107 – Disques durs ineffaçables!

Vous vous rappelez le billet Billet 95 qui portait sur les documents technologiques qui s’incrustent? Voici que La Presse Canadienne nous informe que l’Agence du revenu du Canada (ARC) doit conserver plus de 1000 disques durs sur lesquels sont consignés des renseignements personnels de contribuables « parce qu’elle n’est pas en mesure de les effacer ».

Il semble que depuis 2007, la Gendarmerie royale du Canada (GRC) qui avait approuvé le logiciel DSX, avait constaté que celui-ci n’était plus fiable pour le nettoyage de disques durs plus récents ou de plus grande capacité de stockage.

Comme l’ARC n’aurait pas trouvé une autre solution technologique pour s’assurer que des données rémanentes ne puissent être récupérées, la seule option aurait été le stockage des disques et leur conservation sous clé dans un local réservé au personnel autorisé afin de contourner temporairement le problème.

Michel Roberge

106 – Le saviez-vous?

Voici la version 2.0 d’une petite vidéo de 8 minutes qui a été créée, en août 2006, pour 150 enseignants d’un collège du Colorado par Karl Fish, en collaboration avec Scott McLeod. Leur objectif : engager une conversation sur les besoins des étudiants pour réussir au 21e siècle. En 2007, cette vidéo avait déjà engagé plus de 5 millions de conversations à travers le monde sur le site shifthappens.

Prenez le temps de visionner ce document qui illustre à quel point nous vivons à une époque où le savoir et tous les changements technologiques évoluent à un rythme effréné. D’un point de vue de gestion de l’information portée à ce jour et dans le futur par un support quelconque, comment pouvons-nous envisager l’évolution de notre métier? Comment nous assurons-nous de former les spécialistes de demain qui contribueront à la préservation et à l’exploitation de l’information à des fins administratives et de référence ainsi que des documents d’archives de conservation permanente, mémoire de nos organisations, de notre civilisation? Sommes-nous déjà dépassés par les événements et, si c’est le cas, réussirons-nous à rattraper le retard? Car il me semble essentiel de se projeter loin devant pour éviter le pire. Nos concepts et nos approches mises de l’avant aujourd’hui tiendront-ils la route dans 5 ans, dans 20 ans…? Les solutions technologiques seraient-elles les seules, dans un futur plus ou moins rapproché, à assurer la gestion de cette croissance exponentielle d'information? Des questions qui en soulèvent d’autres et pour lesquelles personne d’entre nous n’a probablement de réponses. Qu’en pensez-vous?



Michel Roberge

105 – La Bibliothèque numérique mondiale

Avez-vous visité la Bibliothèque numérique mondiale qui met à disposition sur Internet, gratuitement et en plusieurs langues, une documentation très importante en provenance de pays et des cultures du monde entier? Ce projet a été mis au point par une équipe de la Bibliothèque du Congrès aux États-Unis, avec la contribution d’institutions partenaires dans de nombreux pays, le soutien de l’Organisation des Nations Unies pour l’éducation, la science et la culture (UNESCO) et le soutien financier d’un certain nombre d’entreprises et de fondations privées.

Cette bibliothèque numérique qui met d’abord l’accès sur la qualité du contenu par rapport à la quantité est innovatrice. Chaque élément présenté associé à un ensemble de métadonnées cohérentes facilitant sont repérage : « informations bibliographiques relatives à sa situation géographique, temporelle et sa couverture d’actualité », description détaillée de chaque pièce « permettant de répondre à la question : Quel est cet article, et pourquoi est-il important? »

Les métadonnées descriptives d’un élément sont le titre, la description, l’auteur, la date de création, le lieu de publication, le titre dans la langue d'origine, le lieu représenté par l’objet, la période, le ou les thèmes, des mots-clés supplémentaires, le type d'élément, la description matérielle, la collection, l’institution qui le conserve et une référence sur des ressources externes
L’interface est multilingue (arabe, chinois, anglais, français, portugais, russe et espagnol). Il est possible de naviguer

- par période depuis 8000 av. J.-C. jusqu’à nos jours;
- par thème : philosophie et psychologie, religion, sciences sociales, langues, sciences naturelles et mathématiques, technologie, arts, beaux-arts et arts décoratifs, littérature et techniques d’écriture, histoire et géographie;
- par type d’élément : livres, revues, manuscrits, cartes, films, gravures et photographies, enregistrements sonores;

- par institution : 25 institutions d’archives et de bibliothèques nationales ainsi que des centres d’études de différents pays.

À l’entrée du site Web, une carte du monde permet déjà de sélectionner des objets répartis par continent. Une échelle du temps, au bas de la mappemonde, permet de limiter le choix à une période chronologique donnée. La sélection d’un groupe d’éléments peut aussi être filtrée par lier, par période, par thème, par type d’élément et par institution.

Trois exemples : écoutez une version de La Marseillaise enregistrée entre 1890 et 1900 sur un cylindre Lioret ; visionnez la parade de la police de New-York sur Union Square en 1899 ; feuilletez les 46 pages du récit des Voyages de Samuel de Champlain en Amérique publiés en 1603.

À quand une participation de Bibliothèque et Archives Canada (BAC) et de Bibliothèque et Archives nationales du Québec (BAnQ) à ce projet de civilisation?

Michel Roberge

104 – Le droit d’accès à l’information au Canada

Au Québec, comme au Canada, le droit d’accès à l’information publique est un droit confirmé dans des lois : la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels (Québec) et la Loi sur l’accès à l’information (Canada). J’ai eu personnellement de me prévaloir de ce droit auprès d’un organisme public québécois, il y a quelques années, et ce, à ma grande satisfaction. Or, selon la Presse Canadienne, il semble que le gouvernement canadien a une autre perception des choses.

Dans un discours qu’il prononçait lors d’un dîner de l’Association du Barreau canadien, le juge John Gomerey, celui-là même qui a présidé la célèbre Commission d’enquête publique sur le scandale des commandites, a déploré « que les retards ou les refus de demandes de documents en vertu de la Loi d'accès à l'information laissent voir le manque de transparence du gouvernement fédéral [qui] représentait une menace pour un gouvernement ouvert et les institutions démocratiques, ajoutant qu'une population qui n'était pas informée était une population qui ne pouvait pas voter de façon intelligente. » À la fin de son exposé, monsieur Gomery a souhaité que les Canadiens fassent des pressions sur leur gouvernement afin d’améliorer la situation.

Si vous vous sentez interpelés, surtout si vous intervenez en Gestion intégrée des documents (GID) je vous invite à faire comme moi et à faire connaître votre point de vue au ministre responsable de l’application de cette loi : l’Honorable Vic Toews. Et si vous avez le goût de faire une demande d’accès, utilisez le formulaire disponible sur le site Web du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada.

Michel Roberge

103 – Gare à la puissance des technologies numériques!

Vous marchez dans la rue, une liasse de documents sous le bras. Un passant vous photographie au moyen de sa caméra numérique. Le cliché est de haute définition. En consultant ses fichiers électroniques, le photographe qui visualise ses images, sur son ordinateur, est intrigué par le texte d’un des documents que vous transportiez au moment de la prise de vue. Au moyen de la fonction zoom, il n’a aucun mal à prendre connaissance d’un contenu plutôt compromettant. Science-fiction me direz-vous? N’en croyez rien!

Un collègue de travail m’a transmis un article de la BBC qui raconte cette histoire qui peut paraître rocambolesque. Le chef de la section antiterroriste de Scotland Yard, Bob Quick, a dû démissionner après avoir été photographié avec sous le bras un document sur lequel étaient lisibles les noms de suspects terroristes et les détails sur leur filature. Quand on pense que Google Earth permet de voir de façon assez précise votre chien dans votre jardin à partir d’un satellite, pas surprenant qu’un appareil photo puisse, à quelques mètres, capter suffisamment de détails pour vous incriminer. Que pourront bien nous dévoiler bientôt les archives photographiques numériques des journaux et des individus?

En passant, sur cette photo, qui sont ces deux personnes, sur la deuxième rangée à droite de ce joueur de foot qui vient de compter un but?

Michel Roberge

102 - Les archives électroniques selon Jacques Attali

Dans une entrevue de 14 minutes de la série Conversations d'avenirs diffusée en France, le 4 avril 2008, sur la chaîne parlementaire Public Sénat, Jacques Attali nous livre ses réflexions sur la croissance accélérée de l'informatisation de l'information et de l'informatisation de l'archivage. Quelle sera la durée de vie des supports technologiques? Y a-t-il un risque de tout perdre? Les voûtes de documents électroniques deviendront-elles des « cimetières numériques »? Est-il possible de conserver des archives de tout ce qui est produit (livres, journaux, vidéos, films, de musique)? Et la fonction d’archiviste dans tout cela? L'avenir imposera-t-il une diversification importante de ses compétences?

Personnellement, j'ai beaucoup de difficultés avec l'association que fait Monsieur Attali entre les "bibliothécaires" et les "archivistes". Ce sont, à mon avis, deux professions très différentes, bien que complémentaires. J'y reviendrai dans un futur billet si vous souhaitez en discuter.

Une vidéo complémentaire à celle mentionnée dans mon Billet 57 au cours de laquelle Jacques Attali nous parle de l’avenir du papier.

Bonne réflexion.



Michel Roberge

101 – Lu à la Library of Congress, Washington D.C.

Sous une des arcades du hall principal de l'une des plus grandes bibliothèques du monde, une courte phrase d’à peine cinq mots qui permet de comprendre l’évolution de l’humanité depuis l’invention de l’écriture : « Science is organized knowlegde ». En effet, sans des informations consignées sur un support, structurées, enregistrées, indexées, repérables, exploitables et pérennes, comment la transmission des connaissances, du savoir-faire et de l'expertise dans tous les domaines de l'activité humaine aurait-elle pu, peut-elle et pourrait-elle se perpétuer? Cinq mots et voilà la raison d'être même de la gestion intégrée des documents administratifs, des documents d'archives de conservation permanente et de la documentation de référence.

Michel Roberge

100 – Déjà 100 billets

Le 3 septembre 2008, j’acceptais de relever un défi qui m'était lancé: alimenter des carnets d’observations sur la gestion des documents en format papier et technologiques au rythme moyen de trois billets par semaine. Sept mois plus tard, nous en sommes déjà au 100e billet. Je dis « nous » parce qu’occasionnellement quelques collaboratrices et collaborateurs ont contribué à alimenter ce blogue. Je les remercie et les invite, comme je vous invite également, à utiliser ce médium d’échanges de connaissances sur différents aspects de notre métier.

Comme vous pouvez le constater dans les archives des carnets, la variété des thèmes traités est très grande. Et il y a aussi place pour les opinions qui peuvent susciter des discussions professionnelles profitables. À l’échelle internationale, certains sujets plus locaux prennent parfois aussi une autre dimension.

En mars dernier, les Carnets de GESTAR ont attiré plus de 1000 lecteurs provenant d’une trentaine de pays. Et les consultations sont croissantes de mois en mois. Tout ce qu’il faut pour continuer de partager mes observations et celles de mes collaboratrices et collaborateurs.

Merci d’être là et au plaisir d’échanger sur d’autres sujets d’intérêt.

Michel Roberge

99 – Avez-vous déjà pris le MétroMéta?

Tout le monde connait le Métro-Boulot-Dodo. Mais connaissez-vous le Métro-Méta ? Un outil pédagogique graphique qui se présente sous la forme d'un plan de métro et qui a pour but d'aider toute personne intéressée par les sciences de l'information à identifier et à mieux comprendre les différentes normes, les bonnes pratiques et les métadonnées applicables à la Gestion intégrée des documents (GID) : documents administratifs, documents d’archives de conservation permanente, documentation de référence. Une initiative de James Turner, Véronique Moal et Julie Desnoyers de l’École de bibliothéconomie et des sciences de l’information (EBSI) de l’Université de Montréal. J’avais découvert cet outil il y a quelques années. Je l’ai redécouvert dernièrement à l’occasion de la rédaction de mon nouveau livre sur la GID.

Je vous invite à prendre le MétroMéta en cliquant ici. Laissez-vous emporter par « les lignes horizontales qui sont consacrées aux maillons de la chaîne de gestion de l'information » ou « les lignes verticales réservées aux institutions de gestion de l'information ». Vous constaterez que « les lignes consacrées aux éléments du multimédia sont disposées de façon regroupée afin de pouvoir refléter leurs aspects communs » et que « la ligne des organismes occupe une place centrale dans la carte, afin de pouvoir croiser le plus de lignes possible ».

Comme dans tout métro qui se respecte, chacune des 12 lignes a sa couleur et son nom :

- Secteur « Processus de traitement de l’information » : Création, Organisation, Diffusion, Préservation
- Secteur « Institutions de gestion de l’information » : Organismes, Bibliothèques, Archives, Musées
- Secteur « Éléments du multimédia » : Images fixes, Images en mouvement, Son, Texte.

En positionnant le curseur de la souris sur chaque « station », la forme développée de l'acronyme apparaît. En cliquant sur celle-ci, une fiche descriptive présente « une brève définition, un hyperlien vers le site officiel ainsi que d'autres hyperliens vers des sites intéressants à consulter sur le sujet ». Il est aussi possible de sélectionner une ligne à partir de la légende et en cliquant sur celle-ci d’ouvrir l’ensemble des fiches descriptives des items de la ligne sélectionnée. Un index des acronymes permet de faire un zoom sur la « station » sélectionnée. Génial! Vraiment génial!

Michel Roberge

98 - L’innovation pourrait-elle être pénalisante?

Depuis que je pratique ce métier (depuis 1974), aujourd’hui celui de Conseiller en gestion intégrée des documents (GID) en format papier et technologiques, j’ai toujours cherché comment faire mieux plus rapidement au plus bas coût. Je crois que c’est qu’on appelle la recherche de l’efficience définie ainsi dans le Grand dictionnaire terminologique de l’Office québécois de la langue française : « Rapport entre les réalisations et les dépenses engagées ou, d'une manière générale, entre les résultats obtenus et les moyens mis en œuvre; utilisation optimale des ressources financières, humaines et matérielles de façon à obtenir la maximisation des extrants pour un niveau donné de ressources, ou la minimisation des intrants pour une certaine quantité et qualité d'extrants. » C’est dans ma nature et il me semble qu’il s’agit là d’un objectif noble.

Aussi, au sein de mon entreprise, depuis 1985, nous avons réussi à concevoir, à développer et à utiliser une méthodologie qui repose sur des processus normalisés ainsi que des outils informatiques (bases de données) pour normaliser et établir plus rapidement des schémas de classification personnalisés et y rattacher les données de gestion du cycle de vie des dossiers et des documents, les règles de conservation. Des outils qui nous empêchent de réinventer la roue ou les boutons à quatre trous. Des outils qui nous permettent de produire des composantes de systèmes de GID de qualité supérieure. Des outils de modélisation dont le résultat est validé par les représentants du client qui doivent s’impliquer dans la démarche pour assurer l’adéquation avec les besoins et la réalité organisationnelle et s’en approprier. Une première étape dans la gestion du changement anticipé par la mise en place de nouvelles pratiques. Et bientôt, une nouvelle génération d’outils de développement nous sera disponible, nous permettant d’être encore plus performants. L’objectif étant toujours l’efficience dans la démarche.

Or, se pourrait-il que la recherche de telles façons de faire soient pénalisantes? J’ai comme l’impression qu’il s’agit là d’un piège. Dans un récent appel d’offres public, l’évaluation de l’effort requis pour établir une politique de GID, un schéma de classification, un calendrier de conservation, un guide de procédures et un plan de gestion du changement nous semblait nettement surestimée : 2 à 3 fois plus élevée qu’elle ne devrait l’être si la soumission faite devait reposer sur une démarche plus traditionnelle, peu performante : 215 jours/personne dont 60 jours/personne pour la gestion d’un projet somme toute non complexe. 100 jours/personne pour établir le schéma de classification alors qu’il est possible de réaliser le tout en moins de 30 jours (peut-être même en se trainant les pieds)!

Lorsque dans le porte-folio des réalisations d’un soumissionnaire la taille des projets présentés en terme d’efforts/personne semble peu importante compte tenu de la méthodologie utilisée, celui-ci part perdant. Il peut être certain de se faire répondre que si son offre n’a pas été acceptée, c’est, entre autres, parce qu’il ne peut présenter aucun projet d’envergure similaire. À moins de mentir. Par exemple, confirmer qu’il faudra investir 100 jours/personne pour établir le schéma de classification d’une organisation publique de taille moyenne, sachant que 80% de ce schéma concerne les fonctions et les activités de gestion interne (gestion administrative, gestion des ressources, des communications et des affaires juridiques) sont déjà connues et comparables dans ce groupe d’organisme, c’est… de la pure science-fiction. Et je crois profondément que lorsque notre éthique professionnelle est remise en cause, on doit dénoncer ce qui doit l’être.

C’est mon opinion et j’espère que je ne suis pas le seul à la partager.

Michel Roberge

97 – Des documents confidentiels au recyclage ?

Cette réalité est cyclique. Cette fois il semble que des documents de police confidentiels « contenant des témoignages sur des agressions sexuelles, des photos de scènes de crimes et de suicides, des dates de naissance et des numéros d'assurance sociale de suspects, de victimes et de témoins » aient été découverts, par hasard, dans un centre de recyclage sur la Côte-Nord du Québec. Les médias écrits et électroniques québécois en ont parlé. Il semble que c’est un employé du centre d’enfouissement des déchets qui en aurait fait la découverte lors du traitement des matières recyclables. Évidemment, ces documents contiendraient renseignements personnels qui auraient dû être protégés par leur déchiquetage avant d’en disposer. Et personne ne semble vouloir prendre le blâme. Quant au ministre de la Sécurité publique, il demande des explications. Si vous voulez en savoir davantage, je vous invite à consulter quelques articles publiés sur le sujet : [1] – [2]. Un dossier à suivre…

Michel Roberge