Un nouveau point d’ancrage de formation et de discussion sur la gestion des documents technologiques

Au cours des derniers mois, je me suis joint à un groupe d’une vingtaine de professionnels de la gestion des documents d’activité de France, de Belgique, de Suisse, de Tunisie, des États-Unis, du Canada et du Québec pour la création d’une formation libre ouverte à tous intitulée « Gérer les documents numériques : maîtriser les risques ».

Sous l’égide du Centre national des arts et métiers (CNAM) de France et sous la direction de Michel Cottin, expert en normalisation internationale et professeur associé au CNAM/INTD depuis 2014, cette formation est organisée en 6 modules sur une durée de 6 semaines.

Chaque module se compose de 5/6 séquences vidéo, de 10 minutes chacune en moyenne, suivies de deux questions qui permettent aux apprenants de faire le point sur leurs acquis. Personnellement, j’interviens en introduction ainsi qu’au cours de la 3e semaine (séquence 3.5 - Élaborer un plan d’action). Pour chaque séquence, des discussions sont ouvertes sur le forum.

Je vous invite à consulter le  site Web du CNAM et à vous inscrire dès maintenant. C’est gratuit. Date limite d'inscription : 31 octobre 2015.

De plus, vous pouvez suivre les nouvelles sur Twitter, Facebook, Google plus et LinkedIn.

Au plaisir de vous retrouver et d’échanger avec vous sur un sujet qui nous tient à cœur comme professionnels de la gestion des documents d’activité, au service du management des organisations.

Michel Roberge

Gestar Experts en gouvernance documentaire

Président et chef de la direction

MOOC Gérer les documents numériques : maîtriser les risques

FUN - MOOC Gestion des documents numériques... par fr-universite-numerique

En tant que membre de l’équipe composée de professionnels de la gestion des documents d’activité de six pays francophone ayant contribué à la réalisation de ce MOOC, je vous invite à vous inscrire à partir du  site Web du CNAM. C’est gratuit. Date limite d'inscription : 31 octobre 2015.

Au plaisir de vous retrouver dans la vidéo d’introduction en compagnie de Michel Cottin et au cours de la troisième semaine où je vous entretiendrai de l’importance d’élaborer un plan d’action, un plan de gouvernance documentaire.

Michel Roberge

933 - La gestion des documents d’activité en 2014 (4) : les trois plus grands risques d’une gouvernance de l’information défaillante

L’AIIM a réalisé en avril 2014 un sondage auprès de 487 professionnels du domaine de la gestion de l’information et des documents d’activité provenant d’organisations de toutes tailles : 33% de plus de 5 000 employés, 39% entre 500 et 5 000 employés et 28% de 10 à 500 employés. 74% des participants nord-américains et 19% d’européens. Il est possible de consulter l’ensemble des données de l’enquête en cliquant ici dont voici un des constats (traduction libre) :

« Les trois plus grands risques d’une gouvernance de l'information défaillante sont les coûts reliés à des questions portées devant les tribunaux, la perte de la propriété intellectuelle et les dommages à la réputation. 24% des personnes consultées ont connu un problème de conformité en lien avec des litiges au cours des 2 dernières années. »

908 - Gestion des documents d’activité numériques : maturités disparates selon les entreprises mais des enjeux communs

Lu sur le blogue markess.fr :

« En 2012, 59% des décideurs jugeaient stratégique l’archivage de contenus et de documents numériques, laissant présager la mise en place d’actions et l’allocation de moyens pour archiver notamment les contenus engageants pour leur organisation ou dont une preuve pouvait être demandée en cas de litige, de contrôle ou d’audit.

Qu’en est-il quatre ans après ? La dernière étude de MARKESS consacrée à l'archivage montre qu’un fossé persiste entre, d’un côté, les organisations ayant porté l’archivage des contenus numériques au plus haut niveau stratégique, avec une bonne représentation des contours et des enjeux des projets associés, et de l’autre, celles qui peinent à engager ces projets dans une dynamique similaire.

Début 2014, seuls 30% des 130 décideurs interrogés par MARKESS estiment que leur organisation est mature en matière d’archivage de contenus et de documents numériques. Certaines entreprises, comme celles des secteurs de la bancassurance par exemple, semblent plus engagées que d’autres dans de tels projets, la notion de « risk management » étant plus développée en leur sein et l’archivage considéré comme un des éléments de leurs processus de maîtrise des risques. »

Encore beaucoup de chemin à parcourir dans le secteur privé…

Michel Roberge

848 - Les documents d’activité : un atout pour la modernisation des services publics

En 2014, la loi française sur les archives sera révisée. Dans ce contexte, le  Comité interministériel des Archives de France vient de publies un nouveau « référentiel général » destiné aux administrations des services publics intitulé Pourquoi les archives sont-elles un atout de modernisation pour votre administration.

Cette publication s’adresse à toute personne de l’administration publique à la recherche d’expertise dans la gestion des documents d’activité (établissement d’une politique de gestion des documents, développement d’un projet de transfert de support – numérisation, démarche de données ouvertes centralisées ou déconcentrées…

En avant-propos, le délégué interministériel aux Archives de France, Vincent Berjot, présente le contexte de cette publication : « Une organisation rationnelle de l'information est encore plus nécessaire à l'ère du numérique et constitue un des enjeux de la modernisation des services publics. En effet, le développement des technologies de l'information numérique est source de risques : multiplication incontrôlée, modification, falsification, voire disparition totale des données. La garantie de la fiabilité, de l'exactitude et de l'authenticité des données devient, dans ce cadre, cruciale. »

Un document de référence et de réflexion qui nous vient d’outre Atlantique don on se doit de saluer la pertinence du propos.

Michel Roberge

Expert en gouvernance documentaire

812 - Le risque informationnel, une menace ou une opportunité ?

J’emprunte à Jean Pascal Perrein ce titre de billet faisant référence  à cette intéressante réflexion sur la gouvernance de l’information : met-on en place des systèmes de gestion des documents d’activité par rapport à des risques de menaces (par rapport à l’environnement légal, réglementaire et normatif) ou à des risques d’opportunité en lien avec la qualité des processus, la performance, la fluidité des échanges, l’innovation… ? 

Intéressant comme question, non ?

Prenez quelques minutes pour méditer sur ce court texte qui se conclut ainsi : « La gouvernance de l’information se justifie par la valeur qu’elle génère »

Michel Roberge

792 - Dix leçons pour mieux gérer les risques pour l'information

Voici quelques conseils prodigués aux entreprises par Marc Delhaie, président directeur-général d’Iron Mountain France quant à la gestion des risques liés à une gestion déficiente de leur information (publié sur le site Web esechos.fr) :

1. Il est tout aussi important de suivre une stratégie que de ‘faire le job’.
2. La prudence est de mise vis-à-vis des employés et de leur manière de gérer l’information.
3. S’il y a un risque que les choses tournent mal, mieux vaut s’y préparer.
4. Il faut contrôler l’efficacité des mesures en place.
5. La gestion des risques pour l’information doit être une priorité de la direction.
6. Chaque employé doit être sensibilisé à la nécessité de réduire les risques pour l’information.
7. L’environnement de l’information, complexe et hybride, va perdurer.
8. Il est temps de mieux définir les frontières entre pratiques personnelles/professionnelles des médias sociaux.
9. Les préjudices financiers ne sont pas les seuls. C’est votre réputation qui risque le plus de pâtir d’une violation de données.
10. La gestion des risques prévaut sur les économies.

À intégrer dans un argumentaire pour la conception, le développement, le déploiement et la maintenance d’un système de gestion intégrée des documents d’activité.

Michel Roberge

784 - La gestion documentaire est-elle un facteur de performance des organismes ?

Lu sur le site Web d’AFNOR BIVI Qualité : « Pas vraiment. À cette question, qui a de nombreuses fois été posée dans les forums relatifs au management de la qualité, on pourrait apporter la même réponse que celle des Japonais il y a quelques années lorsqu’ils mettaient en place le Lean Management à propos des stocks. »

[…]

« Nous fonctionnons encore à l’ancienne en multipliant les procédures et en achetant ensuite des outils pour les gérer parce que les systèmes deviennent trop complexes pour nos petits cerveaux. »

« Les documents de type procédures sont trop nombreux car, pour la majorité des cadres et dirigeants, cela reste une panacée contre les dysfonctionnements et surtout une sorte de parapluie au cas où il y aurait un problème (un accident, des réclamations, etc.). »

[…]

« L’éducation et la formation ainsi que l’encouragement à l’autonomie et à la responsabilisation des personnes permettent désormais de réduire la documentation qui, au-delà d’un certain poids, ne sert plus à rien parce que, tout simplement, elle ne peut plus être connue par les intéressés. »

Plutôt surprenant comme argumentation, non ?

Michel Roberge

637 – Ventes d’entreprise et pratiques de gestion documentaire

Dans un article publié sur le site Web du journal Les Affaires, on apprend que « la moitié des entrepreneurs canadiens vendront leurs actifs d'ici 10 ans » à la suite d’une « importante vague de départs à la retraite parmi les propriétaires de petites et moyennes entreprises ». Selon la Banque CIBC, ce vaste mouvement de transmission d’entreprise touchera près d’un demi-million de propriétaires, soit près de la moitié des entreprises existantes.

Comme la très grande majorité de ces entreprises ne possèdent généralement pas de système de gestion de leurs documents, on peut imaginer les problèmes de transfert des connaissances qui se pointeront à l’horizon.

Il n’est pas rare de constater le peu d’intérêt que portent les dirigeants d’entreprise dans l’importance de se doter et de maintenir de bonnes pratiques dans la gestion de leurs documents pour amenuiser les risques et assurer une meilleure productivité. Non seulement pour toutes les activités des domaines d’affaires, mais aussi pour celles de la gestion interne en support aux activités de mission.

Transférer une entreprise en bonne santé financière, c’est aussi la transférer avec de bonnes pratiques de gestion et une mémoire organisationnelle exploitable.

Michel Roberge

618 - Cycle de vie des documents, gestion des risques et recours juridique

Voici un cas intéressant relaté par Matthieu Boivin, dans le journal Le Soleil de Québec le 4 octobre 2012 intitulé Un rapport sur la légionellose tabletté en 1997 :

En 1997, à Québec, une éclosion de légionellose avait fait un mort (Québec). L’année suivante, un échange de lettres (documents obtenus par la Société Radio-Canada probablement par la Loi sur l’accès aux documents…) entre la sous-ministre adjointe du Ministère de la Santé et des services sociaux de l’époque et le PDG de la Régie du bâtiment du Québec portait sur la mise « en place des mesures législatives entourant l'entretien des tours de refroidissement » des édifices pouvant en être la cause. Or il semble que rien n’avait été fait, « L'organisme public voyait alors l'éclosion de légionellose comme un événement sporadique, ce qui l'a incitée à ne rien faire. Le rapport de 1997 a finalement été tabletté. »

Et le journaliste de conclure : « Le dévoilement public de ces échanges de lettres datant d'une quinzaine d'années tend à démontrer que le ministère de la Santé prépare sa défense au cas où des poursuites judiciaires seraient intentées contre le gouvernement provincial. »

Si ces allégations sont vraies, imaginez comment pourrait s’étayer la défense du ministère sans ces documents.

 

C’est dans une situation comme celle-là qu’une organisation apprécie la nécessité d’un système fonctionnelle de gestion du cycle de vie de ses documents.

Michel Roberge  

564 – L’agencement des mots pour refléter sa vision des choses

Vous me direz qu’il s’agit d’un fait anodin. Je vous répondrai qu’au contraire qu’il y a là matière à réflexion sur la responsabilité de ceux et celles qui ont comme métier de former les futurs professionnels du métier. Laissez-moi vous raconter.

Il y a quelques semaines, j’animais chez un client une activité de réflexion des gestionnaires d’un organisme public sur une approche conceptuelle et opérationnelle devant encadrer la rédaction d’une politique de gouvernance documentaire. J’étais accompagné d’une jeune professionnelle en apprentissage. Dans le cours des échanges avec ces décideurs, parlant de la gestion du cycle de vie des documents, j’ai énoncé, en une phrase, les impacts anticipés sur la masse documentaire : « Cette composante d’un système de gestion intégrée des documents (GID) en format papier et technologiques assurera une destruction sécuritaire des documents devenus inutiles d’un point de vue administratif, financier, légal ou opérationnel et la préservation des documents d’archives de conservation permanente ».

Sur le chemin du retour, alors que nous discutions de méthodologie, j’ai eu droit de la part de mon observatrice à cette remarque surprenante : « À l’université, j’ai perdu des points dans un travail parce que j’avais mis en évidence la destruction par rapport à la conservation des documents comme résultat de l’application d’un calendrier de conservation. Ma prof m'a enjoint, à titre de future archiviste, de prioriser la sauvegarde des documents historiques sur ceux à éliminer ».

Ma réponse fut instantannée: « Dans les organisations, les décideurs s’attendent à quantifier les impacts économiques et fonctionnels de la mise en place d’un système de GID. La préservation des documents d’archives de conservation permanente se situe très loin sur l’échelle de leurs préoccupations. Et on ne doit pas s’en scandaliser : un ou une gestionnaire a une obligation d’efficacité et d’efficience. Pour s’assurer d’une oreille attentive, on se doit mettre en en évidence les mots qui retiendront leur attention. Et ce, tout en s’assurant, à titre de spécialiste du métier, de la pérennité de mémoire historique organisationnelle.

En fait, tout est question de faire la part entre les ‘objectifs’ et la ‘résultante’ : dans un contexte de management, ‘objectifs de la gestion documentaire’ = exploitabilité maximale des documents utiles et élimination planifiée de ceux devenus inutiles. Ce qui peut se résumer en trois mots : gestion des risques. Quant à la ‘résultante’, la préservation des archives dites ‘historiques’, elle ira de soi sans qu’on ait à y mettre l’emphase. Tout est question d’utiliser un langage propre à susciter l’adhésion de ses interlocuteurs. »

À son regard hébété, j’ai compris qu’elle allait avoir une bonne discussion avec sa prof… une fois la grève étudiante terminée.

Michel Roberge

557 – La France a son DSK, le Québec aura bientôt son DSQ : les deux font jaser

Au Québec, le projet de mise en place du Dossier de santé du Québec (DSQ) informatisé soulève des interrogations quant à la protection d’informations sensibles relatives aux clients su système de santé. Un article du journaliste Pierre Pelchat publié le 10 mai 2012 dans le journal Le Soleil de Québec rapporte ces commentaires intéressants du docteur  Gaétan Barrette, président de la Fédération des médecins spécialistes du Québec (FMSQ) à propos de la sécurité entourant les documents en format papier et technologiques :

« Quand on fait un dossier électronique, ça ne veut pas dire qu'on va rendre tout lisible à tout le monde. C'est ça la prémisse de votre discours qui est complètement fausse. À partir du moment où vous avez une donnée qui est complète, vous pouvez rendre accessible à une certaine catégorie de gens l'accès à une partie des données ».

« Vous avez le pouvoir électroniquement pour n'importe quelle donnée électronique de donner accès à une partie ou non selon le rôle, le titre, la catégorie d'un intervenant. Et c'est hypersimple à faire. On n'est pas dans la physique nucléaire. On est dans la gestion des accès, ce qui existe dans tous les réseaux ».

De plus, le docteur Barrette soutient que le dossier électronique d'un patient sera mieux protégé contre les intrusions que le dossier papier dans les hôpitaux et les cliniques : « À peu près n'importe qui qui a accès au papier dans les hôpitaux peut tout voir de tout le monde. Quand j'entends que tout ne devrait pas être public, ce n'est pas public. C'est un dossier électronique. Il est protégé et il est protégeable. La question de la protection, c'est le rôle de l'État. Il n'y a rien de public là-dedans ».

De plus, le journaliste rappelle qu’avec « le dossier électronique, il sera possible de retrouver toutes les personnes qui auront eu accès au dossier, ce qui n'est pas le cas avec les dossiers papier ».

Michel Roberge