448 - Une vision cauchemardesque

Paraît-il qu’il est « crucial d’intervenir […] dès la création des systèmes de gestion de l’information archivistique »! J’ai beau me répéter en boucle dans un espace-temps hors de mon contrôle cette portion de phrase qui m'est soudainement apparue sur l'écran tactile de mon téléphone dit intelligent de dernière génération : je ne réussis pas à en cerner la signification réelle. Et si je glissais subrepticement cet enchevêtrement de mots dans une conversation avec un décideur pour lui offrir mes services professionnels? J'anticipe déjà son air hagard et son refus d'en entendre davantage. Quel cauchemar!

Providentiellement, au bord d'une crise d'angoisse existentielle, mon réveille-matin vient m'arracher des bras de Morphée et me libérer de ce mauvais rêve. Une autre journée du court été québécois s'amorce. Heureusement, la mémoire est une faculté qui a intérêt à oublier ce qui ne mérite pas d'être intégré dans les conversations futures. De toute manière, la réalité du terrain l'emportera toujours sur un imaginaire débridé.

Michel Roberge

447 - La gestion des archives dans l'administration publique au Togo

Voici une vidéo qui présente l'état de la gestion des documents administratifs (documents d'activités) et des documents d'archives en République du Togo. Il y est question de l'importance accordée aux documents dans l'administration publique ainsi que de la formation professionnelle et des compétences recherchées pour en assurer la gouvernance.



Merci à Junior Danklou pour la référence.

Michel Roberge

Bonne Fête nationale du Québec 2011

Mosaïque composée de 400 photos des plus belles fleurs de lys qui ornent les édifices publics et privés la partie ancienne de la Capitale nationale du Québec.

J’ai réalisé, entre 2004 et 2007, cette œuvre d’art intitulée Bouquet de 400 fleurs de lys pour le 400e anniversaire de la Ville de Québec. Elle fut d’abord offerte en cadeau, en 2008, au Comité organisateur du 400e, puis au Centre de la francophonie des Amériques et finalement au Maire de Québec (aucun n’ayant accepté ce cadeau citoyen, à ma grande stupéfaction : le premier par manque d'intérêt, le deuxième "par manque d'espace pour l'accrocher" et le dernier qui n'a jamais répondu à l'offre!).

En 2009, j’ai finalement décidé d’en faire le don au Service des archives de la Ville de Québec. Elle est accompagnée de la série des photographies originales, de leurs localisations géographiques et d’un bref historique (fixé à l’endos de l’encadrement de l’œuvre) relatif à sa réalisation et aux démarches pour sa donation, documents qui peuvent être consultés sur place.

Elle fut utilisée, entre autres, pour la production d’une affiche (elle aussi a fait l’objet d’un don aux archives de la ville) pour souhaiter la bienvenue à Paul McCartney lors de son concert mémorable à Québec, sur les Plaines d'Abraham.

Michel Roberge

Hors série : l’Ordre national du Québec

Le mercredi 15 juin, j’ai eu l’honneur d’être invité à la cérémonie de remise des insignes de l’Ordre national du Québec au Salon rouge de l’Assemblée nationale du Québec. J’en ai profité pour aller saluer, à la bibliothèque de l’Assemblée, une collègue qui lit régulièrement mes gazouillis sur Twitter. En passant, cette riche bibliothèque où il est possible, entre autres, de consulter tous les journaux publiés au Québec est ouverte au grand public.

Mais revenons à la cérémonie qui se déroule chaque année dans le cadre de la Fête nationale du Québec. À notre arrivée, munis de nos bristols, nous sommes accueillis à la Porte de la Famille-Amérindienne (porte centrale de l’édifice du Parlement) et invités à nous rendre dans la majestueuse salle qui fut autrefois dédiés aux travaux du Conseil législatif, institution abolie depuis 1968.

À 14 h 30 précises, entrée en cortège des récipiendaires suivis du premier ministre, du président de l'Assemblée nationale, des représentants des autres partis politiques et du président de l’Ordre national. Ce dernier nous accueille et invite le premier ministre à procéder à la remise, dans l’ordre, des insignes de chaque grade : Chevalier, Officier et Grand officier. Cette année, 34 grands Québécois et grandes Québécoises ont été nommés ou promus.

La remise de chaque insigne, précédée de l’éloge des réalisations et des qualités des nouveaux membres de l’Ordre, a de quoi porter sa part d'émotions : « Au nom du Peuple du Québec, je vous nomme Chevalier (ou Officier ou Grand officier) de l’Ordre national du Québec ». Remise de l’insigne, photographie officielle en compagnie du premier ministre, signature du Livre d’or.

La cérémonie terminée : photographie de l’ensemble des récipiendaires sous l’une des horloges centenaires de l’édifice (celle du Salon rouge a été fabriquée par l’horloger québécois Cyrille Duquet (dont le nom a été attribué à la rue où sont localisés les bureaux de mon entreprise). Autant de nouveaux documents de conservation permanente qui seront précieusement conservés dans les archives de l’Assemblée nationale.

D’ici quelques semaines, les noms des nouveaux membres de l’Ordre seront gravés sur un monument baptisé Nos regards se tournent vers la lumière réalisé par sculpteur Roland Poulin et localisé sur la Promenade Samuel-de-Champlain qui longe le fleuve St-Laurent.

Personnellement j’en ai profité pour rencontrer et serrer la main du premier ministre (de telles occasions se font très rares) et d’en garder une trace documentaire sous forme photographique afin d’enrichir mon fonds d’archives personnelles.

Michel Roberge

446 - Gestion et gouvernance documentaire (1)

Le métier que je pratique depuis plus de 35 ans dès son émergence dans les pratiques organisationnelles de gestion documentaire s’est toujours concentré et se concentre encore sur les solutions techniques, essentielles s’il en est : outils de structuration et de gestion du cycle de vie des documents et des dossiers. Il en a même négligé les principes directeurs et les qualités intrinsèques qui doivent en faire des instruments de gestion efficaces et efficients.

Depuis quelques années l’attention a été et continue d’être détournée vers les solutions technologiques. J’exagère à peine en affirmant qu’un nombre incroyable de logiciels de toutes sortes sont qualifiés de systèmes de gestion des documents : la panacée miraculeuse! Sans oublier bien sûr les solutions logicielles spécifiquement conçues pour enregistrer et automatiser la gestion des documents et des dossiers d’une organisation, que ceux-ci soient en tout ou en partie format papier ou technologiques.

Or, la composante (si je peux m’exprimer ainsi) la plus importante d’un système de gestion documentaire est sans contredit les utilisateurs des documents. Ceux et celles, généralement néophytes par rapport aux bonnes pratiques, à qui il faut enseigner la manière de gérer leur information portée sur un support au moyen des outils techniques et technologiques mis à leur disposition. Notre rôle consiste surtout à les former, à les accompagner, à les assister afin de leur inculquer à la fois savoir et savoir-faire afin d’accroître leurs compétences dans un domaine d’intervention complémentaire à leurs champs de spécialisation au sein de l’entreprise. Ce mentorat doit nécessairement être complété par des vérifications périodiques de la conformité des pratiques.

Les utilisateurs des documents étant les acteurs principaux d’un système de Gestion intégrée des documents (GID) d’activités, l’essentiel des efforts se doit de reposer sur leur soutien. Investir dans la manière de gérer les documents, la gouvernance documentaire (les activités métier de déploiement et de maintenance), est un gage d’optimisation et de valorisation des investissements en gestion documentaire (les activités métier de conception et de développement).

La loi de Pareto mieux connue sous le nom de la « loi des 80/20 » trouve dans notre métier une autre application signifiante.

Michel Roberge

445 - Sauvegarde de sécurité ou sécurisation des documents finaux

Voici la référence à un court texte publié sur Enterprise Features que vous pourriez transmettre à toute personne (dirigeant, gestionnaires, professionnels et techniciens des TI) qui souligne la distinction entre la prise de copies de sécurité et l’archivage du patrimoine numérique d’une organisation. Car, dans l’esprit de plusieurs il y a effectivement confusion.

On y présente l’archivage des fichiers informatique comme étant, entre autres à mon point de vue, un outil qui, d’un point de vue TI, permet d’accroître la performance des serveurs tout en assurant la protection des documents officiels et terminés.

Et je me permets de compléter cet article : d’où, la nécessité de la mise en place d’un système et de processus de gouvernance et de gestion documentaire maîtrisés par l’ensemble des utilisateurs des documents, tant en format papier que technologiques.

Michel Roberge

444 - La consultation obligée de microfilms

Lu dans Le jaguar sur les toits (polar de François Arango, Paris : Éditions Métaillé, 2011), page 26-27 :

« Près de la table, un poste de télévision diffusait un microfilm sur un écran noir et blanc. Pour qui pénétrait ici pour la première fois, l’engin gris souris avait l’air rescapé d’une usine soviétique d’ordinateurs. D’autres boîtes de films, sorties des archives de l’INAH [Institut national d’anthropologie et d’histoire], étaient empilées au pied de la table. La jeune femme fit glisser en arrière un siège à roulettes qui poussa une plainte de rhumatisant et pivota vers l’écran. Catarina Marín détestait cet engin d’un autre âge ; si ça n’avait tenu qu’à elle, elle y aurait sans scrupules balancé un de ses hauts talons, histoire d’accélérer l’acquisition de procédés modernes de stockage de données. Mais elle savait que le lecteur de microfilms ne serait pas remplacé pour autant, et toutes ces archives miniaturisées seraient bonnes à mettre au clou. Il fallait même prier, en réalité, pour que l’appareil tienne encore un moment. Elle tourna une molette sur le flanc du lecteur, et un texte défila devant elle, de haut en bas ; puis dans l’autre sens, plus lentement. Alors sa fine silhouette s’enfonça dans son siège. Elle poussa un soupir et glissa à nouveau en arrière, vers la table d’acajou. »

Michel Roberge

443 - Monsieur Hulot et la métaphore du travail en silo

Voici deux courts extraits d'une aventure de Monsieur Hulot (Playtime - Jacques Tati, 1967) où celui-ci se perd dans un dédale de bureaux, à la recherche d'une personne avec qui il a rendez-vous. Imaginez la recherche et la gouvernance documentaire dans une telle entreprise où chaque silo d'information est complètement isolé! Une caricature ?





Il y a de quoi perdre le sens de l'orientation... décisionnelle!

Michel Roberge

Hors série - Promesse faite, promesse tenue : en voici la preuve... documentaire

Un grand merci à toutes celles et tous ceux qui m’ont appuyé dans ce défi et qui ont apporté leur réconfort à Robert Garon, ex-conservateur des Archives nationales du Québec qui lutte actuellement contre cette sale maladie, qui était d’ailleurs présent à l'événement du Défi des têtes rasées.

Ce geste citoyen a été pour moi à la fois émouvant et enrichissant. Je vous souhaite de le vivre un jour. La mission de Leucan dans l’accueil, le soutien affectif et l’accompagnement des enfants malades du cancer et de leurs familles mérite qu’on lui accorde notre appui.

En ce qui concerne le volet collecte de fonds, j’avais fixé la barre très haute : malgré tout, 95 % de l’objectif a été atteint, soit 4 762 $ et 68 donateurs ont répondu à l’appel et je les en remercie de tout coeur.

Cette année, à Québec, 841 personnes ont relevé le défi avec comme résultat global une collecte de plus de 623 500 $. À l'échelle du Québec : 9000 têtes rasées pour une collecte de 4,5 millions de dollars pour la cause.

Quand on pense qu'au cours des prochaines années, une personne sur trois sera atteinte du cancer et qu'une personne sur quatre en mourra... et parmi celles-ci, combien d'enfants ?

Michel Roberge

442 - L’âme des documents originaux

Lu dans Le jaguar sur les toits (polar de François Arango, Paris : Éditions Métaillé, 2011), page 27 :

« La vitrine était sertie dans une boiserie de cèdre. Les longs doigts de Catarina Marín glissèrent sur le rebord. Les codex étaient à l’intérieur, dans ce mausolée de verre, comme les testaments de cultures mortes. Des œuvres d’art aux mille couleurs, que la main d’un scribe avait déposées sur des fibres végétales d’agaves. D’autres étaient faits de peaux d’animaux pliées en accordéon. Signe de leur valeur, une couverture en peau de jaguar distinguait les codex mayas des autres. »

Michel Roberge

441 - À quoi ressemblera le Web de demain?

Voici un document très intéressant sur les futures tendances du web présenté lors de la journée WEB 3.0 d’Infopresse à Montréal le 1er juin 2011 (source - Le Bouillon des Bibliobsédés)‏:

Michel Roberge

440 - Quand microfilm est synonyme de PostRock

Le microfilm est un support d’information. Mais Microfilm est aussi un groupe français créé en 2003 par des musiciens venant de divers horizons musicaux : une musique instrumentale intégrant des échantillons audio et vidéo de documents d’archives les images pilotés directement par les musiciens au rythme des chansons grâce à des jeux de pédales spécialement conçus par eux.

En voici une illustration. Bonne écoute.



Michel Roberge

Ma dernière intervention d'ici le 12 juin

Je sais que je me fais insistant, mais c'est certainement la qualité des leveurs de fonds pour une bonne cause en l'occurrence celle des enfants atteints du cancer . C'est ma dernière intervention : je vous le promets.

Il ne manque que quelques centaines de dollars pour atteindre mon objectif grâce à l'appui, à ce jour de plus d'une cinquantaine de donateurs . Je compte sur vous et sur vos réseaux pour faire exploser le thermomètre et enrichir l'offre de services de Leucan .

À quelques jours de l'opération rasage, le dimanche 12 juin prochain entre midi et midi 15, joignez-vous à moi en « solidarité envers les enfants atteints de cancer qui subissent, lors de la chimiothérapie, une altération de leur image corporelle par la perte des cheveux » et en appui à notre ami Robert Garon qui, lui aussi, lutte contre cette sale maladie. Lorsque tomberont mes premières mèches de cheveux, j'aurai une pensée pour toutes ces personnes malades.

Si vous et vos collègues ou relations professionnelles m'aidez à dépasser mon objectif, je m'engage à hausser ma contribution à hauteur de 10% des sommes excédentaires.

Les grèves locales des employés de Postes Canada risquant de retarder la livraison des dons sous forme de chèques, je vous invite à utiliser le site sécurisé du Défi des têtes rasées qui émet d'ailleurs, automatiquement par courriel, les reçus fiscaux.

Que vous soyez du Québec ou de l'extérieur, merci d'être au rendez-vous et de faire circuler rapidement ce message.

Michel Roberge

439 - Le plan de classification : la clé d’accès aux documents gouvernementaux?

En 2006, le gouvernement du Québec modifiait sa Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels. Depuis décembre 2009, pour les ministères et les organismes, le plan de classification tient désormais lieu de liste de classement, outil obligatoire pour faciliter l’exercice du droit d’accès par les citoyens : l’article 16 de la loi mentionne en effet que cette liste « doit être suffisamment précise pour faciliter l'exercice du droit d'accès ».

Or la majorité des ministères et organismes du gouvernement semblent s’être concertés pour diffuser des plans de classification tronqués, limités souvent à 3 ou 4 niveaux hiérarchiques de précision, parfois moins. L’expression « suffisamment précise » aurait-elle orienté ce choix qui semble ne pas respecter l’esprit de la loi? Ou bien l’objectif non avoué publiquement n’est-il pas de restreindre le nombre de demandes potentielles du public ou des médias?

N’est-il pas légitime de s’interroger sur le réel désir de transparence de l’administration gouvernementale? À moins que cette législation n’ait qu’une portée théorique que seuls des spécialistes du métier sont en mesure d’évaluer la praticabilité? Qu’on élimine de l’arborescence publiée la mention des séries documents non accessibles en vertu des restrictions d’accès énoncées aux articles 18 à 41 va de soi. Cependant, si on ne rend pas public l’énoncé de l’ensemble des séries de dossiers et de documents potentiellement accessibles en vertu de la loi que doit afficher le plan de classification d’une organisation, le citoyen est définitivement limité dans son droit de repérer une information qu’il souhaiterait consulter.

Et que dire de certaines de ces organisations gouvernementales qui, encore dernièrement, avaient mis en ligne des structures de classification qui n’étaient même pas les leurs ou qui ne sont plus ou pas utilisées?

De plus, l’article 16 de la loi indique qu’un « organisme public doit classer ses documents de manière à en permettre le repérage. Il doit établir et tenir à jour une liste de classement indiquant l'ordre selon lequel les documents sont classés ». La loi dit bien « sont classés », pas « peuvent être classés ».

La question qui tue : les documents des ministères et des organismes du gouvernement sont-ils tous vraiment classés (rangés, ordonnancés…) selon le plan de classification diffusé? La réponse risque-t-elle d’illustrer l’inapplicabilité effective de cet article? Si c’est le cas, voilà une exigence légale peu crédible!

Michel Roberge

438 - La Chine ouvre également ses Archives centrales aux médias chinois et étrangers

Toujours selon le site Selon CRI online, les Archives centrales chinoises « ont ouvert leurs portes […] à plus de 70 journalistes chinois et étrangers, leur permettant d'avoir accès à des archives qui n'ont jamais été rendues publiques auparavant », activité qualifiée par son directeur, Yang Dongquan, comme étant « l'ouverture des portes de l'histoire ».

L’article mentionne aussi que « près de 1,25 millions de volumes de documents » sont conservés dans les Archives centrales. Son directeur assure que les Chinois et les étrangers « pouvaient demander à consulter les ouvrages » qui y sont conservés. On peut visiter le site de la State Archives administration of China à partir duquel il est possible de consulter, entre autres, l’Archives Law of the People’s Republic of China.

Michel Roberge

436 - Les traces perdues de certaines décisions

Je vous soumets ce commentaire fort à propos de Sheila Fraser, ex-Vérificatrice générale du Canada :

« À une époque où les décisions sont prises sur des BlackBerry et des cellulaires, la trace écrite – qui n’est déjà pas facile à suivre en temps normal – disparaît sous nos propres yeux. »

Michel Roberge

437 - La Chine met en place un réseau de bibliothèques numériques

Selon CRI online, la Chine se lance dans « un projet national pour la construction d'un réseau de bibliothèques numériques ces cinq prochaines années […] dont le centre sera la bibliothèque nationale numérique de Chine ».

« L'objectif du projet est l'élaboration d'une plateforme de bibliothèques numériques reliées les unes aux autres, ainsi qu'un accès pour le public à d'importantes ressources et services multimédia […] disponibles dans les bibliothèques publiques ainsi que via Internet , les téléphones portables et les téléviseurs mobiles. »

L’article mentionne également que la bibliothèque nationale numérique de Chine possédait en septembre 2010 plus de 460 TB de matériel numérique « dont 76% sont accessibles à travers le pays ». Un site impressionnant par son contenu... si vous maîtriser entre autres le chinois tradionnel.

Reste à savoir la proportion de la population chinoise qui a un accès effectif à ces ressources documentaires.

Michel Roberge

435 - Les encyclopédies de Diderot et de Wikipédia : documents de grand intérêt

Il y a quelques mois, le Collège de La Pocatière décidait de se départir des 35 volumes intacts d’un exemplaire complet du Dictionnaire raisonné des sciences, des arts et des métiers de Diderot et d'Alembert évalué entre 50 000 $ et 100 000 $ sur le marché international. Dans le journal Le Soleil de Québec, on apprend que ce trésor du XVIIIe siècle sera ramené à la vie par la Bibliothèque de l’Université Laval qui en a fait l’acquisition à un prix non divulgué.

Or, cet article est illustré par une image électronique représentant la première page du tome premier de cet ouvrage. Cette illustration est tirée d’une autre encyclopédie du savoir, reposant sur la collaboration des internautes, Wikipedia que Diderot aurait adoré selon le doyen de la faculté des lettres de la même université : «Wikipédia se situe en ligne droite dans la continuité du travail des encyclopédistes, explique l'universitaire. Nous sommes dans une logique de l'ouverture du savoir à un public plus large, Diderot voudrait être au coeur de cette entreprise.»

« Les parallèles ne manquent pas quand on fouille un peu l'histoire de Wikipédia. À l'origine, le fondateur, Jimmy Wales, voulait lui aussi une organisation structurée, avec une équipe de direction, des comités de lecture, mais son premier projet, Nupedia, avançait à pas de tortue. On a alors pensé à faire l'essai d'un «wiki», un site Web auquel tous peuvent collaborer. En une semaine, Wikipédia avait généré plus d'articles que Nupedia en près d'un an. »

Avec 3,6 millions de sujets et 24 millions de pages, Wikipedia poursuit l’œuvre des encyclopédistes. En 2013, l’Université Laval célébrera le 300e anniversaire de naissance de Diderot en mettant à profit sa nouvelle acquisition.

Michel Roberge

434 - Le parfum des archives

Lu dans Le jaguar sur les toits (polar de François Arango, Paris : Éditions Métaillé, 2011), page 27 :

« Dans ce silence, elle éprouvait ce qu’on ressent dans une cathédrale déserte, au milieu de la nuit. Du moins l’imaginait-elle ainsi. Lorsque son cerveau arrivait à saturation, elle aimait venir ici, respirer les parfums mélangés du cuir et du bois cirés, les senteurs particulières des reliures en maroquin ou de ce papier arabe toujours blanc, fait de soie et de coton. »

Michel Roberge