre sur le support (pensons, par exemple, à l’évaluation du taux de « séchage » de l’encre : sur six ans, soit entre 2004 et 2010, il est certainement possible de faire une comparaison par rapport à un document qui aurait été créé au cours des six derniers mois, par exemple).

L’autre élément, qui pourrait aussi apporter toute la crédibilité chronologique à ce carton, c’est son lieu de conservation depuis 2004. Son auteur affirme qu’il a été conservé à sa résidence, dans une boîte avec d’autres objets. Comme ce document contient des informations confidentielles dont la divulgation est protégée par le serment d’office ministériel, il y avait là un risque que celles-ci aboutissent malencontreusement entre les mains de personnes non autorisées (conjointe, voleur…) à y avoir accès. Il aurait été plus sage que ce document soit rangé en lieu sûr, dans un coffre de sécurité par exemple, pour lequel une date d’acquisition et d’ouverture aurait été enregistrée dans l’institution bancaire dépositaire. D’une pierre deux coups, l’information aurait été beaucoup mieux protégée et la date, le mois ou l’année de la création du document serait peut-être plus facilement corroborée.

En tout cas, cette anecdote qui a peut-être plus d’importance qu’on peut le croire est source de réflexion sur les modalités de création et de conservation des documents tant en format papier que technologiques. N’est-ce pas?

Michel Roberge

298 – Quand le support a autant d’importance que l’information qui y est consignée

Intéressants ces échanges entre avocats dans la première séance de la Commission d’enquête sur le processus de nomination des juges (appelée Commission Bastarache, du commissaire qui la préside).

Le premier témoin, Me Marc Bellemare en l’occurrence, présente un document sur lequel il a inscrit un certain nombre de notes personnelles. Il s’agit d’un carton de tablette de papier. On y retrouve des informations qui concernent le mandat de la Commission et d’autres hors propos, voire des renseignements personnels ou confidentiels. Le procureur de la Commission dépose officiellement la pièce au dossier. Il s’en suit une discussion, les autres avocats souhaitant pouvoir visualiser le document dans sa forme originale afin d’en évaluer la réelle valeur (voir les portions 01:39 à 01:45 et 00:26 à 14:15 de l’enregistrement vidéo). Autrement dit, vérifier à la fois le support, l’encre utilisée et l’information qui y apparaît. Étant donné que le document contient des informations qui ne doivent pas être consultées par quiconque (toujours en référence avec le mandat de la Commission), celui-ci ne peut circuler librement entre les mains de différentes personnes même si des sections sont masquées par des « Post-it », par exemple. Un ajournement est demandé afin que les juristes puissent trouver un terrain d’entente.

Après la pause, on en est arrivé à une entente satisfaisante pour l’ensemble des parties (voir la portion 45:38 à 47:27 de l’enregistrement vidéo): les avocats ont pu consulter l’original caviardé par des « Post-it » et une photocopie du document caviardé a été déposée au dossier. Chaque avocat a donc pu évaluer le document dans sa facture originale sans avoir la possibilité d’avoir accès aux autres informations non pertinentes. Tous sont satisfaits.

Qu’en aurait-il été si ce document n’existait que sous forme de photocopie, voire d’image numérique, et que l’original (le carton) ait été détruit?

Michel Roberge

297 – Le Jardin de la connaissance (prise 2)

Dans mon billet 289 qui portait sur la controverse soulevée par cette installation au Festival international de jardins des Jardins de Métis, j’avais indiqué de j’irais vérifier sur place l’objet du scandale. Comme plusieurs personnes sur place, c’est davantage l’étonnement puis l’originalité et l’imagination créatrice des concepteurs allemands de ce morceau de « Paradis » (thème général de l’exposition) qui frappe le visiteur. Empilés et pêle-mêle, le tout n’est pas sans ressemble à des rayons de bibliothèques où dorment (d’autres diront peut-être pourrissant) des ouvrages qui ne sont plus d’actualité. Un retour à la nature d’un support d’information emprunté à la nature.

Tout en circulant dans ce jardin, je me suis rappelé ce commentaire de Jean-Philippe de Tonnac (N’espérez pas vous débarrasser des livres. - Paris : Grasset, 2009. - p. 252.) fort à propos : « Ceux qui brûlaient les bibliothèques de l’Antiquité croyaient peut-être avoir détruit toute trace des manuscrits qu’elles abritaient. Mais après l’invention de l’imprimerie, la chose est désormais impossible. Brûler un, deux, voire cent exemplaires d’un livre imprimé ne signifie pas qu’on fasse disparaître le livre pour autant. D’autres exemplaires se trouveront peut-être dans un très grand nombre de bibliothèques privées ou publiques. »

Après tout, ces 40 000 livres étaient probablement destinés à être expédiés au recyclage : ils auront contribué à mettre en évidence le processus évolutif de « transformation entre nature, culture et savoir ».

Michel Roberge

296 – L’omniprésence du papier dans les cours de justice du Québec

La semaine dernière, j’ai assisté à une représentation sur sentence, au Palais de justice de Québec, dans la cause du décès de ma nièce tuée dans un accident de la route par un chauffard ivre en 2008. Pendant les deux journées au cours desquelles procureur de la Couronne et avocat de la défense ont fait leurs représentations et énoncé leurs plaidoiries, je n’ai pu faire autrement qu’observer leur environnement de travail. J’ai pu constater que le papier est le seul support d’information utilisé par les protagonistes : imposants cahiers de jurisprudence et divers autres documents (notes personnelles, documents de référence, textes ou notes de plaidoirie…) de chacun des avocats et autres documents du juge. Le tout en trois exemplaires : un pour le procureur de la Couronne, un pour l’avocat de la défense et un pour le juge. Quant à la greffière, elle a devant elle son écran d’ordinateur qui lui sert à enregistrer le dépôt des documents et à consulter certaines informations relatives au déroulement des activités. Son rôle consistant aussi à transmettre au jour, de main à main, les documents déposés par les avocats.

Deux jours au cours desquels il m’a semblé quasi impensable que le tout puisse se dérouler dans un environnement sans papier. Non-pas d’un point de vue juridique puisque la Loi concertant le cadre juridique des technologies de l’information le permet. Mais d’un point de vue fonctionnel. Tous au cours de l’analyse de la jurisprudence, le juge n’a cessé d’annoter les pages citées en plus de prendre un très grand nombre de notes personnelles sur tous les autres documents qui lui étaient présentés et sur les témoignages et les réponses à ses questions. Et, comme l’avocat de la défense avait de la difficulté à lire les documents en format papier (problème de vision), celui-ci aurait eu du mal à consulter un écran d’autant plus que lui-même et le procureur de la Couronne doivent se lever pour s’adresser au juge. Il est évident que l’ergonomie actuelle du numérique rend quasi impossible le déroulement fluide de tels échanges.

On peut vraiment s’interroger à savoir si les environnements 100 % numériques sont des vues de l’esprit théoriques dans le contexte de l’utilisation des documents dans le feu de l'action. Je serais curieux d’assister aux fameux conseils municipaux sans papier pour vérifier si les élus ne retournent pas sur support traditionnel bon nombre de documents qui leur ont été transmis sous forme technologique. Cette façon de faire facilite certainement le stockage et la distribution de l’information, mais elle n’est peut-être pas le meilleur moyen d’utilisation des documents. Juge et avocats consultaient simultanément plusieurs pièces sur leurs bureaux respectifs en plus de prendre régulièrement des notes. À ma connaissance, aucune technologie ne leur aurait été de grand secours, sans compter les possibles déficiences imprévisibles.

À la fin de la deuxième journée d’audience, juge et avocats ont consulté leurs agendas sur papier pour fixer la date et l’heure du dépôt de la sentence.

Post scriptum : Pour constater tous les dommages qui peuvent être causés par une conduite criminelle d’un véhicule automobile en état d’ébriété avancée (alcool ou stupéfiants), je vous invite à prendre connaissance de la lettre que ma sœur adressée au juge lors de cette audience. Après sa lecture, si vous considérez que cela peut faire œuvre de sensibilisation, je vous invite à transmettre ce lien à votre entourage (famille, amis, collègues).

Michel Roberge

295 – Les impacts de l’absence d’un système de gestion intégrée des documents

Voici une belle illustration des impacts de l’absence de gestion des documents administratifs dans une entreprise privée. Une entreprise française de Saint-Étienne (Loire), Manufrance, a fermé ses portes en 1985 et a liquidé ses biens. Ses dossiers, certainement dans l’état où ils étaient au moment où l’entreprise produisait entre autres des armes, des cycles, des machines à coudre, des articles de pêche… ont été récupérés par les archives départementales, mobilier de rangement en moins. Prenez le temps de jeter un coup d’œil aux photos diffusées sur le site le progres.fr et de regarder la vidéo qui accompagne l’article de Christine Colomb. Selon les archivistes du département, « trois ans de travail seront nécessaires à une équipe de trois personnes [soit neuf années/personne] sous la conduite d'un archiviste, pour classer et répertorier ce fonds d'archives exceptionnel » qui totalise près de deux kilomètres linéaires de dossiers.

Bien sût, il s’agit ici d’un immense chantier de tri, de dépouillement, de classement et d’inventaire d’un fonds d'archives à partir d’un ensemble de documents administratifs sur lesquels aucune gestion organisationnelle du cycle de vie n’a probablement pas été appliquée. Sinon, le travail des archivistes en aurait été grandement simplifié. On ne met pas en place un système et des outils de gestion documentaire pour faciliter la tâche de ceux et de celles qui ont mission de conserver et de mettre en valeur les documents qui ont une valeur archivistique, historique ou patrimoniale. Mais le fait de standardiser la gestion des dossiers au moment où ils sont utiles parce qu’ils documentent les activités qui permettent de réaliser la mission de l’organisation – réaliser les produits et rendre les services –, les conséquences pour l’intégration dans les archives sont évidentes.

Michel Roberge

294 - Les avatars technologiques des archives personnelles d’un écrivain

Voici un bel exemple des problèmes potentiels relatifs à la pérennité des documents d’archives et du filtre de l’information imposée par les technologies de l’information (TI).

L’écrivain Salman Rushdie a récemment cédé ses archives personnelles à l’Emory University d’Atlanta. Le problème comme le relatent Pierre Assouline dans son blogue du journal Le Monde et Patricia Cohen dans le New York Times, c’est qu’une bonne partie des 18 gigaoctets de fichiers informatiques ne sont pas lisibles ce qui pose un dilemme archivistique important : « soit sauvegarder ces archives de manière fragmentaire au risque de faire disparaître l’unité de leur présentation d’origine, soit la conserver et recréer son univers électronique au risque de rater la sauvegarde ». Parce que l’écrivain a déjà déclaré que « l’écriture sur écran a modifié sa manière et son style », les archivistes de l’université « ont opté pour la deuxième solution, convaincus que l’organisation du travail d’un écrivain, la composition de ses écrits dans leur ordre et leur disposition même, l’inventaire des sites qu’il a consultés pendant qu’il préparait son roman, sont aussi importants que le contenu ».

Ce fait divers n’est pas sans me rappeler ce commentaire de Jean-Claude Carrière dans N’espérez pas vous débarrasser des livres (Paris : Grasset, 2009. – pp. 123-124) : « Ce qui me manque, avec l’usage de l’ordinateur, ce sont les brouillons. […] Il me manque ces ratures, ces mots jetés en marge, ce premier désordre, ces flèches qui partent dans tous les sens et qui sont une marque de vie, de mouvement, de recherche encore confuse. Et autre chose : la vision d’ensemble ».

La question de la qualité et de la fiabilité des archives dont on dispose peut être légitimement soulevée à partir de cette réflexion de Jean-Claude Carrière (même source, p. 73) : « La mémoire est une question de choix, de préférences, de mises à l’écart, d’omissions volontaires et involontaires… Je suis historien de formation et je sais à quel point nous devons nous méfier des documents censés nous livrer la connaissance exacte des événements du temps passé ».

Michel Roberge

293 – Les archives de Nazareth localisées par Pomponius Flatus

« Comme dans la plupart des villes, [...] le temple de celle-ci [Nazareth] est construit sur une forte colline. C’est un édifice de grandes dimensions, car, en plus d’être destiné au culte et à ses prêtres, il fait office de citadelle et de caserne pour la garnison juive. C’est là aussi que le Sanhédrin a son siège, ainsi que le bureau de recouvrement des impôts, et l’on y conserve les archives, les registres et le trésor public. Il est entouré d’un mur d’une hauteur impressionnante et n’a qu’une porte d’accès, ce qui le rend pratiquement inexpugnable, sauf si on dispose de grandes machines de guerre ».

Eduardo Mendoza. – Les aventures miraculeuses de Pomponius Flatus. – Paris : Éditions du Seuil (Point 2405), 2009. P. 40.

À lire : un petit thriller pour se bidonner qui met en scène Joseph de Nazareth, accusé de meurtre. « En sa qualité de charpentier, il est le seul à pouvoir construire la croix sur laquelle il doit être cloué… Voilà qu’arrive le philosophe Pomponius, errant aux confins de l’Empire Romain en quête d’eaux miraculeuses. Moyennant finances, il accepte d’aider Jésus, convaincu de l’innocence de son père, à démasquer le vrai coupable ».

Michel Roberge

292 – Clichés et préjugés sur le métier d’archiviste

Voici quelques commentaires lus sur la page Facebook Je suis archiviste et j’aime mon métier « Contre les préjugés "Archiviste = documentaliste", Contre les "mais tu fais quoi, tu dois te faire chier ?", Contre les "archiviste, mais ça consiste en quoi ?" »

D’abord ceux de Marjorie (Troyes, France), créatrice de la page :

« Toi aussi tu en as assez d'entendre que les archives ne servent à rien ou que toi même tu ne sers à rien […] te retrouver seul(e) dans une cave humide et dans le noir ne te fais pas peur […] tu veux un emploi fixe en tant qu'archiviste et que ton travail soit reconnu […] à chaque journée de travail tu te coupes avec le papier ou les cartons des boîtes d'archive [sic] […] tu te prends les boîtes sur la tête quand elles sont en hauteur […] il ne se passe pas une journée sans qu'une boîte ne tombe de tes mains ».

Et ceux de ses abonnés :

« C'est vous qui séparer [sic] les chats mots [morts ?] des souries mortes ».

« Tu as fais quoi comme études ? Des études en archives. Ah archi, c'est cool ça. Non archiVES. Ah... Avec un air de "mon dieu elle a pas eu de chance dans la vie" ».

« Tu es archiviste, c'est parce que t'as rien trouvé d'autre ? Ah bon, il y a des diplômes pour faire ça ! Mais tu aimes vraiment ce que tu fais ? »

« Tu fais quoi dans la vie? Archiviste. Non mais sérieusement c'est quoi ton métier. Archiviste. Ça existe ? »

« Moi, j'aime ce métier pour son rapport direct avec l'histoire. Quand on a le privilège d'être une des rares personnes qui peuvent avoir entre les mains des documents qui ont été écrits pour la plupart datant du siècle dernier; ce dernier ayant même l'encre de ces plusieurs années. On a franchement de la chance. De plus, quand on tombe devant des événements que parfois t'es le seul à connaître ou alors qu'à chaque journée tu te transporte [sic] à des périodes différentes de l'histoire (comme dans un film)... moi je dis...c'est super méga fun! »

« Tu "t'enfargues [enfarges] dans tes lacets de botines [sic]" (expression québécoise signifiant trébucher) en descendant d'un escabot [sic] instable pour te procurer une boîte ».

Dans le même ordre d’idée, et sous une autre forme : le blogue de cette CyberArchiviste, une autre façon d’afficher son amour du métier et qui a pour objectif de « le faire connaitre [sic] pour dépasser les clichés encore, parfois, coriaces ! »

Michel Roberge

291 - Les Canadiens réclament leur document fondateur

L’original de la Loi constitutionnelle canadienne de 1867 est encore conservé en Angleterre alors que la Déclaration d'indépendance des États-Unis est exposée aux US National Archives, à Washington. « Le Canada a besoin de sa constitution », a déclaré Ian Wilson, un ancien archiviste national canadien.

Un mouvement dit populaire, LaLoi1867ChezNous.ca, souhaite que le Canada récupère le texte de loi d'ici 2014 pour célébrer le 150e anniversaire des conférences constitutionnelles de Charlottetown et de Québec qui ont préparé le terrain pour la constitution de la fédération canadienne. Le groupe souhaite exposer alors le document dans une tournée dans différentes régions du pays pour l’acheminer juste à temps pour le 150e anniversaire du pays le 1er juillet 2017 pour une conservation permanente à Bibliothèque et Archives Canada (Ottawa).

D’un point de vue archivistique, il est normal que tout pays ait en sa possession ses documents fondateurs. On ne peut que souhaiter que le Canada récupère ce document. D’un point de vue politique, il sera intéressant de connaître la réponse qui sera faite par le gouvernement britannique et par celle qui est toujours la reine du pays.

Michel Roberge

290 – La reconstitution automatique de documents déchiquetés

Les meilleures pratiques de gestion documentaire recommandent le déchiquetage pour l’élimination des documents qui contiennent des informations confidentielles, voire des renseignements personnels. Il existe différents types de déchiqueteuses qui produisent des languettes plus ou moins longues ou tout simplement des confettis. Sinon, qui n’a pas tout simplement déchiré à la main certains documents avant de déposer le tout dans le bac de recyclage. Sécuritaire mon cher Watson?

Eh bien non! Dans un article publié dans 01net.com sous la plume d’Amélie Charnay, on apprend qu’une équipe de l’Institut Fraunhofer de Berlin a « mis au point un dispositif de numérisation automatique associé à un puissant logiciel […] capable de reconstituer les archives de la police secrète est-allemande, broyées et déchirées à la main après la chute du Mur » :

« Les fragments de papier sont lissés pour être numérisés recto verso avec un scanner spécial. Ensuite, l'ordinateur trie les extraits en fonction de différents paramètres comme la couleur, la forme, la texture, mais aussi le fait que cela soit écrit à la main ou à la machine, etc. Une des étapes du partitionnement des données consiste à prétrier de manière électronique les morceaux de papier qui ont des caractéristiques similaires, avant de commencer l'assemblage à partir de la forme proprement dite. »

Il n’y a pas de limites à l’imagination humaine : cet exemple de rétroaction sur un processus reconnu à ce jour de protection des documents à détruire est très éloquent. Bien sûr, cette technologie n’est pas à la portée de tous, du moins pas pour le moment. Elle fera peut-être son apparition dans un prochain film (James Bond ou Mission impossible). Elle est toutefois une réalité avec laquelle il faut composer. Malgré l’impact qu’elle pourrait avoir sur la protection de l’information sensible, elle pourra certainement trouver son utilité à des fins d’enquêtes et de poursuite des fraudeurs, mais peut-être également pour la reconstitution de documents d’archives abîmés. Dans un contexte de gestion des documents ou de Records Management, cette avancée technologique remettra peut-être en cause certaines pratiques reconnues à ce jour. L’avenir nous le dira.

Michel Roberge